OFFICE MANAGER f / m

DNP Photo Imaging Europe; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein dynamisches Unternehmen sucht einen motivierten Office Manager, der die Bürooperationen verwaltet und die HR-Funktionen unterstützt. In dieser Teilzeitposition sind Sie für die Verwaltung von Büroressourcen, die Organisation interner Veranstaltungen und die Finanzverwaltung verantwortlich. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und tragen zur Schaffung einer positiven Arbeitsumgebung bei. Wenn Sie gerne in einem schnelllebigen Umfeld arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen können, ist diese Rolle perfekt für Sie. Bringen Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Leidenschaft für die Büroverwaltung in ein innovatives Team ein.

Qualifikationen

• Erfahrung in ähnlichen Rollen, Büroverwaltung oder HR-Koordination erforderlich.
• Starke organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sind notwendig.

Aufgaben

• Verwaltung der Bürooperationen und Unterstützung der HR-Funktionen.
• Verantwortlich für die finanzielle und administrative Leitung des Büros.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeiten

Multitasking

Kommunikationsfähigkeiten

Interpersonelle Fähigkeiten

Fließend in Deutsch

Fließend in Englisch

Ausbildung

Erfahrung in Büroverwaltung oder HR

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Google Workspace

Jobbeschreibung

GERMANY – OFFICE MANAGER f/m

Part-time (50%)

Sharingbox, part of DNP Photo Imaging, is a global leader in the design and production of engaging photo and video experiences on live events. In over 20 countries, we work with most of the major international brands and agencies to create state-of-the-art brand activations and live-communication projects. The experiences we design provide our clients with spontaneous brand engagement, organic event amplification, valuable user data, and social media presence through user-generated content.

Job Description

We are looking for a motivated and organized individual to manage our office operations and support our HR functions. If you thrive in a fast-paced environment and enjoy wearing multiple hats, this role is perfect for you!

Key Responsibilities

The Office Manager is responsible for the administrative, financial, and accounting management of the German office. Additionally, the role oversees human resources and facilities management, as well as handling customer and internal requests. The Office Manager is a key partner with all departments of the company.

Administration

1. Office Supplies & Facility Management: Ensure the office is well-stocked and maintained, managing orders and overseeing facility needs.
2. General Administration: Handle various administrative tasks to support the smooth operation of the office, including postbox management and document archiving.
3. Event Planning: Organize and execute internal events and group travel arrangements.

Finance & Accounting

1. Accounting: Manage suppliers and customer invoicing, bank transactions, and credit collection.
2. Monthly Closing: Ensure smooth monthly financial closing.
3. Customer & Suppliers Demands: Address customer emails and supplier requests promptly.
4. Credit Card Expenses Follow-up: Collect invoices and manage related tasks.

Human Resources

Collaborate with the HR department in the Paris Headquarters.

1. Payroll Management: Oversee payroll variables and ensure timely salary payments.
2. Onboarding & Offboarding: Participate in the onboarding and offboarding processes for employees.
3. HR Administration: Handle declarations and other HR administrative tasks.

Qualifications

1. Proven experience in similar roles, office management, administration, finance, or HR coordination.
2. Strong organizational and multitasking skills.
3. Excellent communication and interpersonal abilities.
4. Proficiency in relevant software and tools (Word, Excel, Google Workspace).
5. Fluency in German and English.