Office Manager / Assistent m/w/d im Büro der Vorstandsvorsitzenden

ORTENAU KLINIKUM; Offenburg; Vor Ort; EUR 200.000 +; Vollzeit

Jobbeschreibung

Ihr Aufgabengebiet umfasst die eigenständige Organisation des Büros der Vorstandsvorsitzenden und die Erledigung aller administrativen und operativen Tätigkeiten in enger Zusammenarbeit mit dem gesamten Vorstand.

Das ist Ihr Aufgabenbereich

• Selbstständige Organisation des operativen Tagesgeschäfts
• Telefonbetreuung / Gewährleistung der Erreichbarkeit
• Terminorganisation und -koordination
• Koordination sämtlicher Korrespondenz des Vorstands
• Priorisierung der anfallenden Aufgaben (Stakeholder-Management)
• Zentraler Ansprechpartner der Einrichtungen und Standorte des Verbunds
• Selbstständige Vorbereitung von Terminen mit Präsentationen
• Organisation von Dienstreisen inkl. deren Abrechnung
• Organisation von Meetings und Versammlungen
• Gegenseitige Vertretung in den Sekretariaten der Vorstandsmitglieder
• Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, vorzugsweise im Gesundheitswesen
• Gerne auch als erfahrener Medizinischer Fachangestellter m/w/d mit Praxismanagement-Erfahrung
• Sie sind ein Organisationstalent und Kümmerer und haben sich und das gesamte Team im Blick
• Sie arbeiten gerne selbstständig und eigenverantwortlich in einem sehr dynamischen und agilen Arbeitsumfeld
• Sie können auch in schwierigen Situationen Ruhe bewahren
• Sie sind zeitlich flexibel und engagieren sich hin und wieder für Abendveranstaltungen
• Sie bringen sich und ihre Ideen gerne in unser Team mit ein und sind offen für neue Herausforderungen
• Sie arbeiten gerne digital und sind sicher im Umgang mit neuen Medien

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