Office Manager / Kaufmännische Assistenz (all genders)

prismat Gesellschaft für Softwaresysteme und Unternehmensberatung mbH; Würzburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine dynamische Firma in Würzburg sucht eine*n Office Manager*in, um das Team durch Organisation und Unterstützung zu stärken. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Büroorganisation, das Management von Bürobedarf und die Betreuung von Gästen. Sie arbeiten eng mit einem engagierten Team zusammen und profitieren von zahlreichen Benefits, die Ihre berufliche Entwicklung fördern.

Leistungen

JobRad

Krankenzusatzversicherung

Ergonomischer Arbeitsplatz

Regelmäßige Mobile Massage

Corporate Benefits

Familienservice

Mobiles Arbeiten

Flexibles Arbeitszeitmodell

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Office- oder Assistenzbereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Verantwortung für eine funktionierende Arbeitsumgebung.
• Erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und Bürobedarf.
• Betreuung und Verwaltung von Mobilfunkverträgen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Verhandlungsgeschick

Flexibilität

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Office Manager / Kaufmännische Assistenz (all genders)

Bereich: Office

Karrierestufe: Professional

Standort: Würzburg

Jede Firma braucht eine gute Seele. Hast du Lust, unsere Kolleginnen und Kollegen mit deinem Organisationstalent, deinem Überblick und deinem Einsatz zu unterstützen? Dann freuen wir uns, wenn du bei uns als Office Manager*in einsteigst – und dafür sorgst, dass alles reibungslos läuft.

Dein neuer Job

In dieser vielseitigen Rolle stellst du sicher, dass alle organisatorischen Abläufe hinter den Kulissen gut funktionieren, damit sich unsere Teams voll auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Deine Verantwortung umfasst unter anderem:

• Verantwortung für eine funktionierende und ansprechende Arbeitsumgebung in enger Abstimmung mit den Standortverantwortlichen
• Erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und für die Organisation von Bürobedarf, technischer Ausstattung, Verpflegung sowie weiteren Aufmerksamkeiten für unsere Standorte
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Unterstützung bei internen Events und Reisebuchungen
• Betreuung und Verwaltung unserer Mobilfunkverträge inklusive Gerätemanagement, Reparaturabwicklung und Rechnungskontrolle
• Koordination der Versicherungsangelegenheiten mit Fokus auf Vertragsmanagement und Schadensmeldungen
• Ansprechpartner für Vermieter in Bezug auf betreute Office-Standorte
• Steuerung der Schlüssel- und Chipverwaltung für die prismat-Räumlichkeiten
• Zusammenarbeit mit dem Fleet Management bei Neu- und Poolwagen
• Koordination mit Fachbereichen und Geschäftsführung bei organisatorischen Themen und bereichsübergreifenden Abläufen

Du arbeitest standortübergreifend in einem kleinen, sehr engagierten Office Management Team, in dem gegenseitige Unterstützung großgeschrieben wird. Wir bieten dir die Möglichkeit, dich kontinuierlich weiterzuentwickeln und gemeinsam mit uns den Bereich aktiv zu gestalten. Dein Arbeitsplatz befindet sich an unserem Standort am Hubland in Würzburg. Da du in dieser Rolle eine zentrale Anlaufstelle für Kolleg*innen und das tägliche Büroleben bist, arbeitest du in der Regel vor Ort.

• Eine abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Office- oder Assistenzbereich
• Sehr gute Kenntnisse in Büroorganisation, EDV-Anwendungen (insbesondere MS Office) und zielgerichtetem Arbeiten
• Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick – freundlich, souverän und überzeugend
• Verantwortungsbewusstsein, Integrität und ein gutes Gespür für Menschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Englischkenntnisse
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen zwischen den Standorten
• Ein offenes Ohr für Kolleg*innen und die Fähigkeit, mit Störungen, spontanen Anfragen und dringenden Themen ruhig und flexibel umzugehen

Was wir bieten

Typisch für die IT-Branche, in der sich Unternehmen im Wettbewerb um Fachkräfte befinden, bietet auch prismat eine Vielzahl an Benefits – von alltäglichen Annehmlichkeiten wie der modernen Arbeitsausstattung oder einem JobRad bis hin zu Gesundheitsangeboten wie einer Krankenzusatzversicherung.

Dies kann und soll die für uns wichtigsten Komponenten in puncto Zufriedenheit natürlich nicht ersetzen: Wertschätzung, transparente Unternehmensziele und gemeinschaftliches Lernen. Aber indem unsere Benefits den Arbeitsalltag erleichtern, helfen sie uns allen, eben diese Werte Tag für Tag zu leben.

• Gemeinsames Bonussystem mit einem Bonus und einem Ziel für das gesamte prismat-Team: Wir ziehen alle an einem Strang!
• Diensthandy: Auswahl aus aktuellen iPhone-Modellen zur dienstlichen und privaten Nutzung
• Corporate Benefits: zahlreiche Rabatte und Vergünstigungen bei verschiedenen Anbietern und Shops
• Regelmäßige Mobile Massage gegen Beschwerden oder einfach zur Entspannung – ganz ohne Zuzahlung
• Ergonomischer Arbeitsplatz: höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle und optimale technische Ausstattung
• Verpflegung: Wasser, Kaffee, Säfte & Co. sowie Obst und Snacks für zwischendurch
• Jobrad: dein Wunschrad im vorteilhaften Leasingpaket inkl. Zuschuss von prismat
• Betriebliches Gesundheitsmanagement: Gesundheitstage, Firmenläufe, Stadtradeln u. v. m.
• Krankenzusatzversicherung (Hallesche FEELfree): jährliches Gesundheitsbudget zur flexiblen Nutzung (z.B. für Sehhilfen oder Zahnbehandlungen)
• Unfallversicherung für private Unfälle und deren eventuelle finanzielle Folgen
• Employee Assistance Program (lyra wellbeing): professionelle Unterstützung bei emotionalen bzw. psychischen Belastungen
• Familienservice (lyra wellbeing): externe Betreuung bei sämtlichen Eltern-Themen, von Elterngeldanträgen bis hin zu Ferienbetreuung
• Laufbahnmodell & Schulungskonzept für die fachliche und persönliche Entwicklung – Führungsverantwortung, fachliche Exzellenz oder beides
• Regelmäßige Jahres- und Feedbackgespräche mit deiner Führungskraft zum Austausch von Feedback und Planung deiner persönlichen Entwicklung
• Monatliches Status- und Strategiemeeting seitens der Geschäftsführung zu strategischen Themen und dem aktuellen Stand in puncto Unternehmensziel
• Mobiles Arbeiten, um bis zu 50% der Arbeitszeit mobil – also aus ganz Deutschland – zu arbeiten
• Flexibles Arbeitszeitmodell mit der eigenständigen Einteilung des Arbeitszeitkontos – für die Berücksichtigung privater Termine und des eigenen Leistungs- und Lebensrhythmus
• Workation von bis zu 20 Arbeitstagen pro Jahr in nahezu allen EU- und EWR-Ländern
• 4+4 Auszeit bietet 4 Wochen bezahlten Urlaub und 4 Wochen unbezahlte Freistellung am Stück, zum Beispiel für eine längere Reise
• prismat-Events, also standortübergreifende Events zur Förderung des Zusammenhalts – vom großen Sommerfest, einer Seminarreise bis hin zur Weihnachtsfeier – stets mit viel Liebe zum Detail und unvergleichlicher Stimmung
• Teamevents: Jahresbudget pro Kopf für die Teams für teameigene Aktivitäten
• Feiern besonderer Anlässe: Firmenjubiläum, Hochzeit oder die Geburt des Kindes – inkl. dem Sponsern von Urlaubstagen und Prämien
• Werte leben mit Menschlichkeit als Fokus – Unternehmenswerte als Teil unserer Identität und Antrieb unseres Schaffens
• prismat-Spirit – nicht beschreibbar: Ausprobieren ausdrücklich empfohlen!
• prismat-Leitbild mit transparenter Vision und starken Leitplanken für ein Miteinander, das einfach Spaß macht – jeden Tag

Interesse? Dann bewirb dich jetzt!

Auch, wenn die Beschreibung nicht zu 100 % auf dich zutrifft, zögere nicht, dich bei uns zu melden! Wir glauben an dein Potenzial und schauen gemeinsam, wie wir deine Stärken am besten in unserem Team einsetzen können. Wir geben dir auch ehrliches Feedback, wenn es gerade nicht passt. Oder vielleicht müssen wir sogar erst die perfekte Stelle für dich schaffen? Lass uns das zusammen herausfinden. Wenn du Interesse hast, kontaktiere uns gerne!

Aber wir können viel erzählen… Erfahre, was unsere Kolleg*innen sagen.

»Bei prismat arbeite ich, weil man nahezu jeden Tag etwas Neues lernt und ich einer sinnvollen Tätigkeit nachgehen möchte. Die Arbeit ist sehr vielfältig, von der Beratung zu Prozessen, der Anpassung der Software bis hin zur Einweisung der Nutzer*innen. Man löst viele, sehr unterschiedliche Probleme und hat spürbare Fortschritte im Projekt.«

»Zu Beginn meiner Laufbahn wusste ich noch nicht, dass ich diesen Job mal machen würde, aber man kann auch im SAP-Bereich als Quereinsteiger*in arbeiten. Klar, eine gewisse Begeisterung schadet nicht, doch letztendlich muss man keinen
IT-Background haben – man kann letztendlich einfach man selbst sein und sich dank des Teams gut einarbeiten. Durch das Miteinander haben wir hier Möglichkeiten, uns zu entfalten und fachlich zu wachsen. Und das schweißt einfach zusammen.«

»Ich fühle mich wirklich sehr wohl bei der prismat. Angefangen habe ich als erster Mitarbeiter am neuen Standort in Würzburg und mittlerweile sind wir hier zu einem tollen Team zusammengewachsen. Und trotz der räumlichen Distanz zu den anderen Standorten fühlt es sich an, als ob alle prismat-Kolleginnen und -Kollegen direkt ›ums Eck‹ sitzen: Die Einarbeitung war sehr gut und man kann immer alle ansprechen. Der Wohlfühlfaktor ist extrem hoch hier.«

»Die hier anzutreffende Dynamik und Variabilität eröffnen mir ein enorm breites Aufgabenspektrum, sodass es nie langweilig wird und sogar das Klingeln meines Weckers am Montagmorgen Vorfreude in mir auslöst.«

Alexander und Christian vom Recruiting-Team der prismat