Office- & Empfangsmanager:in mit Betriebsverantwortung (m/w/d)

WBS GRUPPE; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Stunden pro Woche

Gestaltungsspielraum

Moderne digitale Prozesse

Kurze Entscheidungswege

Arbeiten direkt an der Spree

Vegetarische Frischeküche vor Ort

Weiterbildungstage

Zusammenfassung

WBS GRUPPE Berlin sucht eine organisierte Persönlichkeit für Empfang, Office Management und Veranstaltungsorganisation. Du arbeitest eigenverantwortlich, koordinierst Abläufe und betreust Gäste sowie Seminare vor Ort. Digitale Systeme beherrschst du sicher und bringst Ideen zur kontinuierlichen Prozessverbesserung ein.

Im Team übernimmst du Verantwortung, strukturierst Dienstpläne und steuerst Bestellungen sowie Verpflegung. Flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungstage runden das Angebot ab.

Qualifikationen

• Ausgeprägtes Organisations­talent und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Hohe Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen und souveränes Handeln.
• Affinität zu digitalen Systemen und Tools.
• Ausgeprägte Service- und Gästeorientierung.
• Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und Teamgeist.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Grundkenntnisse Englisch.

Aufgaben

• Betrieb & Buchungssysteme steuern und Abläufe optimieren.
• Gäste herzlich empfangen, Anfragen vor Ort, per E-Mail und per Teams beantworten; Seminarräume vorbereiten.
• Dienstpläne erstellen, Personalbedarf planen und Änderungen flexibel handhaben.
• Steuerung von Reinigung, Wäscheservice, Verpflegung und Bestell-/Dispositionsmanagement.
• Prozesse hinterfragen und praktikable Verbesserungen umsetzen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Flexibilität

Digitale Systeme

Prozessoptimierung

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Jobbeschreibung

DEINE AUFGABEN.

Wir arbeiten wie ein modernes Apartment-Management, nicht wie ein klassisches Hotel: Buchungen, Zimmerzuweisung und Reinigungsplanung laufen digital und du bist der Kopf dahinter. Du behältst den Überblick, empfängst unsere Gäste herzlich, organisierst das Team und machst Abläufe eigenständig besser. Du bist ein echter Allrounder und auf Zack: Du arbeitest dich schnell in bestehende Systeme ein, verstehst es, eigenverantwortlich zu arbeiten und machst nebenbei Kaizen zu deiner Mission.

Deine Rolle:

• Betrieb & Buchungssysteme steuern: Du behältst Buchungen, Zimmerbelegungen und Seminarplanungen im Blick, kontrollierst automatische Abläufe, steuerst bei Bedarf manuell nach und erkennst Unstimmigkeiten, bevor sie zum Problem werden.
• Gäste & Seminare betreuen: Unsere Gäste empfängst du herzlich, beantwortest Anfragen vor Ort, per E-Mail und in Microsoft Teams und sorgst dafür, dass Seminarräume, Materialien und Abläufe vor, während und nach Veranstaltungen optimal vorbereitet sind.
• Tagesgeschäft & Team koordinieren: Organisation der Dienstpläne, Aufgabenverteilung, vorausschauende Planung der Personalbedarfe und flexible Handlung bei kurzfristige Änderungen, damit der Betrieb jederzeit reibungslos läuft.
• Dienstleister, Versorgung & Bestellungen verantworten: Steuerung der Reinigung und des Wäscheservice, Einweisung neuer Aushilfen, Abstimmung der Verpflegung und Sonderwünsche mit dem Küchenteam und Verantwortung für das gesamte Bestell- und Dispositionsmanagement von der Bedarfsermittlung bis zur Warenkontrolle.
• Prozesse kontinuierlich verbessern: Bestehende Abläufe hinterfragst du, erkennst Optimierungspotenziale und entwickelst praktische Lösungen, die den Betrieb effizienter machen. Deine Ideen werden gehört und umgesetzt.

DEINE STÄRKEN.

Das bringst du mit

• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten bei einer strukturierten, eigenverantwortlichen und lösungsorientierten Arbeitsweise.
• Hohe Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen Änderungen souverän zu handeln sowie vorausschauendes Denken und ein gutes Gespür für Prioritäten und Zusammenhänge.
• Schnelle Auffassungsgabe und Affinität für digitale Systeme und Tools.
• Interesse an der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und Abläufen.
• Ausgeprägte Service- und Gästeorientierung.
• Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und Teamgeist.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie grundlegende Englischkenntnisse.

Ob dein Hintergrund im Empfang, Office Management, Büromanagement, der Assistenz, Verwaltung oder Veranstaltungsorganisation liegt, ist für uns zweitrangig. Entscheidend ist, wie du arbeitest.

So lernen wir uns kennen:

Nach einem ersten Gespräch laden wir dich zu einem Kennenlerntag ins Essentis ein. So bekommst du einen echten Einblick in den Arbeitsalltag und wir sehen, ob wir zueinander passen.

Du musst keine Hotelfachkraft sein. Wir suchen eine organisierte Persönlichkeit mit Gastgebermentalität, Eigeninitiative und Freude an Verantwortung.

DEINE VORTEILE UND BENEFITS BEI UNS.

Das bieten wir dir:

• 30 Stunden pro Woche.
• Eine verantwortungsvolle Rolle mit großem Gestaltungsspielraum.
• Moderne digitale Prozesse statt klassischer Hotelstrukturen.
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten.
• Arbeiten direkt an der Spree.
• Ein engagiertes Team und vegetarische Frischeküche vor Ort.
• Persönliche Entwicklung. Bilde dich weiter mit diversen Trainingsangeboten | Drei Weiterbildungstage pro Jahr | Digitale Lernplattform | KI-Schulungen

DEIN KONTAKT ZUR WBS GRUPPE.

Lisa Raab | Recruiting Team WBS GRUPPE

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