Office Assistenz (m/w/d)

KION Group; Bayern; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderne IT-Ausstattung

Employee Assistance Program

Deutschlandticket Zuschuss

Parkplätze

Dienstrad Leasing

Mitarbeiter-Rabatte

Job summary

KION Group sucht eine Office Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung des IT-Managements in Aschaffenburg/Frankfurt am Main. Befristet bis 31.12.2028, mit flexibler Arbeitszeit und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung bzw. Studium, starke Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung in Büroorganisation, Reisemanagement und Nutzung von KI-Tools mit. Modernes IT-Setup und umfangreiche Benefits erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, mehrjährige Assistenz-Erfahrung, ideal Management-Level.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook; professionelle Präsentationen.
• Erfahrung in Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, einschließlich Reisebuchung und Reisekostenabrechnung.
• Idealerweise Einsatz von generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot zur Prozessoptimierung.
• Kenntnisse in Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen (z. B. SAP ESS) und Abwesenheitenpflege.

Responsibilities

• Unterstützung des IT-Managements im Tagesgeschäft; eigenständige Kalender- und Terminorganisation.
• Vorbereitung von Präsentationen und Meetings; zentraler Ansprechpartner vor Ort.
• Koordination zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitenden, Stakeholdern und externen Dienstleistern.
• Empfang, Post, Materialverwaltung, Zutrittsmanagement; Organisation von Meetings, Workshops und Events.
• Dienstreisen in Zusammenarbeit mit AMEX GBT buchen; Travel Policy beachten; Reisekostenabrechnung in ADP.
• Zeiterfassung in SAP ESS, Abwesenheiten, Reportings; Schnittstelle zu Payroll und HR.
• Pflege von Dokumenten, Teams-Bereichen; Ablage; Einhaltung interner Richtlinien.
• Standortprojekte wie Renovierungen/Umzüge planen und koordinieren.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

MS Teams

PowerPoint

Excel

Outlook

Reiseplanung

SAP ESS

Koordination

KI Copilot

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium

Tools

SAP ESS

Microsoft Copilot

ADP

AMEX GBT

Job description

Organisation ist Dein Ding und Du bist gerne mittendrin statt nur dabei? Für unser IT-Team in Aschaffenburg/Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2028, eine Office Assistenz (m/w/d). Dich erwartet eine vielseitige Rolle, in der Du Dein Organisationstalent, Deine Kommunikationsstärke und Deine Eigeninitiative einbringen kannst, unser IT-Management im Tagesgeschäft unterstützt und dafür sorgst, dass im Team alles rundläuft.

We offer:

Ein Unternehmen mit Zukunft: Schon heute beschäftigen wir als börsennotiertes M-Dax Unternehmen mehr als 42.000 MitarbeiterInnen in über 100 Ländern und treiben damit maßgeblich die Zukunft der Intralogistik voran verfolgen dabei eine klare Nachhaltigkeitsstrategie

Gemeinsam vorankommen:

Standardisierter und dokumentierter Feedbackprozess mit internationalen Karrieremöglichkeiten und individuellen Weiterbildungsangeboten

Individuelle Benefits:

• Moderne IT-Ausstattung (auch für das Home Office) & Mobile Devices
• Employee Assistance Program -ganzheitliches Unterstützungsprogramm für individuelle Krisensituationen
• bezuschusstes Deutschlandticket
• Parkplätze
• Möglichkeit zum Leasen eines Dienstrads
• Exklusive Vorteile / Rabatte für MitarbeiterInnen

Unsere Basics:

• Flexible Arbeitszeiten
• Teilzeitmodelle
• Möglichkeit zum regelmäßigen Mobilen Arbeiten aus dem Home Office
• Gleitzeitkonto
• attraktives Vergütungspaket
• betriebliche Altersvorsorge
• Kantine

Tasks and Qualifications:

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2028.

Deine Aufgaben

• Du assistierst unserem IT-Management im Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig die Kalender- und Terminorganisation sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Meetings.
• Dabei behältst Du auch die Action Items im Blick
• Als zentrale Schnittstelle koordinierst Du die Zusammenarbeit zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Business-Stakeholdern und externen Dienstleistern
• Du bist erster Ansprechpartner für allgemeine Fragen vor Ort und unterstützt unsere IT-Kolleginnen und -Kollegen bei administrativen und organisatorischen Themen, beispielsweise rund um Empfang, Post, Materialienverwaltung oder Zutrittsmanagement
• Du organisierst Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuche und kümmerst Dich dabei um alles, was dazugehört: von Räumen und Technik über Catering bis hin zu Reiseorganisation
• Du koordinierst und buchst Dienstreisen in Zusammenarbeit mit AMEX GBT und unterstützt bei Fragen zur Travel Policy sowie zur Reisekostenabrechnung in ADP
• Du betreust die Zeiterfassung in SAP (ESS), An- und Abwesenheiten, koordinierst Korrekturen und Reportings und bist Schnittstelle zu den Key Usern, der Payroll und HR
• Du koordinierst Dokumenten- und Informationsprozesse, pflegst unter anderem Teams-Bereiche, übernimmst die Erstellung sowie die Ablage von Dokumenten und stellst sicher, dass interne Richtlinien eingehalten werden
• Bei Standortprojekten, wie Renovierungen oder internen Umzügen, arbeitest Du eng mit dem Standortverantwortlichen zusammen und unterstützt bei der Planung und Koordination

Das bringst Du mit

Deine fachlichen Qualifikationen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Management-Level
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Im Umgang mit MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook bist Du sicher und hast Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen
• Du bringst Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen mit, von der Reisebuchung über die Einhaltung von Reiserichtlinien bis hin zur Reisekostenabrechnung
• Idealerweise hast Du bereits mit generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot gearbeitet und weißt, wie Du diese zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsprozessen einsetzen kannst
• Kenntnisse in Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen, beispielsweise SAP (ESS), sowie in der Pflege von Anwesenheits- und Zeiterfassungsdaten sind von Vorteil

Deine persönlichen Stärken

• Du überzeugst durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles sowie serviceorientiertes Auftreten
• Deine Arbeitsweise ist strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert, und Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
• Du kannst Prioritäten sicher setzen und unterschiedliche Aufgaben und Projekte eigenständig und zuverlässig koordinieren
• Du bist flexibel und kannst gelegentlich auch aus unserem KION HQ in Frankfurt am Main arbeiten

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