Office Manager / Büromanagement

Take Care Immobilien GmbH; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

40 Std/Woche

28 Tage Urlaub

Bonusregelung

Gesundheitsbonus

Job summary

Take Care Immobilien GmbH sucht eine engagierte Office Managerin/ern. Sie sind die organisatorische Mitte des Büros in Düsseldorf, betreuen Empfang, Post und E-Mail-Postfach, pflegen die digitale Ablage und koordinieren Termine sowie Reisen.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützen das Vertriebsteam bei Veranstaltungen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, verfügen über Erfahrung im Office Management, sind zuverlässig und kommunikationsstark in Deutsch und

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im Sekretariat.
• Souveränes Auftreten, hohe Zuverlässigkeit und eigenständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Büroalltag organisieren: Empfang, Telefon, Post, E-Mail-Postfach und Bürobedarf.
• Digitale Ablage führen und Dokumentenmanagement in SharePoint pflegen.
• Rechnungen bearbeiten und Belege für das Steuerbüro vorbereiten.
• Termine, Meetings und Veranstaltungen koordinieren sowie Dienstreisen planen.
• Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen unterstützen und Präsentationen erstellen.

Skills

Office Management

Assistenz

Organisationstalent

MS 365

KI-Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SharePoint

Microsoft 365

Job description

Du sorgst gern dafür, dass alles läuft, und behältst auch dann den Überblick, wenn vieles gleichzeitig passiert? Dann passt du zu uns. Als Office Manager bist du die organisatorische Mitte unseres Büros in Düsseldorf und die erste Anlaufstelle für Team, Geschäftsführung und Gäste.

Die Take Care Immobilien GmbH entwickelt Senioren- und Pflegeimmobilien und bietet sie Kapitalanlegern als langfristige und nachhaltige Investition an. Damit schaffen wir ein Zuhause für Menschen, die Unterstützung brauchen, und eine Antwort auf den demografischen Wandel. Bei uns triffst du auf kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien, getragen von erfahrenen Gesellschaftern. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und gestaltest mit, wie wir als Team arbeiten.

Du organisierst den Büroalltag: Empfang, Telefon, Post, zentrales E-Mail-Postfach und Bürobedarf.

Du führst unsere digitale Ablage und pflegst das Dokumentenmanagement in SharePoint, damit Verträge, Unterlagen und Korrespondenz schnell auffindbar sind.

Du wickelst Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge ab, bereitest Belege für unser externes Steuerberatungsbüro vor und behältst Zahlungsfristen im Blick.

Du koordinierst Termine, Meetings und Veranstaltungen und organisierst Dienstreisen.

Du bist Ansprechperson für Dienstleister, Vermieter und Lieferanten rund um Büro und Ausstattung.

Du unterstützt die Geschäftsführung organisatorisch und erstellst Präsentationen, Besprechungsunterlagen und Protokolle.

Du begleitest das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen, vom Arbeitsplatz bis zu den ersten Zugängen.

Du unterstützt das Vertriebsteam bei der Koordination und Organisation von Messen und Kundenveranstaltungen.

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im Sekretariat.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise.
• Ein freundliches und souveränes Auftreten und Freude daran, Ansprechperson für alle zu sein.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint).
• Erste Erfahrungen mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot und Lust, dein Wissen darin auszubauen und KI im Arbeitsalltag gezielt einzusetzen.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Wünschenswert: erste Erfahrung in der Immobilienbranche.

Was wir dir bieten:

• Eine Aufgabe mit Sinn in einem Unternehmen, das dringend benötigte Pflegeplätze schafft.
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 40 Stunden pro Woche.
• Attraktives Jahresgehalt (Fixgehalt zuzüglich Bonusregelung).
• 28 Tage Urlaub; zusätzlich hast du an Rosenmontag ganz sowie an Heiligabend und Silvester jeweils einen halben Tag frei.
• Einen Gesundheitsbonus in Form eines Personal Trainers.
• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in der Düsseldorfer Innenstadt, gut erreichbar mit Bus und Bahn.
• Eine strukturierte Einarbeitung und gezielte Weiterbildung, auch im Umgang mit KI.
• Viel Gestaltungsspielraum: Du prägst, wie unser Büro organisiert ist.

So arbeiten wir:

Wir arbeiten bewusst gemeinsam vor Ort. Die Stelle ist eine Präsenzstelle in unserem Büro in Düsseldorf. Kurze Wege, schnelle Abstimmung und ein Team, das sich kennt, gehören für uns zur Qualität unserer Arbeit.

Take Care Immobilien GmbHBlumenstraße 2-440212 DüsseldorfTelefon: 0211 688 51 741