Office Administrator (Office Management) (m / w / d)

itprocess GmbH; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die itprocess GmbH, ein Experte für IT-Lösungen in Karlsruhe, sucht einen engagierten Office Administrator. Sie unterstützen den Office Manager und arbeiten eng mit Beratern zusammen, um administrative Prozesse zu optimieren. In einem dynamischen Team profitieren Sie von Karrierechancen und einer familiären Arbeitsatmosphäre.

Leistungen

Private Krankenzusatzversicherung

Kinder-Betreuungszuschuss

Kantinen-Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenlose Getränke und Snacks

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in Controlling, Finance oder Administration.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Starkes Engagement und proaktives Handeln.

Aufgaben

• Unterstützung des Office Managers bei administrativen Aufgaben.
• Begleitung von Projektierungs- und Projektabwicklungsprozessen.
• Verantwortung für Kommunikation und Reisekostenabrechnung.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikation

Analytisches Verständnis

Eigenmotivation

Flexibilität

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (insbesondere Excel)

Jobbeschreibung

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Die itprocess GmbH mit Sitz in Karlsruhe ist ein Experte für ganzheitliche IT-Lösungen, spezialisiert auf SAP-Optimierung, Drittsoftware-Auswahl und digitale Transformation. Mit einem erfahrenen Team, das prozessbezogen über SAP-Modulgrenzen hinweg berät, legt das Unternehmen einen starken Fokus auf Change-Management als Schlüssel zum Projekterfolg. Dabei wird besonders Wert auf ROI und Investitionssicherheit gelegt, um Mittelstandsunternehmen optimale Lösungen anzubieten. Als Teamplayer in der Branche ist die itprocess GmbH bekannt für ihre maßgeschneiderten Lösungen und langfristigen Erfolge.

Die itprocess GmbH sucht einen engagierten Office Administrator (Office Management) (m/w/d), der Teil eines dynamischen Teams werden möchte, das auf Professionalität, Zusammenarbeit und Innovation setzt. Wenn du die Chance ergreifen möchtest, in einem Unternehmen zu arbeiten, das sich durch seine nachhaltigen IT-Lösungen und Teamorientierung auszeichnet, dann freuen wir uns darauf, von dir zu hören.

Aufgaben

• Du unterstützt den Office Manager direkt und entlastest ihn bei allen betriebswirtschaftlichen und administrativen Aufgaben – mit Verantwortung für eigene Teilbereiche
• Du arbeitest eng mit unseren Consultants bei operativen und administrativen Prozessen zusammen
• Du begleitest den Projektierungs- und Projektabwicklungsprozess kaufmännisch – von der Projektstruktur über die Abrechnung bis hin zu Controlling, Analysen und Berichten
• Du übernimmst Verantwortung in den Bereichen Kommunikation, Einsatzüberwachung und Reisekostenabrechnung
• Du unterstützt bei der Erstellung von Managementreports, Budgets, Forecasts und Ad-hoc-Auswertungen
• Du bearbeitest Eingangsrechnungen sowie die Reisekostenabrechnungen unserer internen Mitarbeiter
• Du wirkst bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unserem externen Steuerberater mit
• Du bist Ansprechpartner:in für unsere nationalen und internationalen Kolleg:innen, Steuerberater und externe Dienstleister
• Du arbeitest mit und pflegst unsere internen Datenbanken
  
  

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie eine entsprechende Qualifikation bilden die Grundlage deiner Expertise
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Controlling, Finance oder Administration machen dich sicher in deinem Handeln
• Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
• Vorausschauendes Denken und die Fähigkeit, Aufgaben frühzeitig zu erkennen und anzupacken, zeichnen dich aus
• Unternehmerisches Denken, analytisches Verständnis und konzeptionelle Stärke zählen zu deinen wesentlichen Fähigkeiten
• Eine hohe Eigenmotivation, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit prägen deine Arbeitsweise
• Es macht dir Spaß, durch dein proaktives Handeln das Team und den Office Manager spürbar zu entlasten
• Der routinierte Umgang mit dem MS Office-Paket, insbesondere Excel, gehört für dich zum Alltag
• Engagement, Flexibilität und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität bringst du selbstverständlich mit
• Du trittst freundlich und hilfsbereit auf – auch wenn es hektisch wird
• Qualität, Genauigkeit und Pünktlichkeit haben bei dir einen hohen Stellenwert
  
  

Wir bieten

• Optimale Karrierechancen und Weiterbildungsmöglichkeiten in einem jungen und wachsenden Unternehmen
• Ein modernes Büro in attraktiver Lage und idealer Verkehrsanbindung in Karlsruhe
• Garantierten Wohlfühlfaktor durch unsere familiäre Arbeitsatmosphäre
• Gemeinsame regelmäßige Mitarbeiterevents mit jeder Menge Spaß
• Beste Versorgung durch eine private Krankenzusatzversicherung (Krankenhaus, Zahnvorsorge + Zahnersatz)
• Pro Kind einen Kinder-Betreuungszuschuss über 100€ monatlich
• Kantinen-Zuschuss an deinen Office-Tagen
• Bis zu zwei Jobräder deiner Wahl
• Eine betriebliche Altersvorsorge, die für deine Zukunft sorgt
• Kostenlose Getränke, Obst oder Süßes…sowie viele weitere Benefits
  
  

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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Karrierestufe

Beschäftigungsverhältnis

• Beschäftigungsverhältnis

  Vollzeit

Tätigkeitsbereich

• Tätigkeitsbereich

  Verwaltung

Branchen

• Branchen

  Verwaltungs- und Supportdienstleistungen

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