Office-Assistenz m/w/d (30h Teilzeit)

Felmo; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Unternehmen in Berlin sucht ein Organisationstalent für die Rolle im Office Management. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Mietverträgen, Reiseunterstützung und die Organisation von Team-Events. Wenn Sie strukturiert arbeiten und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

Modern workplace with snacks and coffee

Regular team events

Flexible working environment

Qualifikationen

• Erste Erfahrungen im Office Management sind von Vorteil.
• Sicher im Umgang mit gängigen Tools.
• Fließendes Deutsch ist ein Muss, Englischkenntnisse ein Plus.

Aufgaben

• Verwaltung der Mietverträge und Hausverwaltungen.
• Koordination der Reinigungsdienstleister.
• Management der Reiseprofile und Dienstreisen.
• Zentrale Anlaufstelle für Post und Pakete.
• Organisation von Team-Events und Meetings.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationstalent

Detailgenauigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung

Jobbeschreibung

• Ein moderner Arbeitsplatz, an dem Du Dich wohlfühlen kannst.
• Ein herzliches Team, das Deinen Einsatz schätzt.
• Spannende Aufgaben, die nie langweilig werden (versprochen!).
• Die Freiheit, eigene Ideen einzubringen – und sie auch umzusetzen.
• Regelmäßige Team-Events (auf die Du nicht nur die Kosten trackst, sondern auch mitfeierst).
• Ein moderner Arbeitsplatz mit gutem Kaffee und leckeren Koro-Snacks.
• Weil bei uns nicht nur großartige Kolleg:innen auf dich warten, sondern auch liebevolle Bürohunde.

Das bieten wir dir

Du liebst es, den Überblick zu behalten, jonglierst mühelos mit To-do-Listen und bleibst selbst dann gelassen, wenn die Kaffeemaschine mal wieder streikt?
Perfekt! Dann bist du bei uns goldrichtig. Wir suchen ein echtes Organisationstalent, das unser Team an all unseren Standorten mit Charme, Weitblick und Struktur unterstützt. Bei uns bist du nicht einfach nur eine Assistenz, sondern derzentrale Nerv unserer Firma. Dein Alltag ist alles andere als langweilig – dafür sorgen täglich neue, spannende Aufgaben und die Gewissheit, dass dank dir alles reibungslos läuft.
Das Herzstück der Infrastruktur:

• Immobilien-Management: Du bist die erste Ansprechperson für alle Mietverträge, Hausverwaltungen und Reparaturen (Heizung, Licht, etc.) unserer UGs/GmbH. Du stellst sicher, dass alle Standorte einwandfrei funktionieren.
• Vertrags- und Versicherungs-Expertise: Du managst alle Verträge und Versicherungen, koordinierst die Reinigungsdienstleister und wickelst Schadensfälle ab.
• Sauberkeit & Ordnung: Du steuerst unsere Reinigungsdienstleister und sorgst für eine stets saubere und einladende Umgebung.

Von A bis Z– dein Verantwortungsbereich:

• Perfektes Onboarding: Du machst den Start für alle Neustarter:innen zu einem perfekten Erlebnis. Von Schlüssel, Willkommenspaket, Kasacks bis zu den digitalen Zugängen – du bereitest alles vor.
• Reise-Support: Du managst die Reiseprofile und bist der wichtigste Ansprechpartner für alle Fragen rund um Dienstreisen, um eine optimale Reiseunterstützung zu garantieren.
• Strukturiertes Offboarding: Du verantwortest den reibungslosen und professionellen Offboarding-Prozess.

Der Feel-Good-Faktor:

• Versorgungs-Hero: Von Kaffee, Snacks und Obst bis hin zu Hygieneartikeln und Büromaterial. Du übernimmst die Bestellungen (Amazon, Flaschenpost etc.).
• Zentrale Anlaufstelle: Du bist der wichtige Empfangspunkt für Post, Pakete, Kuriere sowie Handwerker.
• Office-Support: Du bist die erste Hilfe bei kleinen Notfällen (Drucker streikt, Kaffeemaschine muckt auf) und für das Schlüsselmanagement zuständig.
• Event-Unterstützung: Du hilfst bei der Organisation von Team-Meetings, Geburtstagen und größeren Events (Catering, Raum-Vorbereitung).
• Stängchen-Dealer: Last but not least: Du bist der/die Held:in für unsere tierischen Teammitglieder! Du übernimmst die Bestellung der geliebten Snacks und stellst sicher, dass unsere flauschigen Vierbeiner mit ausreichend Aufmerksamkeit und Leckerbissen verwöhnt werden.

Deine Mission

Das klingt nach dir – zumindest in einigen Punkten? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen:

• Du strukturiert arbeitest, aber flexibel bleibst – auch im größten Trubel behältst du den Überblick.
• Organisation & Pragmatismus: Du behältst den Kopf klar, auch wenn der Wasserspender streikt und der DHL-Bote klingelt.
• Kommunikationstalent: Du löst Probleme charmant und effektiv – egal ob mit der Hausverwaltung oder im Slack-Chat.
• Eigenverantwortung und Teamarbeit sind für dich so unzertrennlich wie Kaffee und Montag.
• Und zum Schluss das Wichtigste: Humor ist uns wichtig. Wenn du über dich selbst lachen kannst, bist du bei uns genau richtig.

Das bringst du mit

Du musst kein Häkchen bei allen Punkten setzen können, aber ein paar Skills erleichtern dir den Start bei uns:

• Ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung (z. B. in Büroverwaltung).
• Erste Erfahrungen im Office Management sind von Vorteil, wichtiger ist uns jedoch dein Wille, Neues zu lernen.
• Du bist sicher im Umgang mit gängigen Tools und hast ein gutes Auge fürs Detail.
• Fließendes Deutsch ist ein Muss, Englischkenntnisse ein Plus.