Office Manager

Williams Lea; Frankfurt; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine namhafte Firma im Bereich verwaltungs- und unterstützungsdienste sucht einen Teilzeitmitarbeiter zur Unterstützung der HR- und Verwaltungsabteilung in Frankfurt. Der Mitarbeiter wird an der Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern und der HR-Abteilung als zentrale Anlaufstelle tätig sein und Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, Finanzen und allgemeine Verwaltung übernehmen. Ein hohes Maß an Detailgenauigkeit, Kommunikationsfähigkeiten und Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts sind erwünscht.

Leistungen

Gesundheitszuschuss

30 Tage Urlaub

Qualifikationen

• Fundierte Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts.
• Selbstmotiviert, mit einem hohen Maß an Produktivität.
• Fähig, in verschiedenen Teams zu arbeiten und in einem gemischten Arbeitsumfeld zurechtzukommen.

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für alle personalbezogenen Anfragen.
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets und Überwachung der Fortbildungsanträge.
• Unterstützung des Account Directors bei Budgeterstellung und Finanzplanung.

Kenntnisse

Zweisprachige Kenntnisse

Gute Kommunikationsfähigkeiten

Detailorientiert

Prozessorientiert

Ausbildung

Erfahrung im Personalwesen

Tools

Microsoft Office Suite

Jobbeschreibung

Diese Teilzeitstelle (24 Stunden pro Woche, Arbeitstage werden noch festgelegt) ist in erster Linie für die Überwachung aller allgemeinen Verwaltungsabläufe innerhalb des Unternehmens und die direkte Unterstützung des Account Directors zuständig. Darüber hinaus sorgt sie für ein effizientes Tagesgeschäft des virtuellen Williams Lea-Büros in Deutschland und dient als zentrale Anlaufstelle für die Mitarbeiter in Bezug auf büro- und personalbezogene Fragen.

Die nachstehende Aufschlüsselung gibt einen Überblick über die wichtigsten Zuständigkeiten nach Kategorien; diese Liste kann jedoch im Zuge der Entwicklung der Geschäftsanforderungen angepasst werden :

Personalverwaltung

• Sie sind die erste Anlaufstelle für alle personalbezogenen Anfragen.
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterakten, sowohl in physischen Akten als auch in Unternehmenssystemen.
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets und Überwachung der Fortbildungsanträge in Übereinstimmung mit den deutschen Vorschriften.
• Verantwortlich für den Ausgabenprozess und Gewährleistung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
• Unterstützung der HR-Kollegen bei lokalen Fragen und Anforderungen.
• Förderung und Stärkung der WL-Kultur, indem Sie im Einklang mit den Unternehmenswerten mit gutem Beispiel vorangehen.
• Bei Bedarf administrative Unterstützung bei Einstellungs- und Entlassungsprozessen.
• Überprüfen Sie die Organisationsstruktur und führen Sie bei Bedarf eine Personalbedarfsanalyse durch.
• Sicherstellen, dass alle Personalrichtlinien und -verfahren auf dem neuesten Stand sind und den deutschen Arbeitsgesetzen entsprechen. Zusammenarbeit mit Rechtsteams oder externen Anwälten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, falls erforderlich.
• Sie fungieren als erste Anlaufstelle für HR-Anfragen und leiten Probleme bei Bedarf an den EMEA HR Business Partner weiter.
• Überprüfung der Mercer-Verträge für die deutsche Haftpflicht- und Unfallversicherung.
• Sicherstellen, dass die jährlichen Neuberechnungen der Renten abgeschlossen sind, dass die Mitarbeiter ihre Abrechnungen erhalten und dass die Kosten für die Neuberechnung (Heubeck) und die Anpassungsrechnungen an den Kunden geschickt werden.
• Überwachung der fristgerechten Zahlung aller personalbezogenen Rechnungen.

Finanzen

• Überwachung des Rechnungsstellungsprozesses und Sicherstellung der Koordination mit Offshore- und globalen Teams sowie dem Leiter der Beschaffungsabteilung in der Hauptgeschäftsstelle.
• Funktion als Eskalationsstelle für alle indirekten Einkäufe, die der Genehmigung durch die Hauptgeschäftsstelle bedürfen.
• Zusammenarbeit mit der Hauptgeschäftsstelle und dem Leiter der Beschaffungsabteilung, um Lastschriftvereinbarungen mit wichtigen Lieferanten zu treffen und die Debitorentageziele für das Geschäftsjahr zu unterstützen.
• Verwaltung der Lieferantenbeziehungen, Sicherstellung bewährter Verfahren bei der Lieferantenintegration, Compliance und fortlaufendes Management.
• Überwachung der Lieferantenintegration für Williams Lea Germany, um die vollständige Einhaltung der deutschen Vorschriften sicherzustellen.
• Führen Sie in Abstimmung mit dem Finanzteam von Williams Lea Global genaue Aufzeichnungen und erleichtern Sie die Kommunikation im Zusammenhang mit lokalen Bankkonten.
• Unterstützung des Account Directors von Williams Lea Germany bei der Budgeterstellung und Finanzplanung.
• Unterstützung bei finanzbezogenen Verwaltungsaufgaben, einschließlich Spesenabrechnung und Berichterstattung.

