Office Manager:in (w/m/d)

JTL-Software; Hürth; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Essenszuschuss

ergonomische Homeoffice-Ausstattung

Regelmäßige Teamevents

EGYM Wellpass

JobRad-Zuschuss

Vermögenswirksame Leistungen

betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

JTL-Software in Hürth sucht einen Office Manager, der unsere funktionale, angenehme Arbeitsumgebung gestaltet, Dienstleister koordiniert und Büroalltag reibungslos laufen lässt.

Du berichtest an People Operations, arbeitest an mehreren Standorten mit, koordinierst Vermietung, Begehungen und Sicherheit, und unterstützt Mitarbeitende bei Alltagsprozessen.

Du bist die zentrale Anlaufstelle für administrative Abläufe, organisierst Meetings, Events und verantwortest Zutritte sowie Infrastruktur.

Qualifikationen

• Du koordinierst mehrere Themen parallel, behältst Termine und Kosten im Blick.
• Du kommunizierst direkt, lösungsorientiert und arbeitest professionell auf Augenhöhe.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, packst mit an und treibst Themen selbstständig voran.
• Du sprichst Deutsch und Englisch fließend im Arbeitsalltag.

Aufgaben

• Du hältst Büros ordentlich, koordinierst Reinigung und Qualität, sprichst Missstände an.
• Du bist Ansprechpartner für organisatorische Fragen und koordinierst Vermietung, Hausverwaltung und Ausstattung.
• Du sicherst Zugänge an allen Standorten und verwaltest Post, Pakete, Besucherempfang.
• Du organisierst Meetings, Events, Catering und koordinierts externe Dienstleister.
• Du entwickelst Prozesse weiter und machst das Office noch effektiver.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Projektmanagement

MS Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

JTL ist einer der führenden Anbieter von E-Commerce-Software im deutschsprachigen Raum – mit rund 450 Mitarbeitenden in der Gruppe und mehr als 50.000 Kund aus den unterschiedlichsten Branchen. Wir entwickeln skalierbare, flexible Lösungen für den Online-Handel der Zukunft – von ERP-Systemen bis hin zu Shop- und Marktplatzanbindungen.

Als Office Manager schaffst du eine funktionale, angenehme und professionelle Arbeitsumgebung, in der sich Mitarbeitende und Gäste wohlfühlen. Du koordinierst Dienstleister, hältst den Büroalltag am Laufen und sorgst dafür, dass sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann – zuverlässig und serviceorientiert.

Organisatorisch gehörst du zu People & Culture und berichtest an die Führungskraft im Bereich People Operations. Damit bist du nah an den Themen, die Arbeitsumgebung und Mitarbeitererlebnis zusammenbringen – vom ersten Arbeitstag neuer Kolleg bis hin zum Arbeitsschutz.

Deine Aufgabe

JTL ist einer der führenden Anbieter von E-Commerce-Software im deutschsprachigen Raum – mit rund 450 Mitarbeitenden in der Gruppe und mehr als 50.000 Kund aus den unterschiedlichsten Branchen. Wir entwickeln skalierbare, flexible Lösungen für den Online-Handel der Zukunft – von ERP-Systemen bis hin zu Shop- und Marktplatzanbindungen.

Als Office Manager schaffst du eine funktionale, angenehme und professionelle Arbeitsumgebung, in der sich Mitarbeitende und Gäste wohlfühlen. Du koordinierst Dienstleister, hältst den Büroalltag am Laufen und sorgst dafür, dass sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann – zuverlässig und serviceorientiert.

Organisatorisch gehörst du zu People & Culture und berichtest an die Führungskraft im Bereich People Operations. Damit bist du nah an den Themen, die Arbeitsumgebung und Mitarbeitererlebnis zusammenbringen – vom ersten Arbeitstag neuer Kolleg bis hin zum Arbeitsschutz.

Deine Verantwortung

• Du hältst unsere Büros ordentlich und einladend, steuerst die Reinigung und stellst die Qualität sicher. Dabei packst du bei Bedarf pragmatisch mit an und sprichst Missstände direkt an
• Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen, koordinierst Vermietung und Hausverwaltung und kümmerst dich um Ausstattung, Bürotechnik sowie Büromaterial, Getränke und Snacks
• Du stellst die Anforderungen an allen vier Standorten sicher, koordinierst Begehungen, Prüffristen und Unterweisungen und steuerst externe Fachkräfte, Betriebsarzt sowie Erst- und Brandschutzhelfer
• Du verwaltest Zutrittsberechtigungen und Schlüssel und stellst bei Ein- und Austritten die entsprechenden Zugänge sicher
• Du organisierst Post und Pakete, empfängst Besucherund Gäste und kümmerst dich um Entsorgung und Mülltrennung
• Du organisierst Meetings und kleinere Events inklusive Räumen, Catering und Technik und koordinierst bei größeren Veranstaltungen externe Dienstleister
• Du hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst pragmatische Lösungen, die unser Office noch besser funktionieren lassen

So arbeitest Du

• Dienstag bis Donnerstag bist du vor Ort in Hürth. Montag und Freitag kannst du nach Absprache flexibel und mobil arbeiten – ideal für Planung und Abstimmungen mit den anderen Standorten.
• Hückelhoven besuchst du etwa 1–2 Mal pro Quartal, die übrigen Standorte steuerst du überwiegend remote. Reisekosten übernehmen wir.
• Einige Male im Jahr finden Events abends oder freitags statt. Die Zeit ist reguläre Arbeitszeit und wird entsprechend ausgeglichen.
• Du verantwortest das Office Management eigenständig, ohne eigenes Team. Unterstützt wirst du von Kollegvor Ort sowie IT, Finance und HR; deine Führungskraft in People Operations ist dein Sparringspartner.

Was Du dafür mitbringst

• Du koordinierst mehrere Themen parallel, setzt sinnvolle Prioritäten und behältst Termine, Fristen und Kosten im Blick
• Du sprichst Dinge direkt und auf Augenhöhe an, bleibst auch bei Gegenwind professionell und verfolgst Vereinbarungen konsequent
• Du denkst lösungsorientiert und hast die Bedürfnisse von Kolleg, Gästen und Dienstleistern im Blick
• Du arbeitest eigenverantwortlich, packst mit an, triffst Entscheidungen und treibst Themen selbstständig voran
• Du arbeitest zuverlässig und genau – insbesondere bei administrativen Aufgaben, Fristen und Dokumentation
• Du sprichst und schreibst fließend Deutsch und Englisch. Beide Sprachen gehören zu deinem Arbeitsalltag, z. B. bei Kommunikation, Aushängen und Abstimmungen
• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office Management, Empfang oder in der Assistenz und gehst sicher mit MS Office um. Kenntnisse in Arbeits- und Brandschutz sind ein Plus – notwendige Schulungen wie Ersthelfer, Brandschutzhelferoder Sicherheitsbeauftragtekannst du bei uns absolvieren

Was wir Dir bieten

• Essenszuschuss von bis zu 115 € netto pro Monat
• Pauschale für die ergonomische Ausstattung deines Homeoffice
• Regelmäßige Teamevents, unternehmensweite Treffen sowie Sommer- und Weihnachtsfeiern, um als Remote-first-Unternehmen verbunden zu bleiben
• EGYM Wellpass und JobRad-Zuschuss
• Finanzielle Vorteile inklusive vermögenswirksamer Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge