Office Assistenz am Empfang (m/w/d)

LEiTMOTiF Creators GmbH; Ismaning, Ingolstadt; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

In einem dynamischen Umfeld sucht ein innovatives Unternehmen einen Empfangsmitarbeiter, der für die professionelle Begrüßung von Gästen und die Verwaltung des Empfangs verantwortlich ist. Diese Rolle erfordert hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und eine serviceorientierte Einstellung. Sie sind das Gesicht des Unternehmens und spielen eine zentrale Rolle bei der Organisation des Büros. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise haben und gerne in einem lebhaften Team arbeiten, ist diese Position genau das Richtige für Sie. Nutzen Sie die Gelegenheit, in einem professionellen Umfeld zu wachsen und Ihre Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Kundenservice zu erweitern.

Qualifikationen

• Freundliches und professionelles Auftreten mit hoher Serviceorientierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Empfang und Begrüßung von Gästen sowie Verwaltung des Posteingangs.
• Unterstützung bei internen Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Organisationstalent

Multitasking

Diskretion

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich

vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

gängige Bürosoftware-Programme

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Empfang und Begrüßung von Gästen und Besuchern
  • Professionelle und freundliche Begrüßung von Gästen und Kunden am Empfang
  • Weiterleitung von Besuchern an die zuständigen Ansprechpartner oder Abteilungen
• Telefonzentrale und Kommunikation
  • Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
  • Beantwortung allgemeiner Anfragen und Weiterleitung an die richtigen Abteilungen
• Büroorganisation und Verwaltung
  • Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs
  • Bearbeitung von Paket- und Versandaufträgen
  • Verwaltung von Bürobedarf und Bestellung von Verbrauchsmaterialien
  • Unterstützung beim Fuhrpark-Management
• Unterstützung bei internen Verwaltungsaufgaben
  • Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten oder Berichten
  • Bearbeitung von Anfragen und Anträgen innerhalb des Unternehmens
• Allgemeine Büro- und Empfangsverwaltung
  • Aufrechterhaltung einer sauberen und organisierten Empfangslobby
  • Vorbereitung von Besprechungsräumen und Bereitstellung von Getränken für Besprechungen oder Gäste

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Freundliches und professionelles Auftreten
  • Hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • Freundliche und hilfsbereite Einstellung gegenüber Gästen und Mitarbeitern
• Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise Erfahrung im Empfangsbereich oder in einem serviceorientierten Berufsfeld
• Zuverlässigkeit und Organisationstalent
  • Strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
  • Hohe Eigenverantwortung und präzise Arbeitsweise
• Gute EDV-Kenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und anderen gängigen Bürosoftware-Programmen
• Multitasking und Flexibilität
  • Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
  • Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
  • Einhaltung von Datenschutzbestimmungen