Office Manager:in (w/m/d)

JTL-Software-GmbH; Hürth; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Essenszuschuss 115 €/Monat netto

Homeoffice-Ergonomiezuschuss

Teamevents & Unternehmenstreffen

Wellpass & JobRad-Zuschuss

Vermögenswirksame Leistungen & betrieb

Job summary

JTL-Software-GmbH sucht einen Office Manager, der eine funktionale, angenehme Arbeitsumgebung schafft. Sie koordinieren Dienstleister, halten Büroalltag am Laufen und unterstützen das Team zuverlässig.

Sie arbeiten eng mit People Operations zusammen, berichten an die Führungskraft im Bereich People Operations und gestalten Arbeitsumgebungen sowie Mitarbeit­erlebnis an mehreren Standorten. Sie arbeiten vor Ort in Hürth, reisen vereinzelt zu anderen Standorten, und ermöglichen Remote-Arbeit an

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Sorgfältige Arbeitsweise und termingetreue Dokumentation.

Responsibilities

• Büroalltag & Erscheinungsbild: Büros ordentlich, Reinigung steuern, Qualität sichern, Missstände direkt ansprechen.
• Büroorganisation & Facility: Ansprechpartner für organisatorische Fragen, Vermietung, Hausverwaltung, Ausstattung, Bürotechnik & Material.
• Arbeits- & Brandschutz: Anforderungen an allen Standorten sicherstellen, Begehungen, Prüffristen & Unterweisungen koordinieren, externe Fachkräfte steuern.
• Zutritt & Schlüssel: Zugangsberechtigungen verwalten und Zugänge sicherstellen.
• Post, Empfang & Entsorgung: Post/Pakete organisieren, Besucher empfangen, Entsorgung & Mülltrennung.
• Termine & Events: Meetings/Events organisieren, Räume, Catering, Technik koordinieren, externe Dienstleister einbeziehen.
• Prozesse & Verbesserung: Abläufe hinterfragen, pragmatische Lösungen entwickeln.

Skills

Organisations talent

Verbindlichkeit

Serviceverständnis

Selbstständigkeit

Sorgfalt

Deutsch

Englisch

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Deine Aufgabe

JTL ist einer der führenden Anbieter von E-Commerce-Software im deutschsprachigen Raum – mit rund 450 Mitarbeitenden in der Gruppe und mehr als 50.000 Kund aus den unterschiedlichsten Branchen. Wir entwickeln skalierbare, flexible Lösungen für den Online-Handel der Zukunft – von ERP-Systemen bis hin zu Shop- und Marktplatzanbindungen.

Deine Aufgabe

JTL ist einer der führenden Anbieter von E-Commerce-Software im deutschsprachigen Raum – mit rund 450 Mitarbeitenden in der Gruppe und mehr als 50.000 Kund aus den unterschiedlichsten Branchen. Wir entwickeln skalierbare, flexible Lösungen für den Online-Handel der Zukunft – von ERP-Systemen bis hin zu Shop- und Marktplatzanbindungen.

Als Office Manager schaffst du eine funktionale, angenehme und professionelle Arbeitsumgebung, in der sich Mitarbeitende und Gäste wohlfühlen. Du koordinierst Dienstleister, hältst den Büroalltag am Laufen und sorgst dafür, dass sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann – zuverlässig und serviceorientiert.

Organisatorisch gehörst du zu People & Culture und berichtest an die Führungskraft im Bereich People Operations. Damit bist du nah an den Themen, die Arbeitsumgebung und Mitarbeitererlebnis zusammenbringen – vom ersten Arbeitstag neuer Kolleg bis hin zum Arbeitsschutz.

