Office Manager:in (m/w/d) Starte bei uns im Office Management!

momox; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein dynamisches Unternehmen in Berlin sucht einen Office Manager, der kreative Ideen einbringt und die Büroabläufe strukturiert gestaltet. Zu den Aufgaben zählen die Gestaltung des Empfangs, die Koordination von Dienstleistern und die Verwaltung der Finanzen. Wir suchen jemanden, der bereits Erfahrung im Office Management hat, zweisprachig kommuniziert und einen Beitrag zu einem positiven Arbeitsumfeld leistet. Attraktive Benefits wie flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten werden angeboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Sport- und Fitnessangebote

Unternehmensrabatte

Weiterbildung

Firmenfeiern

Bürohunde

Qualifikationen

• Erfahrung im Office Management, Eventbereich oder in der Hotellerie.
• Strukturiert, selbstständig und stressresistent.
• Fließend in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Gestaltung und Organisation der Büro-Abläufe.
• Koordination von Lieferanten und Dienstleistern.
• Reiseplanung für Mitarbeiter.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zweisprachige Kommunikation

Empathie

Kreativität

Tools

Google Workspace

MS Office

Jobbeschreibung

Das wirst du meistern

• Office-Vibes mitgestalten: Du bringst Struktur und frischen Wind in unsere Office-Abläufe – organisiert, kreativ und mit Blick fürs Wesentliche

• Empfang & Gastfreundschaft: Du heißt unsere Gäste herzlich willkommen – auf Deutsch und Englisch – und sorgst für eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen

• Dreh- und Angelpunkt im Alltag: Du koordinierst unsere Lieferant:innen und Dienstleister:innen, behältst den Überblick über Post, Bestellungen, Terminorganisation und Raumplanung

• Reiseplanung mit System: Du kümmerst dich zuverlässig um alle Reisebuchungen unserer Mitarbeiter:innen

• Finanzen im Griff: Du führst die Verwaltungskasse, prüfst Rechnungen und holst Angebote für Büro- und Geschäftsbedarf ein

• Teamspirit fördern: Ob Sommerfest oder Teamevent – du bringst deine Ideen ein und hilfst bei der Planung und Umsetzung unserer internen Veranstaltungen

• Facility-Feingefühl: Du arbeitest eng mit dem Facility-Team zusammen und hast ein wachsames Auge auf die kleinen Dinge, die den Unterschied machen

Das bringst du mit

• Erfahrung zählt: Du hast bereits im Office Management, im Eventbereich oder in der Hotellerie gearbeitet und weißt, wie man für einen reibungslosen Ablauf sorgt
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf
• Digitaler Durchblick: Google Workspace und MS Office (insb. Excel & PowerPoint) sind für dich keine Fremdwörter
• Zweisprachige Kommunikation: Du sprichst fließend Deutsch und Englisch und fühlst dich in einem internationalen Umfeld wohl
• Herz & Haltung: Du hast ein offenes Wesen, bist empathisch und möchtest aktiv zum Wohlfühlklima im Büro beitragen – das "Feelgood" deiner Kolleg:innen ist für dich mehr als nur ein Trend

Darauf kannst du dich freuen

• Flexible Arbeitszeiten: Wir arbeiten nach einem hybriden Modell, das dir maximale Flexibilität bietet und gleichzeitig den wichtigen persönlichen Kontakt fördert. Ob im zentral gelegenen Büro oder remote - gemeinsam mit deinem Team entscheidest du, wo und wann du arbeiten möchtest. Deine Arbeitszeiten kannst du flexibel gestalten. Für den persönlichen Austausch trefft ihr euch mindestens 20 Tage pro Quartal vor Ort im Büro, da unsere Teamtage in Person stattfinden.
• Nachhaltigkeit: Wir lieben Second Hand und integrieren unsere nachhaltige Geschäftsidee mit einfachen Methoden in den Büroalltag durch nachhaltiges Verbrauchsmaterial, doppelseitigen Druck, Energiesparmodus an Geräten, Mülltrennung, etc. Dabei übernehmen wir Verantwortung und integrieren Nachhaltigkeit in all unsere Tätigkeiten.
• Sport- und Fitnessangebote: Unter der Woche hast du die Möglichkeit, an verschiedenen Sportangeboten teilzunehmen. Ob Online-Training, Massagen oder Stretching am Arbeitsplatz – es ist für jeden etwas dabei. Außerdem kannst du zu einem vergünstigten Mitgliedspreis ein Abo bei Urban Sports Club oder Wellhub abschließen.
• Unternehmensrabatte:Als momoxian kannst du dich jeden Monat auf einen Gutschein für unseren momox Fashion Onlineshop, sowie medimops freuen. Darüber hinaus profitierst du natürlich von zahlreichen Unternehmensrabatten unserer Partner.
• Weiterbildung: momox ist nur so gut wie du. Deshalb findest du bei uns Raum und Budget für deine individuelle professionelle Entwicklung mit Sprachkursen, internen Schulungen, Konferenzen, (Online-) Kursen und mehr.
• 1/2 Tag Urlaub am Geburtstag: An deinem Geburtstag bekommst du einen halben Tag Urlaub. Komm später, geh früher oder nimm einfach noch einen halben Tag Urlaub dazu, um deinen ganzen Geburtstag frei zu haben – vorausgesetzt, dein Geburtstag fällt auf einen regulären Arbeitstag. Außerdem bekommst du am 24.12. und 31.12. je einen halben Tag frei.
• Firmenfeiern:Der Spaß an unserer Arbeit und das gemeinsame Feiern unserer Erfolge sind fest in unseren Werten verankert. Deshalb treffen wir uns regelmäßig zu verschiedenen Events, um uns auszutauschen, besser kennenzulernen und unseren Teamgeist weiter zu stärken.
• Offenes Arbeitsumfeld:Wir arbeiten gemeinsam in einem hellen, offenen Großraumbüro, in dem die wenigen vorhandenen Türen immer offen stehen. Unsere Teams sind motiviert und aufgeschlossen für neue Ideen. Bringe deine Kreativität ein und setze sie um! Wenn du einen Moment der Ruhe brauchst, kannst du dich in eine gemütliche Ecke der medimops-Bibliothek im Pausenraum zurückziehen oder dich bei einer Runde Kicker, Tischtennis oder an der PlayStation austoben.
• Bürohunde:Unsere Bürohunde tragen zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre bei und freuen sich immer über eine extra Portion Streicheleinheiten.
• Reduziertes Ticket für den Nahverkehr:Spare bares Geld mit dem Deutschland- oder Jobticket der Berliner S-Bahn.