Office Manager

Williams Lea Germany GmbH; Frankfurt; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen im Bereich der Bürodienstleistungen sucht einen HR-Verantwortlichen in Teilzeit zur Überwachung von personalbezogenen Abläufen, zur Unterstützung des Account Directors und zur Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags. Diese Stelle erfordert umfassende Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht, fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sowie organisatorische Fähigkeiten.

Leistungen

Umfassendes Leistungspaket

Gesundheitszuschuss

30 Urlaubstage

Karriereentwicklungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Fundierte Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht.
• Kenntnisse in HR-Systemen wie Workday.

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für personalbezogene Anfragen.
• Überwachung des Rechnungsstellungsprozesses.
• Bearbeitung von Anfragen lokaler Behörden.

Kenntnisse

Bilinguale Kenntnisse

HR-Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Detailorientierung

Selbstmotivation

Teamfähigkeit

Problemlösungsverhalten

Strukturiertes Arbeiten

Jobbeschreibung

Diese Teilzeitstelle (24 Stunden pro Woche, Arbeitstage werden noch festgelegt) ist in erster Linie für die Überwachung aller allgemeinen Verwaltungsabläufe innerhalb des Unternehmens und die direkte Unterstützung des Account Directors zuständig. Darüber hinaus sorgt sie für ein effizientes Tagesgeschäft des virtuellen Williams Lea-Büros in Deutschland und dient als zentrale Anlaufstelle für die Mitarbeiter in Bezug auf büro- und personalbezogene Fragen.

Die nachstehende Aufschlüsselung gibt einen Überblick über die wichtigsten Zuständigkeiten nach Kategorien; diese Liste kann jedoch im Zuge der Entwicklung der Geschäftsanforderungen angepasst werden :

Personalverwaltung

• Sie sind die erste Anlaufstelle für alle personalbezogenen Anfragen.
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterakten, sowohl in physischen Akten als auch in Unternehmenssystemen.
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets und Überwachung der Fortbildungsanträge in Übereinstimmung mit den deutschen Vorschriften.
• Verantwortlich für den Ausgabenprozess und Gewährleistung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
• Unterstützung der HR-Kollegen bei lokalen Fragen und Anforderungen.
• Förderung und Stärkung der WL-Kultur, indem Sie im Einklang mit den Unternehmenswerten mit gutem Beispiel vorangehen.
• Bei Bedarf administrative Unterstützung bei Einstellungs- und Entlassungsprozessen.
• Überprüfung der Organisationsstruktur und Durchführung einer Personalbedarfsanalyse bei Bedarf.
• Sicherstellen, dass alle Personalrichtlinien und -verfahren aktuell sind und den deutschen Arbeitsgesetzen entsprechen. Zusammenarbeit mit Rechtsteams oder externen Anwälten, um die Einhaltung zu gewährleisten.
• Erste Anlaufstelle für HR-Anfragen; Weiterleitung bei Bedarf an den EMEA HR Business Partner.
• Überprüfung der Mercer-Verträge für die deutsche Haftpflicht- und Unfallversicherung.
• Sicherstellung, dass die jährlichen Neuberechnungen der Renten abgeschlossen sind, Mitarbeiter ihre Abrechnungen erhalten und die Kosten an den Kunden weitergeleitet werden.
• Überwachung der fristgerechten Zahlung aller personalbezogenen Rechnungen.

Finanzen

• Überwachung des Rechnungsstellungsprozesses und Koordination mit Offshore- und globalen Teams sowie dem Leiter der Beschaffungsabteilung.
• Eskalationsstelle für alle indirekten Einkäufe, die der Genehmigung durch die Hauptgeschäftsstelle bedürfen.
• Zusammenarbeit mit der Hauptgeschäftsstelle und dem Beschaffungsteam bei Lastschriftvereinbarungen und Debitorenzielen.
• Lieferantenmanagement, Sicherstellung bewährter Verfahren und Compliance.
• Überwachung der Lieferantenintegration für die Einhaltung deutscher Vorschriften.
• Genaues Reporting im Zusammenhang mit lokalen Bankkonten in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam.
• Unterstützung bei Budgeterstellung und Finanzplanung.
• Unterstützung bei Spesenabrechnung und Berichterstattung.

Allgemeine Verwaltung

• Bearbeitung von Anfragen lokaler Behörden und Weiterleitung an zuständige Teams.
• Postmanagement im virtuellen Büro.
• Koordination administrativer Aufgaben zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs.

Sie fungieren als Hauptverbindung zum Anbieter des virtuellen Büros und stellen den reibungslosen Betrieb sicher.

SHEQ (Sicherheit, Gesundheit, Umwelt, Qualität)

• Organisation und Koordination der jährlichen Audits mit Lieferanten.

Wesentliche Fähigkeiten

• Zweisprachige Kenntnisse: Deutsch und Englisch fließend.
• Fundierte HR-Kenntnisse, insbesondere im deutschen Arbeitsrecht und mit HR-Systemen wie Workday.
• Gute MS Office Kenntnisse.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Detailorientiert und beharrlich.
• Selbstmotiviert und unabhängig.
• Teamfähigkeit und Erfahrung in Remote-Arbeit.
• Proaktives Problemlösungsverhalten.
• Strukturiertes Arbeiten und Prozessentwicklung.
• Praktische Herangehensweise an Tagesgeschäft.

Vergütung und Zusatzleistungen

Umfassendes Leistungspaket inklusive Gesundheitszuschuss und 30 Urlaubstagen. Möglichkeit, für einen globalen Arbeitgeber zu arbeiten, der Karriereentwicklung fördert.

Gleichberechtigung und Vielfalt

Das Unternehmen fördert Vielfalt und Diskriminierungsfreiheit. Bei Bedarf an barrierefreier Bewerbung kontaktieren Sie uns bitte unter (nicht an diese E-Mail-Adresse).

Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.