Office & Executive Support Coordinator (m/w/d)

Aschert & Bohrmann GmbH; Bonn; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung

Internationale Arbeitsumgebung

Modernes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Ein Personalvermittlungsunternehmen in Bonn sucht einen Office & Executive Support Coordinator, der für die Büroorganisation sowie die Unterstützung des Managements verantwortlich ist. Sie organisieren Besprechungen, Veranstaltungen und Reisen. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse. Keine Homeoffice-Option.

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management oder Assistenz.
• Hohe Organisationsstärke und ein gepflegtes Auftreten.

Aufgaben

• Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation und -infrastruktur.
• Organisation von Besprechungen inklusive Raumplanung und Bewirtung.
• Veranstaltungs- und Reiseorganisation für interne und externe Events.

Kenntnisse

Büroorganisation

Serviceorientierung

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Flexible Unterstützung

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Jobbeschreibung

im Rahmen unserer Dienstleistung der direkten Personalvermittlung

Im Kundenauftrag suchen wir im Rahmen unserer Dienstleistung der direkten Personalvermittlung einen Office & Executive Support Coordinator (m/w/d) am Standort Bonn.

Ihre Aufgaben:

• Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation und-infrastruktur
  • Täglicher Rundgang zur Kontrolle von Meetingräumenauf Ordnung, Funktionalität und Standards (Checkliste)
  • Meldung von Mängeln und Koordination kleinerer Reparaturen mit dem Facility Caretaker
  • Abstimmung mit Reinigungsdienstleistern und Sicherstellung der Reinigungsqualität
  • Überprüfung des Büromaterialbestands, Führen einer Bestellliste und Weiterleitung an den Einkauf
  • Verwaltung eingehender Pakete und Lieferungen
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Verwaltung der zentralen E-Mail-Adresse
• Empfang, Begrüßung und Betreuung von Gästen, Kunden und Delegationen
• Organisation von Besprechungen inkl. Raumplanung, Bewirtung und Willkommenspräsentationen
• Veranstaltungs- & Reiseorganisation
  • Unterstützung oder eigenständige Planung interner und externer Events, Messen und Kundenveranstaltungen
  • Reiseplanung und -buchung (Flüge, Hotels, Transfers, Visa) für Mitarbeiter
  • Organisation und ggf. Durchführung von Fahrdiensten (z.B. Abholung von Kunden am Flughafen)
• Unterstützungs- & Sonderfunktionen
  • Funktion als betrieblicher Ersthelfer und Brandschutzhelfer
  • Wahrnehmung einer "Stimmungs- und Bedarfsbarometer"-Rolle für die Geschäftsführung
  • Flexible Unterstützung bei ad-hoc-Aufgaben und Sonderprojekten
• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Administration
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Serviceorientierung, Organisationsstärke sowie ein sicheres und gepflegtes Auftreten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eigenständige Arbeitsweise
• Führerschein Klasse B (für Fahrdienste)

Unser Kunde bietet:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Office & Executive Support
• Direkte Einbindung in das Management und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Keine Homeoffice-Stelle
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Kollegiales, wertschätzendes Team und ein internationales Arbeitsumfeld
• Attraktive Vergütung und Benefits

Haben Sie Interesse in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld tätig zu werden?
Dann senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Referenznummer 371581 und Ihren Gehaltsvorstellungen vorzugsweise über unser Online-Formular bzw. per E-Mail an: [e-mail]

Dann nutzen Sie unser Online-Formular, oder rufen Sie uns an
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