Office Coordinator (m/w/d)

Job Description:

Office Coordinator (m/w/d)

Vollzeit in Hamburg | Mit Berufserfahrung | Bewerbung bis 18.04.25

Deine Mission:

Du bist das Herz unseres Empfangs und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter, Kunden und Gäste (alle Geschlechter) von der ersten Sekunde an willkommen fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du klassische Empfangstätigkeiten sowie Aufgaben, die eine gute Unternehmenskultur ausmachen.

Dein Ziel: Zu einer Unternehmenskultur beitragen, in der sich alle wohlfühlen, und organisatorische Prozesse reibungslos laufen. Von der Terminplanung, Gestaltung unserer Konferenzräume, über Reisebuchungen bis zum übersichtlichen Maschinenpark in unseren Kaffeeecken – du bist gut darin, Struktur zu schaffen und bist zugleich der/die Dreh- und Angelpunkt für die Belange unserer Kolleg*innen und Kund*innen.

Deine Aufgaben:

1. Freundlicher, offener und professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen
2. Sicherstellen eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs
3. Zuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails
4. Unterstützung bei Reisebuchungen und administrativen Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen, Zuordnung der internen Post, Bestellungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung)
5. Koordination und Organisation von Terminen, Konferenzräumen und Meetings, inklusive räumlicher Vorbereitung (z.B. Getränke auffüllen oder kleines Catering bestellen)
6. Organisation und/oder Bestellung von kleinen „Wohlfühl-Extras“, saisonaler Deko oder wöchentlichen Formaten (z.B. gemeinsames Mittagessen)
7. Ansprechpartner*in für organisatorische Fragen und Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft
8. Planung, Unterstützung oder Umsetzung kleiner interner Events oder Projekte (z.B. bei All Hands oder Sommerfesten)

Das bringst du mit:

1. Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in ähnlichen Positionen sowie ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität
2. Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools; Interesse an neuen KI-Anwendungen ist von Vorteil
3. Offenes, proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Organisation
4. Gutes Auge fürs Detail und Gespür für eine angenehme Atmosphäre
5. Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
6. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Das findest du bei uns:

1. Eine abwechslungsreiche, zentrale Position mit viel Gestaltungsspielraum
2. Über 200 Kolleg*innen, die sich auf deine Unterstützung freuen
3. Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen
4. Benefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Teamevents und vieles mehr

Klingt spannend? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung!