Office Administrator in Teilzeit (20-24h)

itprocess GmbH; Karlsruhe; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

itprocess GmbH, ein dynamisches Unternehmen in der SAP-Beratung, sucht nach einer engagierten Person zur Unterstützung des Office Managers. Sie werden verantwortlich für administrative Aufgaben, Controlling-Prozesse und die Kommunikation mit internen sowie externen Partnern. Wir bieten eine flexible Arbeitsatmosphäre, in der individuelle Stärken gefördert und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten geboten werden.

Leistungen

Karrierechancen und Weiterbildungsmöglichkeiten

Modernes Büro in attraktiver Lage

Familiäre Arbeitsatmosphäre

Regelmäßige Mitarbeiterevents

Private Krankenzusatzversicherung

Kinder-Betreuungszuschuss

Kantinen-Zuschuss

Jobräder

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenlose Getränke und Snacks

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in Controlling, Finance oder Administration.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.

Aufgaben

• Unterstützung des Office Managers bei betriebswirtschaftlichen Aufgaben.
• Begleitung des Projektierungs- und Projektabwicklungsprozesses.
• Erstellung von Managementreports, Budgets und Forecasts.

Kenntnisse

Vorausschauendes Denken

Eigenmotivation

Analytisches Verständnis

Konzeptionelle Stärke

Flexibilität

Kommunikation

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Wir sind digitale Vordenker in der SAP-Beratung, die werteorientiert und pragmatisch den Kundennutzen in den Mittelpunkt stellen. Ein guter Team-Spirit mit kurzen Entscheidungswegen geprägt von gegenseitigem Vertrauen zeichnet unser Betriebsklima aus.

Dabei gehört die Wertschätzung eines jeden Einzelnen zu unserem Selbstverständnis.

Wir fördern Deine individuellen Stärken, denn jede Persönlichkeit bringt unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse mit. Flexibilität bieten wir auch in der Ausgestaltung von Tätigkeiten und Verantwortungsbereichen - So kannst Du bei uns Deinen persönlichen Weg finden.

Aufgaben

• Du unterstützt den Office Manager direkt und entlastest ihn bei allen betriebswirtschaftlichen und administrativen Aufgaben – mit Verantwortung für eigene Teilbereiche
• Du arbeitest eng mit unseren Consultants bei operativen und administrativen Prozessen zusammen
• Du begleitest den Projektierungs- und Projektabwicklungsprozess kaufmännisch – von der Projektstruktur über die Abrechnung bis hin zu Controlling, Analysen und Berichten
• Du übernimmst Verantwortung in den Bereichen Kommunikation, Einsatzüberwachung und Reisekostenabrechnung
• Du unterstützt bei der Erstellung von Managementreports, Budgets, Forecasts und Ad-hoc-Auswertungen
• Du bearbeitest Eingangsrechnungen sowie die Reisekostenabrechnungen unserer internen Mitarbeiter
• Du wirkst bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unserem externen Steuerberater mit
• Du bist Ansprechpartner:in für unsere nationalen und internationalen Kolleg:innen, Steuerberater und externe Dienstleister
• Du arbeitest mit und pflegst unsere internen Datenbanken

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie eine entsprechende Qualifikation bilden die Grundlage deiner Expertise
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Controlling, Finance oder Administration machen dich sicher in deinem Handeln
• Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
• Vorausschauendes Denken und die Fähigkeit, Aufgaben frühzeitig zu erkennen und anzupacken, zeichnen dich aus
• Unternehmerisches Denken, analytisches Verständnis und konzeptionelle Stärke zählen zu deinen wesentlichen Fähigkeiten
• Eine hohe Eigenmotivation, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit prägen deine Arbeitsweise
• Es macht dir Spaß, durch dein proaktives Handeln das Team und den Office Manager spürbar zu entlasten
• Der routinierte Umgang mit dem MS Office-Paket, insbesondere Excel, gehört für dich zum Alltag
• Engagement, Flexibilität und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität bringst du selbstverständlich mit
• Du trittst freundlich und hilfsbereit auf – auch wenn es hektisch wird
• Qualität, Genauigkeit und Pünktlichkeit haben bei dir einen hohen Stellenwert

Benefits

• Optimale Karrierechancen und Weiterbildungsmöglichkeiten in einem jungen und wachsenden Unternehmen
• Ein modernes Büro in attraktiver Lage und idealer Verkehrsanbindung in Karlsruhe
• Garantierten Wohlfühlfaktor durch unsere familiäre Arbeitsatmosphäre
• Gemeinsame regelmäßige Mitarbeiterevents mit jeder Menge Spaß
• Beste Versorgung durch eine private Krankenzusatzversicherung (Krankenhaus, Zahnvorsorge + Zahnersatz)
• Pro Kind einen Kinder-Betreuungszuschuss über 100€ monatlich
• Kantinen-Zuschuss an deinen Office-Tagen
• Bis zu zwei Jobräder deiner Wahl
• Eine betriebliche Altersvorsorge, die für deine Zukunft sorgt
• Kostenlose Getränke, Obst oder Süßes…sowie viele weitere Benefits