Office Manager*in & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

WHITEvoid GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Kunst- und Designstudio in Berlin sucht einen Office Manager und Assistenz der Geschäftsführung. Diese Position umfasst organisatorische Aufgaben, Kommunikationskoordination und das Management dynamischer Umfeldaufgaben, unterstützt von einem internationalen Team. Bewerbungen sind jederzeit willkommen.

Leistungen

Vergünstigungen für Urban Sports Club-Mitgliedschaften

Fahrrad-Leasing-Programm inklusive Versicherung

Freier Eintritt zur DARK MATTER Ausstellung

Wildcard-Option zur Teilnahme an weltweiten Projekten

Köstlicher Kaffee und Getränke

Teamveranstaltungen wie BBQs und Sommerfeste

Qualifikationen

• Relevante Berufserfahrung im Office Management oder als Assistenz.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Freude an Teamarbeit und menschenorientiert.

Aufgaben

• Organisatorische Unterstützung des Managements.
• Koordination der internen und externen Kommunikation.
• Onboarding neuer Mitarbeiter und Planung von Mitarbeiterevents.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Multitasking-Fähigkeit

Flexibilität

Diskretion

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Moderne Bürosoftware

Jobbeschreibung

Office Manager*in & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), Berlin

WHITEvoid ist ein Kunst- und Designstudio. Unsere Arbeit erstreckt sich über ein breites Spektrum weltweiter innovativer Projekte. Von Architektur über Inneneinrichtungen und Lichtinstallationen bis hin zu interaktiven Ausstellungen und maßgeschneiderten Software Lösungen. Wir verwirklichen einzigartige, anspruchsvolle und hochkomplexeArchitekturkonzepte für Clubs, Ausstellungen, Events, Shows und vieles mehr.

Das Team von WHITEvoid besteht aus Spezialisten in den Bereichen Architektur, Design, Mechanik, Elektronik und Software. Technologie, Innovation und Experimentierfreude treiben uns an. Wir wagen es, in großen Dimensionen zu denken und überschreiten mit jedem Projekt die Grenzen des gestalterisch und technisch Machbaren.

Aufgaben

• Organisatorische Unterstützung des Managements
• Terminkoordination und Reiseplanung
• Koordination der internen und externen Kommunikation
• Empfang und Betreuung von Besuchern bei Meetings und Terminen im Büro
• Allgemeines Office Management, einschließlich Telefon, Post, Lieferungen, Bestellwesen und weiteren Aufgaben
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Führen und Verwalten präziser Aufzeichnungen zu allen bürorelevanten Themen
• Planung und Organisation von Mitarbeiterevents wie Weihnachts- und Sommerfesten sowie weiteren VeranstaltungenÜbernahme weiterer vielseitiger Aufgaben nach Bedarf
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsstärke sowie Freude an Teamarbeit
• Menschenorientierung, Kontaktfreude und ein professionelles, freundliches Auftreten
• Selbstständiges Organisationstalent mit Flexibilität im Umgang mit Assistenz- und Büroaufgaben
• Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware und Kommunikationsmitteln
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Multitasking-Fähigkeit sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen InformationenProaktive, selbstbewusste Arbeitsweise mit Verantwortungsbewusstsein und hoher Eigenmotivation

Benefits

• Außergewöhnliche, anspruchsvolle und einzigartige internationale Projekte
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Location für Kunst, Technologie und Events (DARK MATTER)
• Ein hochmotiviertes, internationales Team und ein freundliches, aufgeschlossenes Arbeitsumfeld – Wir stehen für Offenheit und Diversität!
• Selbstständiges Arbeiten, flache Hierarchien und die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen
• Vergünstigungen für Urban Sports Club-Mitgliedschaften
• Fahrrad-Leasing-Programm inklusive Versicherung, Wartung und Rückgabemöglichkeit
• Freier Eintritt zur Ausstellung DARK MATTER und Veranstaltungen
• Wildcard-Option zur Teilnahme an Projekten weltweit
• Köstlicher Kaffee und Getränke
• Teamveranstaltungen, wie z.B. gemeinsame BBQs und SommerfestModernes Studio direkt an der Spree in Ost-Berlin, mit tollen Freizeitangeboten in der Nähe

Sollten wir Dein Interesse an dieser spannenden Aufgabe geweckt haben, sende uns gerne Deine digitale Bewerbung inkl. Lebenslauf, Gehaltsvorstellung sowie gewünschtem Startdatum.