Office Manager (m/w/d)

zebra | group GmbH; Dresden; Vor Ort; EUR 14.000 - 22.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Teilzeit 20 Std./Woche vor Ort

ISO 27001 Zertifizierung

Weiterbildung & Zertifikate

Top-Kundenprojekte

Sommerfest & Weihnachtsfeier

Poolfahrzeug & Prämien

Zusammenfassung

zebra | group GmbH sucht eine engagierte Office-Managerin/Office-Manager (m/w/d) in Teilzeit. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle am Telefon, per Mail und vor Ort, koordinieren Meetings, übernehmen den Einkauf von Verbrauchsmaterialien und verwalten Post sowie Akkreditierungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Facility-Management, On-/Offboarding-Unterstützung, Team-Events und die Zuarbeit in Personio. Eine kaufmännische Ausbildung und Organisationstalent sind gefragt.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Office-Management-Erfahrung
• Organisationstalent mit Selbstorganisation und Zeitmanagement
• Empathische, kommunikative Persönlichkeit mit Humor und Durchsetzungsvermögen

Aufgaben

• Herzstück im Unternehmen und erste Ansprechperson für Kunden, Dienstleister und Team am Telefon, per Mail und vor Ort
• Terminüberwachung und Koordination von Meetingräumen sowie Vor- und Nachbereitung
• Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Werbemitteln sowie Verwaltung von Post
• Allgemeine administrative Aufgaben wie Verwaltung von Unternehmensunterlagen und Fahrzeugmanagement
• Küchen-/Räumlichkeiten-Organisation, Koordination externer Dienstleister im Facility-Management
• Liebevolle Details im Agenturalltag: Geschenke zu Geburtstagen/Jubiläen, Dekoration
• Unterstützung People & Culture bei On-/Offboarding, Team-Events und Bestellungen
• Dienstreisen-Vor- und -Nachbereitung
• Administration von Miro und ISO-Richtlinien-Unterstützung
• Ansprechpartner für technische/softwarerelevante Themen (Adobe-Lizenzen, Reddo)
• Unterstützung bei Zuarbeit in Personio

Kenntnisse

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Detailorientierung

Empathie

Kommunikative Fähigkeiten

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Adobe-Lizenzen

Personio

Miro

Reddo

Jobbeschreibung

DAS SIND WIR

Du möchtest in einem innovativen Umfeld arbeiten, in dem kreative Ideen gemeinsam umgesetzt und weiterentwickelt werden? Du suchst ein Team, das von Leidenschaft für Design und Kommunikation lebt und spannende Projekte für namhafte Kunden realisiert? An unseren Standorten in Dresden und Chemnitz arbeiten Expert:innen aus den Bereichen Strategie, Beratung, Design und Technologie an maßgeschneiderten Lösungen für vielfältige Kunden aus unterschiedlichsten Branchen. Ob kreative Kampagnen, moderne Webanwendungen, ansprechendes UX/UI-Design oder gezielte Social-Media-Strategien – bei uns entstehen Projekte, die inspirieren und begeistern? Bist du bereit, dein Potenzial in einem dynamischen Team einzubringen? Wir freuen uns auf deine Ideen!

WIR BIETEN DIR

• Arbeitszeitmodelle:20 Stunden, Mo–Do von 9:00–14:00 Uhr, vor Ort
• Sicheres Fundament: ISO 27001-Zertifizierung als Qualitätsstandard
• Innovative Projekte:Für namhafte Kunden, mit spannenden Herausforderungen in einer der Top 50 „Internetagenturen“ nach Branchenbarometer BVDW
• Individuelle Weiterbildung: Trainings, Workshops, Zertifikate – deine Entwicklung zählt
• Vielfältige Projekte:Arbeit an spannenden und abwechslungsreichen Projekten für namhafte Kunden in interdisziplinären Teams über alle Gewerke hinweg
• Events & Kultur: Sommerfest, Weihnachtsfeier, offene Feedbackkultur
• Mobilität & Empfehlungen:Poolfahrzeug für externe Termine & Prämien für Empfehlungen

DEINE AUFGABEN

• Du bist das Herzstück (m/w/d) im Unternehmen und erste Ansprechperson für unsere Kunden, Dienstleister und unser Team am Telefon, per Mail sowie vor Ort (u. a. Empfang und Bewirtung von Gästen)
• Du gewährleistest einen reibungslosen Arbeitsalltag im Büro, indem du die Terminüberwachung und Koordination von Meetingräumen sowie deren Vor- und Nachbereitung übernimmst
• Du bist verantwortlich für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Werbemitteln sowie die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
• Du übernimmst allgemeine administrative sowie organisatorische Aufgaben wie bspw. Verwaltung von Unternehmensunterlagen und das Management des Dienstwagens
• Du hast den Überblick über Ordnung und Sauberkeit in der Agentur, sorgst dafür, dass Küche, Meetingräume und Gemeinschaftsflächen funktionieren (Kaffeemaschine, Geschirrspüler & Co.), machst das Team auf Missstände aufmerksam und koordinierst externe Dienstleister im Facility-Management
• Du kümmerst dich um die liebevollen Details im Agenturalltag: Geschenke zu Geburtstagen und Jubiläen sowie die passende Dekoration
• Du unterstützt das People & Culture Team im On- und Offboardingprozess sowie bei Teamevents und löst dafür notwendige Bestellungen aus
• Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Du verantwortest die Administration von Miro und unterstützt bei der Umsetzung unserer ISO-Richtlinien
• Du bist Kontaktperson für technische und softwarebezogene Themen (u. a. Adobe-Lizenzen, Reddo) und unterstützt bei der Zuarbeit in Personio

DEIN PROFIL

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare mehrjährige Erfahrung im Office-Management
• Du bist ein Organisationstalent (hierzu zählt Selbstorganisation und Zeitmanagement) und kombinierst eine Hands-on-Mentalität mit großer Liebe zum Detail
• Du bist eine empathische und kommunikative Persönlichkeit und bringst eine gute Portion Humor sowie Durchsetzungsvermögen mit
• Du weißt um die Herausforderungen des Agenturlebens und erinnerst dein Kollegium auch mal mit Humor an die Wichtigkeiten des Verwaltungslebens

DU HAST FRAGEN?

Unsere Stellenausschreibung konnte noch nicht alle Fragen zum Job beantworten? Dann wende dich gerne direkt an unser People & Culture Team per E-Mail unter [e-mail]