Office Administrator

ACS Time Critical; Kelsterbach; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein globaler Anbieter von Logistikservices in Kelsterbach sucht einen Mitarbeiter für die Auftragsbearbeitung. Die Aufgaben umfassen die Erfassung von Aufträgen, die Prüfung von Eingangsrechnungen und die Unterstützung bei Monatsabschlüssen. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrungen im Logistikbereich mitbringen. Zudem sind sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.

Leistungen

28 Urlaubstage

Karrierechancen

Jährliche Sommer- und Weihnachtsfeiern

Freundliches Arbeitsumfeld

Qualifikationen

• Idealerweise Erfahrung mit internationalen Lieferketten.
• Erfahrung mit Buchhaltungsprozessen.
• Organisationstalent für Nachverfolgung und Datenpflege.

Aufgaben

• Erfassung und Pflege von Aufträgen in der Buchungs- und Transportsoftware.
• Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen.
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

Erfahrung im Bereich Logistik

Kenntnisse in der Auftragsbearbeitung

Gute MS Excel-Kenntnisse

Deutsch: verhandlungssicher

Englisch: sehr gute Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung als Speditionskaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder Bürokaufmann/-frau

Jobbeschreibung

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Job Description

Die Aufgaben umfassen unter anderem, sind jedoch nicht beschränkt auf:

• Erfassung und Pflege von Aufträgen in unserer internen Buchungs- und Transportsoftware
• Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen unserer Supplier (Kuriere, Airlines, Handling Agents etc.)
• Abstimmung mit der Buchhaltungsabteilung in London zur ordnungsgemäßen Rechnungsfreigabe und termingerechten Bezahlung
• Bearbeitung und Beantwortung von Rückfragen und Klärfällen mit unseren Lieferanten (z.B. bei Abweichungen oder fehlenden Informationen)
• Nachverfolgung fehlender Lieferantenrechnungen und Pflege entsprechender Übersichten
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen, z.B. durch Aufbereitung buchungsrelevanter Daten
• Unterstützung des operativen Teams (z.B. Tracking von Aufträgen, buchen von Flugtickets, Hotels etc.)
• Pflege und Aktualisierung von Lieferanten- und Kundenstammdaten
• Archivierung und Ablage von auftragsbezogenen Dokumenten
• Unterstützung bei der Einhaltung interner Compliance- und Qualitätsrichtlinien
• Kommunikation in deutscher und englischer Sprache, auch im internationalen Umfeld (z.B. mit Londoner Zentrale)

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung z.B. als Speditionskaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Ausbildung.
• Erfahrung im Bereich Logistik, Transport oder Buchhaltung
• Kenntnisse in der Auftragsbearbeitung, Rechnungsprüfung und Lieferantenkommunikation
• Idealerweise Erfahrung mit internationalen Lieferketten (Airlines, Kuriere etc.)
• Erfahrung mit Buchhaltungsprozessen
• Grundverständnis von Rechnungsfreigabe, Kontierung und Monatsabschluss
• Sicherer Umgang mit Software
• Gute MS Excel-Kenntnisse (z.B. für Übersichten, Datenpflege)
• Deutsch: verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Englisch: sehr gute Kenntnisse, besonders im schriftlichen und geschäftlichen Kontext (für Kommunikation mit der Zentrale in London und internationalen Partnern)
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit (enge Zusammenarbeit mit operativem Team und Buchhaltung)
• Kommunikationsstärke (besonders im Umgang mit Lieferanten und im internationalen Kontext)
• Eigeninitiative und Problemlösungskompetenz (bei Klärfällen oder fehlenden Dokumenten)
• Organisationstalent (für Nachverfolgung, Ablage und Datenpflege)

Additional Information

Was wir bieten:

• 28 Urlaubstage, die mit der Betriebszugehörigkeit steigen
• Karrierechancen
• Jährliche Sommer- und Weihnachtsfeiern
• Ein freundliches, unterhaltsames und spannendes Arbeitsumfeld
• Arbeit bei einem globalen Akteur und führenden Anbieter von Luftcharterflügen

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