Office & Facility Management Lead (m/w/d)

Arethia; Silk; On-site; EUR 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

BAV Zuschuss 50€ monatlich

Team-Events und Firmenevents

Kostenloser Parkplatz

JobRad

Deutschlandticket-Zuschuss

Sprachkurse

Fitness-/Wellnessangebote

Job summary

Arethia sucht eine erfahrene Leitung Office & Facility Management für das Headquarter in Reinbek. Sie führen ein achtköpfiges Team, gestalten ein modernes Arbeitsumfeld und steuern Office- und Facility-Prozesse sowie Digitalisierungsprojekte.

Enge Abstimmung mit HR, Engineering und Production sorgt für reibungslose Abläufe. Zu Ihren Aufgaben gehören Leadership, Struktur, Digital Workplace, Projekt-Ownership und eine starke Employee Experience.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium in relevanten Bereichen
• Mehrjährige Berufserfahrung in Employee Experience, Office oder Facility Management
• Mindestens fünf Jahre Führungserfahrung
• Freude an internationalem, dynamischem Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Durchsetzungsstärke und Stakeholdermanagement
• Analytisches Denkvermögen und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Responsibilities

• Leadership & Team Development: Empowerment des Teams, Förderung von Talenten und Kultur
• Structure & Focus:Kapazitäts-, Ressourcen- und Einsatzplanung
• Digitalisation & Process Optimisation: Optimierung von Abläufen, digitales Workplace-Management inkl. Besucheranmeldung
• Project-Ownership: Projekte lokal und international von Idee bis Umsetzung
• Service Excellence & Employee Experience: Initiativen zur Mitarbeitendenzufriedenheit und Unternehmenskultur
• Standort- & Facility Management: Betrieb des Standorts, Wartung, Infrastrukturservices
• Partner-Management: Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten

Skills

Führungserfahrung

Deutsch & Englisch

Organisationsfähigkeit

Stakeholdermanagement

Education

Abgeschlossenes Studium

Tools

Jira

Confluence

Job description

Role description

Als Office & Facility Management Lead übernimmst du die Leitung unseres neuen Headquartergebäudes in Reinbek ( http://hq.arethia.com ), welches mit 5.000 m² Bürofläche und 13.000 m² state-of-the-art Produktionsfläche glänzt. In dieser Rolle stellst du einen reibungslosen, sicheren und effizienten Tagesablauf für unsere Mitarbeiter sicher. Gemeinsam mit deinem achtköpfigen Team gestaltest du ein modernes Arbeitsumfeld, das Mitarbeitenden und Besuchern gleichermaßen ein positives Erlebnis bietet. Dabei steuerst und optimierst du sämtliche Office-Management- und Facility-Management-Prozesse, leitest Digitalisierungsprojekte und stellst eine positive Employee Experience sicher - ob über Events, WM-Tippspiele oder andere kreative Ideen. In enger Zusammenarbeit mit HR und Engineering sorgst du dafür, dass unsere Standorte optimal funktionieren und sich kontinuierlich weiterentwickeln.

Your Mission

Leadership & Team Development

• Empowerment & Spirit: Du nimmst unser Office & Facility Management Team an die Hand, förderst Talente und etablierst eine offene, leistungsstarke Kultur, in der Service und Teamgeist großgeschrieben werden.
• Struktur & Fokus: Du behältst den Überblick und verantwortest die Kapazitäts-, Ressourcen- und Einsatzplanung, damit dein Team jederzeit optimal aufgestellt ist.

Digitalisation & Process Optimisation

• Prozesse neu denken: Du nimmst bestehende Abläufe, Standards und Services unter die Lupe, spürst Optimierungspotenziale auf und bringst sie nachhaltig auf das nächste Level.
• Digital Workplace: Du treibst unsere digitalen Services voran - vom Feinschliff unseres Ticketportals bis hin zu coolen neuen Initiativen wie einer komplett digitalen Besucheranmeldung.
• Projekt-Ownership: Ob lokal oder international - du gestaltest Projekte aktiv mit und steuerst abteilungsspezifische Themen mit klarer Struktur von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Service Excellence & Employee Experience

• Kulturgestalter: Vom coolen Firmenevent bis zur kleinen Überraschung im Alltag - du planst und koordinierst Initiativen, die die Mitarbeiterzufriedenheit, das Engagement und unsere Unternehmenskultur spürbar stärken.
• Infrastruktur-Partner: Du bist die kompetente Anlaufstelle für Führungskräfte sowie Mitarbeitende bei allen Office- und Facility-Themen und baust eine starke Brücke zu Schnittstellen wie Production, Engineering und HR.
• First Impression: Du sorgst dafür, dass jeder Besuch an unserem Standort zu einem professionellen, herzlichen und rundum reibungslosen Erlebnis wird.

Standort- & Facility Management

• Dein Revier: Gemeinsam mit deinem Team hältst du den Standort am Laufen. Du garantierst ein sicheres, funktionales und top gepflegtes Arbeitsumfeld und koordinierst alle Wartungs-, Instandhaltungs- und Infrastrukturservices.
• Partner-Management: Du steuerst externe Dienstleister und Lieferanten (z. B. für die Gebäudereinigung) auf Augenhöhe und stellst sicher, dass unsere hohen Qualitäts- und Servicestandards gelebt werden.

Minimum Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Tourismusmanagement, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft oder einem anderen relevanten Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung in Employee Experience, Office Management oder Facility Management
• Mindestens fünf Jahre Führungserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Freude an einem internationalen, dynamischen und agilen Arbeitsumfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, hohe Serviceorientierung und Resilienz
• Durchsetzungsstärke, Entscheidungsfreude und ein professionelles Stakeholdermanagement auf unterschiedlichen Ebenen
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Fragestellungen strukturiert, sachlich und zielorientiert zu bearbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Preferred Qualifications

• Erfahrung in der Steuerung und Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie externen Partnern
• Erfahrung im Umgang mit Projektmanagementtools wie Jira und Confluence sind von Vorteil

Why you'll love working here

• Attraktive Aufgaben in einem international agierenden, wachsenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr
• Gehaltsbänder für eine gerechte Unternehmenskultur
• Monatlicher Zuschuss von 50€ für deine BAV
• Teilnahme an jährlichen 360° Feedback-Loops mit klaren Aufstiegskriterien und einem individuellen Karrierepfad
• Verantwortung ab dem ersten Tag in einem Unternehmen, das Eigenverantwortung und persönliches Wachstum fördert
• Im Bedarfsfall können Umzugskosten anteilig erstattet werden
• Regelmäßige Firmenevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier
• Zwei Mal im Jahr bezahlte Teamdinner oder -aktivitäten für jedes Team
• Kostenloser Parkplatz direkt vor der Tür
• Vergünstigungen und Benefits: JobRad, subventioniertes Mittagessen, Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Sprachkurse, sowie attraktive Konditionen für Mitgliedschaften in Fitnessstudios und dem Wellpass
• Frisches Obst, kostenlose Getränke und Snacks im Büro

Our Process

• Interview mit HR Lead Germany (Hiring Manager)
• Interview mit Global Head of People & Culture
• Onsite Challenge & Team kennenlernen

About us

At Arethia, we fuse our long-standing reputation with a continual push for progress. A rapidly expanding player in the flavour industry, Arethia specialises in delivering innovative taste solutions and co-creating products that consumers love. For more than 70 years, Arethia has been known for its close collaboration with customers and the highest quality standards. With over 350 employees spread across Germany, Switzerland, Dubai, and Indonesia, we aim to shape the future of flavours with a culture that values agility, transparency, and talent.