Mitarbeiterin Verwaltung (m / w / d)

Die mit Sitz im Essener Stadtzentrum bietet 750 Ausbildungsplätze im Pflegebereich. Wir sind eng mit unseren Kooperationspartnern aus den Bereichen der Akut-, Langzeit- und ambulanten Pflege vernetzt, und können somit eine bestmögliche Qualität für unsere Ausbildungen gewährleisten. Neben dem Ausbildungsangebot werden Fort- und Weiterbildungen für Praxisanleiter:innen und Alltagsbetreuer:innen angeboten, weitere Angebote für Pflegefachkräfte und pflegende Angehörige sind geplant. Künftig wird auch das Angebot rund um die ATA / OTA-Ausbildung erweitert.

Zur Unterstützung unseres Verwaltungsteams suchen wir ab sofort in Vollzeit eine:n Mitarbeiter:in Verwaltung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

1. Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben: Empfang, Telefonzentrale, Postein- und -ausgang
2. Auszubildendenverwaltung (PlanAcad, MyIKE): Bewerbermanagement, Aktenverwaltung, Fehlzeitenmanagement, Zeugnisverwaltung
3. Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Schulungsveranstaltungen: Anmeldungen, Abrechnung
4. Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten: Kassenbuch, Rechnungsbearbeitung, Faktura, Kontenabstimmung, Statistiken
5. IT Support: First-Level-Support in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister, PlanAcad-Administration, digitale Unterstützung unserer Dozent:innen, Pädagog:innen und Auszubildenden
6. Fachliche Voraussetzungen: Abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Beruf, z.B. Kaufmann:frau im Gesundheitswesen oder eine vergleichbare Ausbildung
7. Berufserfahrung: Idealerweise praktische Erfahrung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich in einer Pflegeschule
8. Kommunikationsstärke: Sichere kommunikative Fähigkeiten für den effektiven Austausch mit Schulleitungen, Verwaltungsleitung, Pädagog:innen, Dozent:innen, Auszubildenden und Behörden
9. Teamfähigkeit: Gute Zusammenarbeit im Team
10. Flexibilität: Bereitschaft, an beiden Schulstandorten tätig zu sein; Möglichkeit des mobilen Arbeitens
11. Hohe IT-Affinität: Digitale Unterstützung in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister
12. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse: Effizientes und zielgerichtetes Arbeiten mit Office-Tools

Unser Angebot

1. Flache Hierarchien: Ein offenes und kooperatives Arbeitsumfeld, in dem Ideen und Engagement geschätzt werden
2. Enge Zusammenarbeit im Team: Mitgestaltung der Zukunft der Schule in einem sehr gut funktionierenden Team
3. Modernes Arbeitsumfeld: Neu eingerichtete Büros an beiden Schulstandorten
4. Arbeitgeberfinanzierte Fortbildung: Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre berufliche Entwicklung
5. Sichere Vergütung nach AVR: Angemessene und transparente Bezahlung
6. Betriebsrente bei der KZVK: 5,6 % vom Bruttogehalt für eine zusätzliche Altersvorsorge
7. Vielseitige Mitarbeitervorteile und Rabatte: Attraktive Vergünstigungen, z.B. durch Corporate Benefits, JobRad