Office Management (all genders) - Aviation

INFORM GmbH - Optimization Software; Aachen; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Softwareunternehmen in Aachen sucht einen Office Manager (m/w/d), der als kommunikativer und organisatorischer Knotenpunkt für das Aviation-Team fungiert. Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Dienstreisen, die Bearbeitung von Rechnungen und die Pflege von Kundenprojekten. Idealerweise bringen Bewerber eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Sozialleistungen sind Teil des Angebots.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Gesundheits-/Sportangebote

Bezuschusstes Mittagessen

Team-Events und Feiern

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Kommunikativer Dreh- und Angelpunkt für Kunden und Lieferanten.
• Organisation von Dienstreisen und Buchungen.
• Bearbeitung von Reisekosten und Rechnungen.

Kenntnisse

Serviceorientiert

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

EDV-Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

MS Office Anwendungen

Jobbeschreibung

Unsere Softwarelösungen im Bereich Aviation optimieren und steuern weltweit komplexe Prozesse an Flughäfen und bei Airlines, von der Ressourcenplanung bis zur Bodenabfertigung. Damit all das reibungslos funktioniert, benötigt unser Aviation-Team nicht nur innovative Technologien, sondern auch fundierte organisatorische Unterstützung – und hier kommst du ins Spiel! Als Office Manager (all genders) bist du der kommunikative und organisatorische Knotenpunkt des Teams und leistest einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der Luftfahrt.

Bitte beachte: Die Stelle ist auf ein Jahr befristet.

Was du bei uns bewegen kannst:

• Du bist im Sekretariat unseres Aviation-Bereichs der wichtigste kommunikative Dreh- und Angelpunkt für unsere Kunden, Lieferanten und deine Kolleg*innen.
• Eingehende Anrufe nimmst du selbstsicher entgegen, auch in englischer Sprache.
• Du organisierst umfänglich die Dienstreisen für die Kolleg*innen deines Geschäftsbereichs und koordinierst die Buchungen von Konferenz- und Besprechungsräumen.
• Die Bearbeitung von Reisekosten ist für dich kein Neuland.
• Du prüfst die Eingangsrechnungen unserer Lieferanten, erstellst Ausgangsrechnungen und übernimmst das Mahnwesen.
• Die eigenständige administrative Pflege von Kundenprojekten gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.
  
  

Was du dafür mitbringst:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, alternativ eine vergleichbare Qualifikation oder entsprechende Berufserfahrung.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und gute situative Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit unseren Kunden und Kolleg*innen.
• Sicherer Umgang mit dem Internet und EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office Anwendungen.
• Du hast keine Berührungsängste gegenüber digitalen Lösungen und bist offen für organisatorische Herausforderungen.
• Zuverlässigkeit und Organisationstalent ermöglichen dir, auch im Team eigenverantwortlich zu arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  
  

Wie wir deine Arbeit wertschätzen:

• Flexible Arbeitszeiten, Workation, Sabbatical
• U3-Kinderbetreuung inkl. Kinderbetreuungszuschuss
• Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Gesundheits-/Sportangebote z. B. Bike-Leasing
• Vielfältiges, gesundes und bezuschusstes Mittagessen in unserer Kantine
• Großes INFORM-Sommerfest, Betriebs- und Teamausflüge sowie eine Weihnachtsfeier
  
  

Kontakt:

Lara Entian . lara.entian(at)inform-software.com . Tel. [phone]