Office-Manager (m/w/d)

CyberForum e.V.; Baden-Baden, Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen in der digitalen Medienbranche sucht einen engagierten Mitarbeiter für die Administration. In dieser spannenden Rolle sorgen Sie dafür, dass der Agenturalltag reibungslos läuft, unterstützen das Team und die Kunden durch Ihre Kommunikationsfähigkeiten und pflegen digitale Medien. Es erwartet Sie ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einem modernen Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und zahlreichen Vorteilen. Wenn Sie Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team haben und Ihre Fähigkeiten in einem kreativen Umfeld einbringen möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Moderne Büroräume

Flexible Arbeitszeiten

Freie Getränke und Obstkorb

Kostenfreies Mittagessen

Dienstrad / JobRad

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Kostenfreier Parkplatz

Gute Anbindung an Nahverkehr

Qualifikationen

• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Freude an Kommunikation mit Kunden und Team.

Aufgaben

• Anlaufstelle im Backoffice für Team und Kunden.
• Unterstützung des Controllings und Rechnungsstellung.
• Organisation von Firmenevents und Pflege der Website.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Analytisches Denken

Eigenmotivation

Hands-on-Mentalität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Studium

Tools

Freshdesk

Awork

HelloHQ

Windows-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Teams)

Jobbeschreibung

Zeitpunkt der Veröffentlichung: 05.05.2025

Berufsfeld: Administration

Berufserfahrung: Professional

Teaser: Du sorgst dafür, dass der Agenturalltag reibungslos läuft und unterstützt Kunden und das Team durch deine Kommunikationsfähigkeiten. Zudem bereitest du die digitalen Medien vor, die aus dem heutigen Leben nicht wegzudenken sind – von virtuellen Welten über Websites bis hin zu Apps und Datenbankanwendungen.

Über die pixelpublic GmbH

Die pixelpublic GmbH ist eine im Jahr 2008 gegründete, inhabergeführte Werbeagentur aus Baden-Baden mit Schwerpunkt auf digitale Medien. Wir beschäftigen 15 Mitarbeiter in Festanstellung und betreuen Kunden aus B2B und B2C verschiedener Branchen.

Dein zukünftiger Aufgabenbereich

Kurz gesagt – du sorgst dafür, dass der Agenturalltag reibungslos läuft. Dazu gehören:

1. Anlaufstelle im Backoffice für Team und Kunden
2. Telefonzentrale und Verwaltung des Ticketsystems (Freshdesk)
3. Stammdatenpflege in verschiedenen Systemen
4. Leads- und Projektverwaltung in der Agentursoftware (Awork, HelloHQ)
5. Erstellung von Auswertungen und Recherchen für die Geschäftsführung
6. Unterstützung des Controllings: vorbereitende Buchhaltung, Verwaltung der Zahlungsein- und -ausgänge, Kontrolle der Zeitauswertungen
7. Rechnungsstellung, Kontrolle und Pflege der Planumsätze
8. Verwaltung digitaler Personalakten, Kandidatensuche bei Bedarf, Pflege und Kontrolle der Urlaubs- und Zeitkonten
9. Organisation von Firmenevents (Sommerausflug, Weihnachtsfeier)
10. Unterstützung bei der Pflege unserer Website und Social-Media-Aktivitäten, inklusive Erstellen oder Korrekturlesen von Blog- und Portfolio-Einträgen

Was wir dir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Vollzeitstelle
• Flache Hierarchien und offene Unternehmenskultur
• Moderne Büroräume mit ergonomischem Arbeitsplatz und höhenverstellbarem Schreibtisch
• Arbeitsumgebung wählbar zwischen MacOS und Windows
• Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelung
• Freie Getränke, Kaffee, Tee, Tischkicker, Obstkorb
• Kostenfreies Mittagessen in der Mensa der EurAka
• Voll ausgestattete Küche zum Aufwärmen eigener Speisen
• Dienstrad / JobRad
• Gute Anbindung an Nahverkehr und Autobahn (Bahnhof 2 km, Autobahn BA5 nur 4 km entfernt)
• Kostenfreier Parkplatz direkt vor der Agentur
• Betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Online-Trainings (Kostenübernahme durch uns)
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Freude an Kommunikation mit Kunden und Team
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Interesse an digitalen Themen
• Hands-on-Mentalität, Eigenmotivation, analytisches Denken und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Windows-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, Teams
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Daten
• Engagierte Einarbeitung in fachliche Themen