Deine Verantwortung

• Büroalltag & Erscheinungsbild: Du hältst unsere Büros ordentlich und einladend, steuerst die Reinigung und stellst die Qualität sicher. Dabei packst du bei Bedarf pragmatisch mit an und sprichst Missstände direkt an


• Büroorganisation & Facility: Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen, koordinierst Vermietung und Hausverwaltung und kümmerst dich um Ausstattung, Bürotechnik sowie Büromaterial, Getränke und Snacks


• Arbeits- & Brandschutz: Du stellst die Anforderungen an allen vier Standorten sicher, koordinierst Begehungen, Prüffristen und Unterweisungen und steuerst externe Fachkräfte, Betriebsarzt sowie Erst- und Brandschutzhelfer


• Zutritt & Schlüssel: Du verwaltest Zutrittsberechtigungen und Schlüssel und stellst bei Ein- und Austritten die entsprechenden Zugänge sicher


• Post, Empfang & Entsorgung: Du organisierst Post und Pakete, empfängst Besucher und Gäste und kümmerst dich um Entsorgung und Mülltrennung


• Termine & Events: Du organisierst Meetings und kleinere Events inklusive Räumen, Catering und Technik und koordinierst bei größeren Veranstaltungen externe Dienstleister


• Prozesse & Verbesserung: Du hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst pragmatische Lösungen, die unser Office noch besser funktionieren lassen

So arbeitest Du

• Präsenz in Hürth: Dienstag bis Donnerstag bist du vor Ort. Montag und Freitag kannst du nach Absprache flexibel und mobil arbeiten – ideal für Planung und Abstimmungen mit den anderen Standorten.


• Weitere Standorte: Hückelhoven besuchst du etwa 1–2 Mal pro Quartal, die übrigen Standorte steuerst du überwiegend remote. Reisekosten übernehmen wir.


• Events & Randzeiten: Einige Male im Jahr finden Events abends oder freitags statt. Die Zeit ist reguläre Arbeitszeit und wird entsprechend ausgeglichen.


• Einzelrolle mit Verantwortung: Du verantwortest das Office Management eigenständig, ohne eigenes Team. Unterstützt wirst du von Kolleg vor Ort sowie IT, Finance und HR; deine Führungskraft in People Operations ist dein Sparringspartner.

Was Du dafür mitbringst

• Organisationstalent: Du koordinierst mehrere Themen parallel, setzt sinnvolle Prioritäten und behältst Termine, Fristen und Kosten im Blick.


• Verbindlichkeit: Du sprichst Dinge direkt und auf Augenhöhe an, bleibst auch bei Gegenwind professionell und verfolgst Vereinbarungen konsequent.


• Serviceverständnis: Du denkst lösungsorientiert und hast die Bedürfnisse von Kolleg, Gästen und Dienstleistern im Blick.


• Selbstständigkeit: Du arbeitest eigenverantwortlich, packst mit an, triffst Entscheidungen und treibst Themen selbstständig voran.


• Sorgfalt: Du arbeitest zuverlässig und genau – insbesondere bei administrativen Aufgaben, Fristen und Dokumentation.


• Sprachen: Du sprichst und schreibst fließend Deutsch und Englisch. Beide Sprachen gehören zu deinem Arbeitsalltag, z. B. bei Kommunikation, Aushängen und Abstimmungen.


• Qualifikation: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Empfang oder in der Assistenz und gehst sicher mit MS Office um. Kenntnisse in Arbeits- und Brandschutz sind ein Plus – notwendige Schulungen wie Ersthelfer, Brandschutzhelfer oder Sicherheitsbeauftragte kannst du bei uns absolvieren.

Was wir Dir bieten

• Essenszuschuss von bis zu 115 € netto pro Monat


• Pauschale für die ergonomische Ausstattung deines Homeoffice


• Regelmäßige Teamevents, unternehmensweite Treffen sowie Sommer- und Weihnachtsfeiern, um als Remote-first-Unternehmen verbunden zu bleiben


• EGYM Wellpass und JobRad-Zuschuss


• Finanzielle Vorteile inklusive vermögenswirksamer Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge

Über uns

JTL ist einer der führenden Anbieter von E-Commerce-Software im deutschsprachigen Raum – mit ca. 450 gruppenweiten Mitarbeiter:innen und 50.000 Kunden aus verschiedensten Branchen. Wir entwickeln skalierbare, flexible Lösungen für den Onlinehandel der Zukunft – von der Warenwirtschaft bis zur Shop- und Marktplatzanbindung.

Fairness und Respekt sind bei uns gelebte Praxis. Du bist engagiert, neugierig, hast Lust auf Teamwork und Verantwortung? Du suchst einen Job, bei dem der Montag nicht der schrecklichste Tag der Woche ist?