Office Manager:in*

inovex GmbH; Erlangen; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Inovex GmbH sucht einen Office Manager:in in Erlangen, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten. Du bist die erste Ansprechperson für Besucher:innen und kümmerst dich um organisatorische Abläufe sowie Facility Management. Eine angenehme Arbeitsumgebung und das Koordinieren von Events sind ebenfalls Teil deiner Aufgaben. Ideale Bewerber:innen bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und haben mehr als ein Jahr Erfahrung im Office Management.

Leistungen

Hardwareleasing

Sportförderung

Betriebliche Altersvorsorge

JobRad

Auto-Leasing

Mobile Work

Internes Coaching

Kita-Zuschuss

Wertschätzende Feedback-Kultur

Qualifikationen

• Mehr als ein Jahr Erfahrung im Office Management oder einem ähnlichen Bereich.
• Zuverlässigkeit bei administrativen Aufgaben.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Level C1) und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.
• Koordination von Dienstleistern im Facility Management.
• Verwaltung von Bestellungen für Officebedarf.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigenständigkeit

Kommunikation

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Jobbeschreibung

Was du bei uns bewegen kannst

• Als Office Manager:in an unserem Standort Erlangen sorgst du dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft und deine Kolleg:innen sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.

• Du betreust unser Office und bist damit die erste Ansprechperson für Besucher:innen. Wichtige organisatorische Abläufe (z.B. Besucherlisten und Chipkarten) hast du dabei immer im Blick. Zudem beantwortest du alle Anfragen, die per Mail oder in unserem Ticketsystem eingehen und stellst sicher, dass alle Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

• Du schaffst eine angenehme Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume in Schuss hältst und dafür sorgst, dass sich alle wohlfühlen.

• Im Bereich Facility Management koordinierst du Dienstleister wie z. B. Reinigungspersonal, handwerkliches Fachpersonal oder die Hausverwaltung und hältst sowohl den Kontakt zu den Vermietern als auch zu den Untermietern.

• Zu deinen weiteren administrativen Aufgaben gehören ebenfalls die Verwaltung von Bestellungen für den Officebedarf (Getränke, Hygieneartikel etc.) sowie die Bearbeitung unseres Ticketsystems.

• Ebenfalls unterstützt du am Standort bei kleinen Events wie Meetups und internen Veranstaltungen.

Wer gut zu uns passen würde

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bereits mehr als ein Jahr Erfahrung im Office Management oder einem ähnlichen Bereich gesammelt.

• Als zuverlässiges Organisationstalent behältst du immer den Überblick, arbeitest selbstorganisiert und eigenständig, packst gerne mit an und bringst frische, lösungsorientierte Ideen ins Team.

• Administrative Aufgaben meisterst du mit Leichtigkeit, übernimmst dabei Verantwortung und gehst strukturiert sowie gewissenhaft vor. Ebenfalls bist du sicher im Umgang mit Google Workspace.

• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Level C1) sind Voraussetzung, gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Benefits

• • Hardwareleasing
  • Sportförderung (u.a. EGYM Wellpass)
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • JobRad
  • Auto-Leasing
  • Deutschlandticket
• • Mobile Work
  • Freie Wahl von Hardware & Betriebssystem
  • Teilzeit
  • Workation & Auszeit
• • Internes Coaching & Wissenstransfer
  • Weiterbildungsbudget
  • Mentoring Programm
  • Meetups & Community Events
• • Kita-Zuschuss
  • Zusätzliche Kind-Krank-Fehlzeit
  • Pro Elternzeit
• • Mitarbeit an strategischen Themen
  • Großer Entscheidungsspielraum
  • Wertschätzende Feedback-Kultur
  • Offener Umgang mit Fehlern
• • Technologievielfalt & Ingenieurskultur
  • Branchenvielfalt
  • Agiles Arbeiten