Office Management / Verwaltungsfachkraft (m/w/d/)

TN Germany; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovativer Träger der Kinder- und Jugendhilfe in Berlin sucht einen engagierten Office Manager, der das Verwaltungsteam leitet und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt. In dieser Schlüsselposition sind Sie verantwortlich für die Büroorganisation, die Koordination von administrativen Aufgaben und die Führung des Teams. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und eine lösungsorientierte Denkweise mitbringen, sind Sie hier genau richtig. Das Unternehmen bietet ein unterstützendes Umfeld mit flachen Hierarchien und zahlreichen Entwicklungsmöglichkeiten. Werden Sie Teil eines dynamischen Teams, das Vielfalt und Offenheit schätzt!

Leistungen

30 Urlaubstage

Zuschuss zum Job-Ticket

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeitmodelle

Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Suppe für alle – jeden Freitag!

Halber Arbeitstag am Geburtstag

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Leitung oder Koordination eines Teams.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und eine strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Büroorganisation und Koordination des Tagesgeschäfts.
• Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams.

Kenntnisse

Büroorganisation

Teamleitung

Kommunikation

Digitale Tools

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büro oder Verwaltung

Tools

MS365

Outlook

Excel

MS Teams

Planner

Jobbeschreibung

Office Management / Verwaltungsfachkraft (m/w/d/), Berlin

Drachenreiter gGmbH

Das sind wir...

Die Drachenreiter gGmbH ist ein freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe in Berlin. Wir begleiten Kinder, Jugendliche und Familien mit Herz und Fachlichkeit – in Kitas, ambulanter Einzelfallhilfe, Betreuungsangeboten und bald auch in der stationären Jugendhilfe.
Unsere Geschäftsstelle ist das organisatorische Herzstück – und genau hier kommst du ins Spiel.

Das ist die Stelle...

Du hast den Überblick – und ein gutes Gespür für Menschen.

Als Office Manager:in mit Teamverantwortung bist du bei uns genau dort, wo alles zusammenläuft. Du sorgst dafür, dass im Büroalltag nichts untergeht, alle das finden, was sie brauchen – und das Team sich aufeinander verlassen kann.

Klingt nach viel? Ist es manchmal auch. Aber du machst das mit links, weil du organisiert bist, den Laden gern am Laufen hältst und auch in trubeligen Momenten den Kopf oben behältst. Du merkst schnell, wenn irgendwo etwas hakt – und findest pragmatische Lösungen, die wirklich funktionieren.

Du führst unser Verwaltungsteam nicht mit harter Hand, sondern mit einem offenen Ohr, klarer Kommunikation und einem sicheren Gespür dafür, was gebraucht wird. Dabei bringst du nicht nur Struktur in Abläufe, sondern auch frischen Wind in unsere Prozesse – und entwickelst gemeinsam mit uns weiter, was wir besser machen können.

Wenn du Lust auf ein Team hast, in dem man sich auf Augenhöhe begegnet, miteinander lacht und anpackt, dann sag einfach Hallo – wir freuen uns auf dich.

Das Arbeitsverhältnis ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit Option auf Entfristung bei beidseitigem Interesse.

für die mitzubringen ist...

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büro, Verwaltung oder Organisation – oder vergleichbare Berufserfahrung
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Leitung oder Koordination eines Teams, idealerweise im Office- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools – z.B. Outlook, Excel, MS Teams, Planner & Co.
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Auge für Details
• Du arbeitest lösungsorientiert und mit Blick fürs Ganze – die Verwaltung ist für dich kein Selbstzweck, sondern ein aktiver Beitrag zur Qualität und Stabilität unserer pädagogischen Arbeit
• Serviceorientierung und Wirtschaftlichkeit gehören für dich zusammen: Du hast im Blick, was gebraucht wird – und wie es effizient umgesetzt werden kann
• Führungskompetenz mit Klarheit und Herz – Du stärkst dein Team, behältst den Überblick und gibst Orientierung – auf eine Art, die Vertrauen schafft.
• Freundliche, verbindliche Kommunikation und ein offener, teamorientierter Umgang
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür dafür, wo es hakt

• Lust, Strukturen im Verwaltungsteam zu gestalten, zu pflegen und weiterzuentwickeln

Das sind die Aufgaben...

Büroorganisation & Tagesgeschäft

• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen
• Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage
• Kopier- und Scanaufgaben
• Koordination von Rückmeldungen und Aufträgen
• Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner
• Materialbestellungen & Lagerverwaltung sowie Recherche und Angebotsvergleiche
• Terminplanung & Raumorganisation
• On- & Offboardings von Mitarbeitenden
• Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage
• Vertragsmanagement der Versicherungen, Wartungsverträge und Dienstleisterverträgen

Buchhaltung

• Vorbereitende Buchhaltung
• Rechnungslegung
• Kassenbuchführung
• Controlling der Trägerabrechnung
• Pflege und Organisation von Verwaltungsdaten in Tools wie: Leandoo, ISBJ,

Teamleitung & Strukturaufbau

• Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams
• Teambuilding, Feedback, Tageskoordination
• Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen
• Weiterentwicklung der internen Verwaltungsprozesse und Strukturen
• Verfassen internen Leitfäden
• Mitwirken an Optimierungen von weiteren Tools wie DocuSign, Personio, MS365, Windata, Agenda

...und das bieten wir

• Flache Hierarchien und ein hilfsbereites, sympathisches Team
• Strukturierte Einarbeitung & offene Kommunikation auf Augenhöhe
• 30 Urlaubstage – mit steigender Anzahl je nach Betriebszugehörigkeit
• Zuschuss zum Job-Ticket
• Betriebliche Altersvorsorge zur Absicherung deiner Zukunft
• Corporate Benefits für Shopping, Freizeit & mehr
• Suppe für alle – jeden Freitag!
• An deinem Geburtstag arbeitest du nur einen halben Tag, der Rest gehört dir.
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Bewerben? Geht bei uns so:

Bewerbung an:[emailprotected] .

Oder nutze ganz einfach den „Jetzt bewerben“-Button & sende uns deine Bewerbungsunterlagen zu.

Rückfragen?

Fachlich: Roman Tannhäuser, Assistenz der Geschäftsführung
[emailprotected]

Zum Bewerbungsprozess: Leyli Petruk, Recruiting Manager
[emailprotected]

Arbeitsort:

Drachenreiter gGmbH · Geschäftsstelle · Langhansstr. 97 · 13086 Berlin-Weißensee

Wir stehen für Vielfalt, Offenheit und eine gleichstellungsfördernde Unternehmenskultur. Diversität bedeutet für uns mehr als die gerechte Teilhabe an Führungspositionen – sie lebt in gleichen Zugangs- und Entwicklungschancen, gegenseitigem Respekt und einer wertschätzenden Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität bzw. Orientierung. Besonders ermutigen wir Menschen mit Migrationsgeschichte, People of Colour sowie Menschen mit Schwerbehinderung (oder ihnen Gleichgestellte), sich zu bewerben. Letztere werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt – gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Vorstellungsgespräche sind bei uns auch telefonisch oder digital möglich – wir freuen uns auf dich!

Denn für uns zählen Potenzial und Persönlichkeit.