Office-Manager

Moß Steuerberater GmbH & Co. KG; Lingen (Ems); Vor Ort; EUR 38.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Moß Steuerberater GmbH & Co. KG sucht eine engagierte Teamassistenz/Office Managerin, die die zentrale organisatorische Anlaufstelle ist und das Backoffice mit Struktur und Weitblick steuert.

Sie betreut Mandanten persönlich, telefonisch und digital, koordiniert Termine, verwaltet Stammdaten in DATEV und treibt die Digitalisierung der Kanzlei voran. Deutschkenntnisse C1 sind Voraussetzung; DATEV-Kenntnisse sind Plus, aber kein Muss.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz/Office Management oder einer vergleichbaren organisatorischen Position – idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld oder einer DATEV-Steuerkanzlei.
• Du behältst den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest strukturiert sowie vorausschauend.
• Du arbeitest konzentriert, gewissenhaft und mit hohem Qualitätsanspruch, auch bei Fristen und sensiblen Mandantendaten.
• Du übernimmst Verantwortung, denkst mit und erkennst selbstständig, was erledigt werden muss.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (C1).
• Du hast Freude am Umgang mit Menschen und bist ein verbindlicher Ansprechpartner.

Aufgaben

• Kanzleimanagement: Koordination der Abläufe und zentrale organisatorische Anlaufstelle für das Team.
• Mandanten & Organisation: Betreuung von Mandanten persönlich, telefonisch und digital; Koordination von Terminen und Besprechungen.
• Verwaltung & Digitalisierung: Pflege von Mandantenstammdaten in DATEV, SEPA-Mandate verwalten, Rechnungsstellung vorbereiten, Digitalisierung/Automatisierung unterstützen.
• Marketing & Projekte: Social-Mmedia-Kanäle betreuen, externe Dienstleister koordinieren, Ideen zur Weiterentwicklung einbringen.
• Verantwortung übernehmen: Prioritäten setzen, mitdenken, Prozesse mitgestalten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Digitale Affinität

Kommunikationsstärke

Sprachkenntnisse Deutsch C1

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Tools

DATEV

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Du liebst Organisation, behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass im Büro alles rund läuft?

-> Dann suchen wir genau dich.

• Als Teamassistenz / Office Manager bist du die zentrale Anlaufstelle für unser Team, unsere Mandanten und viele organisatorische Abläufe. Du hältst unserem Team den Rücken frei, erkennst Optimierungspotenziale und sorgst dafür, dass unsere Kanzlei jeden Tag professionell und effizient funktioniert.

Das erwartet dich:

• Kanzleimanagement: Du sorgst dafür, dass unsere Kanzlei jeden Tag reibungslos funktioniert. Du koordinierst Abläufe, behältst den Überblick und bist die zentrale organisatorische Anlaufstelle für unser Team.

• Mandanten & Organisation: Du betreust unsere Mandanten persönlich, telefonisch und digital, koordinierst Termine, organisierst Besprechungen und übernimmst die Verantwortung für einen professionellen Kanzleialltag.

• Verwaltung & Digitalisierung: Du pflegst Mandantenstammdaten in DATEV, verwaltest SEPA-Mandate, bereitest die Rechnungsstellung vor und unterstützt die kontinuierliche Digitalisierung/Automatisierung unserer Kanzlei.

• Marketing & Projekte: Du betreust unsere Social-Media-Kanäle, koordinierst externe Dienstleister (z. B. IT, Marketing oder Banken) und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer Kanzlei ein.

• Verantwortung übernehmen: Kein Tag ist wie der andere. Du setzt Prioritäten, denkst mit, erkennst selbstständig, was gerade wichtig ist, und sorgst dafür, dass auch in einem lebendigen Kanzleialltag alles zuverlässig funktioniert.

Das bringst du mit:

• Berufserfahrung: Du hast bereits Erfahrung im Bereich Teamassistenz, Office Management oder einer vergleichbaren organisatorischen Position – idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld oder einer DATEV-Steuerkanzle

• Organisationstalent: Du behältst auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest strukturiert sowie vorausschauend.

• Präzision: Ob Fristen, Bankverbindungen oder Mandantenstammdaten – du arbeitest konzentriert, gewissenhaft und mit einem hohen Qualitätsanspruch. Denn du weißt: Bereits kleine Fehler können große Auswirkungen haben.

• Eigeninitiative: Du übernimmst Verantwortung, denkst mit und erkennst selbstständig, was erledigt werden muss.

• Kommunikationsstärke: Du hast Freude am Umgang mit Menschen und bist für Mandanten, Kollegen und externe Ansprechpartner ein freundlicher, professioneller und verbindlicher Ansprechpartner.

• Digitale Affinität: Du arbeitest sicher mit Microsoft 365 und hast Freude daran, digitale Prozesse weiterzuentwickeln. DATEV-Kenntnisse sind ein Plus, aber kein Muss.

• Flexibilität: Du fühlst dich in einem abwechslungsreichen Kanzleialltag wohl und behältst auch dann einen kühlen Kopf, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit benötigen.

• Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse C1

Deine Vorteile bei uns:

• Schlüsselposition: Du bist das organisatorische Herzstück unserer Kanzlei. Mit deinem Überblick und deinem Organisationstalent sorgst du dafür, dass unser Team effizient arbeiten kann und unsere Mandanten bestens betreut werden.

• Vertrauen & Eigenverantwortung: Wir übertragen dir Verantwortung und geben dir den Freiraum, eigenständig Entscheidungen zu treffen, Prozesse mitzugestalten und deine Ideen einzubringen.

• Modern & digital: Dich erwartet eine zukunftsorientierte Kanzlei mit modernen Arbeitsabläufen, DATEV, Microsoft 365, KI-Unterstützung und digitalen Prozessen – damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

• Weiterentwicklung: Wir investieren in deine fachliche und persönliche Entwicklung durch Seminare, Schulungen und regelmäßige Weiterbildung.

• Wertschätzung: Wir arbeiten auf Augenhöhe, kommunizieren offen und unterstützen uns gegenseitig. Gute Arbeit wird bei uns gesehen und anerkannt.

• Sicherheit: Dich erwartet ein unbefristeter Arbeitsvertrag, eine attraktive Vergütung und ein langfristig sicherer Arbeitsplatz in einer etablierten Steuerkanzlei.

• Arbeitsumfeld: Moderne Büroräume, hochwertige technische Ausstattung, kurze Entscheidungswege und ein familiäres Team sorgen dafür, dass du dich vom ersten Tag an wohlfühlst.

• Teamgeist: Regelmäßige Teamevents, gemeinsame Aktivitäten und ein kollegiales Miteinander machen unsere Zusammenarbeit besonders.