Allgemeine Verwaltung

• Sie bearbeiten alle allgemeinen Anfragen von lokalen Behörden und leiten sie bei Bedarf an das zuständige Team von Williams Lea Global weiter.
• Beaufsichtigung der Abholung, Verteilung und Ablage der Post über das virtuelle Büro nach Bedarf.
• Koordination aller administrativen Aufgaben des Unternehmens, um einen strukturierten Betriebsablauf und die Einhaltung interner Richtlinien zu gewährleisten.

Sie fungieren als Hauptverbindungsperson zum Anbieter des virtuellen Büros und stellen sicher, dass alle gebuchten Dienste einsatzbereit sind und reibungslos funktionieren.

SHEQ (Sicherheit, Gesundheit, Umwelt, Qualität)

• Organisation und Koordinierung der jährlichen Audits mit den betreffenden Lieferanten.

Wesentliche Fähigkeiten

• Zweisprachige Kenntnisse : Gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache
• Deutsche HR-Kenntnisse : Ein solider Hintergrund im Personalwesen mit fundierten Kenntnissen des deutschen Arbeitsrechts, der Personalpolitik und bewährter Praktiken sowie praktische Erfahrung mit Workday oder ähnlichen HR-Systemen
• Technische Kenntnisse : Gute Beherrschung der Microsoft Office Suite und der damit verbundenen Verwaltungsinstrumente
• Außergewöhnliche Kommunikation : Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen effektiv zu kommunizieren
• Detailorientiert und beharrlich : Ausgeprägte Detailgenauigkeit und ein hartnäckiger Ansatz bei der Problemlösung und Durchsetzung
• Selbstmotiviert und unabhängig : Sie sind in der Lage, selbständig zu arbeiten und dabei ein hohes Maß an Produktivität aufrechtzuerhalten
• Teamintegration und Fernzusammenarbeit : Sie sind in der Lage, in verschiedenen Teams zu arbeiten und sich in einem entfernten oder gemischten Arbeitsumfeld zurechtzufinden
• Proaktiver Problemlöser : Zeigt die Bereitschaft zu helfen und Unterstützung zu leisten, auch in Situationen, in denen die Lösungen nicht sofort klar sind
• Prozessorientiert : Methodisch und strukturiert, mit einer ausgeprägten Fähigkeit, Prozesse zu entwickeln und zu verfeinern, um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren und zu automatisieren
• Praktische Herangehensweise : Ergreift die Initiative und beteiligt sich aktiv am Tagesgeschäft, um sicherzustellen, dass die Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden

Vergütung und Zusatzleistungen

Wir legen Wert darauf, unsere Mitarbeiter sowohl im Berufs- als auch im Privatleben zu unterstützen.Als Teil unseres Engagements für Ihr Wohlbefinden bieten wir ein umfassendes Leistungspaket, einschließlich, aber nicht beschränkt auf :

• Gesundheitszuschuss
• 30 Tage Urlaub

Sie haben außerdem die Möglichkeit, für einen globalen Arbeitgeber zu arbeiten, der sich dafür einsetzt, jedem einzelnen Mitarbeiter eine angenehme, herausfordernde und lohnende Karriere mit zukünftigen Karriereaussichten zu bieten!

Gleichberechtigung und Vielfalt

Das Unternehmen schätzt die Unterschiede, die eine vielfältige Belegschaft in die Organisation einbringt, und diskriminiert nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und Lebenspartnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Nationalität und ethnischer oder nationaler Herkunft), Religion oder Glauben, Geschlecht oder sexueller Orientierung (jedes davon ist ein „geschütztes Merkmal“ im Diskriminierungsgesetz).Es diskriminiert nicht aufgrund anderer irrelevanter Faktoren und baut eine Kultur auf, die Offenheit, Fairness und Transparenz schätzt.

Wenn Sie eine Behinderung haben und sich lieber in einem anderen Format bewerben möchten oder eine angemessene Anpassung vornehmen möchten, um ein Vorstellungsgespräch zu ermöglichen, kontaktieren Sie uns bitte unter (wir akzeptieren keine Bewerbungen an diese E-Mail-Adresse).

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