Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat

Karlsruher Institut für Technologie; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Karlsruher Institut für Technologie sucht eine/n Mitarbeiterin/Mitarbeiter im Institutssekretariat. In dieser Rolle sind Sie für die allgemeine Büroorganisation sowie die Koordination von Seminarveranstaltungen und Besuchern zuständig. Profitieren Sie von hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld und attraktiven Angeboten zur persönlichen Weiterentwicklung.

Leistungen

Flexibles Arbeitszeitmodell

Zuschuss zum Jobticket

Diverse Sport- und Freizeitangebote

Kinder- und Ferienbetreuungsangebote

Qualifikationen

• Erforderlich sind gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Verwaltung ist notwendig.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Powerpoint).

Aufgaben

• Allgemeine Aufgaben im Sekretariats- und Institutsbetrieb übernehmen.
• Organisation von Seminarveranstaltungen und wissenschaftlichen Projekttreffen.
• Koordination der Bewerbungen und Pflege der Institutswebseite.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat

Organisationseinheit

Institut für Mikroverfahrenstechnik (IMVT)

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen allgemeine Aufgaben im Sekretariats- und Institutsbetrieb. Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Postbearbeitung des Instituts, interne Koordination (Besucheranmeldung, Raumreservierung, Koordination, Bestuhlung, Bewirtung etc.)
• Bearbeitung Aushänge aller Art sowie Telefonsekretariat
• Organisation der Seminarveranstaltungen (Übertragung der Vorträge in die Seminarliste, Ankündigung der Seminarvorträge und auf der Webseite), wissenschaftlichen Projekttreffen und Workshops sowie von Besuchern am Institut
• Koordination der Bewerbungen und des Online-Bewerberportals sowie Pflege der Institutswebseite
• Abrechnung von Barauslagen, Koordination Rechnungswesen mit internen Ansprechpartnern

Eintrittstermin

Sie verfügen über:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement oder über eine vergleichbare Ausbildung
• ein sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Verwaltung
• Organisationsfähigkeit
• Kommunkationsfähigkeit (mündlich, schriftlich)
• Teamfähigkeit
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

2 Jahre

Bewerbungsfrist bis

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Karin Krämer, Mail: [e-mail], Tel: [phone].

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer197/2025.

Ausschreibungsnummer: 197/2025

Wir strebeneine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mitBeschäftigten (w/m/d) an und würden uns daherinsbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.Bei gleicherEignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

gemeinsam einzigartig

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat

Organisationseinheit

Institut für Mikroverfahrenstechnik (IMVT)

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen allgemeine Aufgaben im Sekretariats- und Institutsbetrieb. Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Postbearbeitung des Instituts, interne Koordination (Besucheranmeldung, Raumreservierung, Koordination, Bestuhlung, Bewirtung etc.)
• Bearbeitung Aushänge aller Art sowie Telefonsekretariat
• Organisation der Seminarveranstaltungen (Übertragung der Vorträge in die Seminarliste, Ankündigung der Seminarvorträge und auf der Webseite), wissenschaftlichen Projekttreffen und Workshops sowie von Besuchern am Institut
• Koordination der Bewerbungen und des Online-Bewerberportals sowie Pflege der Institutswebseite
• Abrechnung von Barauslagen, Koordination Rechnungswesen mit internen Ansprechpartnern

Eintrittstermin

ab sofort

Ihre Qualifikation

Sie verfügen über:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement oder über eine vergleichbare Ausbildung
• ein sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Verwaltung
• Organisationsfähigkeit
• Kommunkationsfähigkeit (mündlich, schriftlich)
• Teamfähigkeit
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

2 Jahre

Bewerbungsfrist bis

30.06.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Karin Krämer, Mail: [e-mail], Tel: [phone].

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer197/2025.

Ausschreibungsnummer: 197/2025

Wir strebeneine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mitBeschäftigten (w/m/d) an und würden uns daherinsbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.Bei gleicherEignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau König
Telefon: [phone],

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen

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