Mitarbeiterin/Mitarbeiter (w/m/d) - Arbeitsbereich Organisation für das Vorzimmer der Leitung

Hauptzollamt Regensburg; Regensburg; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichenD

Familienbewusste Personalpolitik

30 Tage Erholungsurlaub

Fort- und Weiterbildungsangebote

Deutschland-Jobticket

Job summary

Das Hauptzollamt Regensburg sucht eine engagierte Fachkraft für Büroorganisation und Assistenz. Sie bearbeiten Telefonate, E-Mails, erstellen Übersichten und Präsentationen und unterstützen die Verwaltung im täglichen Betrieb.

Zu den Aufgaben gehören Terminplanung, Reisekoordination und Besucherbetreuung. Voraussetzungen sind eine beamtenrechtliche Qualifikation, Bereitschaft zu Fortbildungen, Führerschein B und sichere MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene Laufbahnausbildung im mittleren nichttechnischen Dienst oder gleichwertige beamtenrechtliche Qualifikation.
• Bereitschaft zu Dienstreisen und Fortbildungen (ggf. mehrtägig bundesweit).
• Führerschein Klasse B/3 erforderlich.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Diskretion, Zuverlässigkeit und gutes Ausdrucksvermögen.

Responsibilities

• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails.
• Internetrecherchen, Tabellen, Übersichten und Präsentationen erstellen/überarbeiten.
• Dokumentenablage digital und analog verwalten.
• Dienstreise- und Terminmanagement sowie Besucherbetreuung vor Ort.
• Unterstützung im Bereich Organisation und Service.

Skills

MS Office

Organisationstalent

Kommunikation

Education

mittlerer Dienst

Verwaltungsfachangestellte/r

Justizfachangestellte/r

Tools

MS Office

Job description

Als Ortsebene der Zollverwaltung unter dem Dach des Bundesministeriums der Finanzen nimmt das Hauptzollamt Regensburg mit seinen rund 930 Beschäftigten die operative Aufgabenerledigung des Zolls wahr. Wir sichern täglich die Leistungsfähigkeit unseres Gemeinwesens, fördern den Wirtschaftsstandort Deutschland und tragen zur Stabilisierung unserer Sozialsysteme bei. Wir schützen die Wirtschaft vor Wettbewerbsverzerrungen, die Verbraucher vor mangelhaften Waren aus dem Ausland und die Bevölkerung vor den Folgen grenzüberschreitender organisierter Kriminalität.

Aufgaben

• Büroorganisation:
  • Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails
  • Durchführung von Internetrecherchen
  • Erstellung und Bearbeitung von Tabellen, Übersichten und Präsentationen
  • Erstellung, Verwaltung, Vervielfältigung und strukturierte Ablage von (digitalem) Schriftgut
  • Verwaltung und Pflege von (digitalen) Akten und Dokumenten
• Termin- und Dienstreisemanagement:
  • Koordinierung von Telefonkonferenzen und Terminen
  • Organisatorische und technische Vorbereitung von Besprechungen und Dienstreisen
  • Unterstützung bei der Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Delegationen aus dem In- und Ausland
• Unterstützung im Bereich Organisation und Service
• Die Bereitschaft zur Übernahme anderer Aufgaben im Einzelfall wird vorausgesetzt.

Anforderungen

• Sie haben:
  • eine erfolgreich abgeschlossene Laufbahnausbildung des mittleren nichttechnischen Dienstes und erfüllen die beamtenrechtlichen Voraussetzungen für die Übernahme in die Zollverwaltung oder
  • einen erfolgreichen Abschluss der Angestelltenprüfung I oder
  • einen erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, als Justizfachangestellte/r, als Notarfachangestellte/r, als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, als Sozialversicherungsfachangestellte/r, als Steuerfachangestellte/r oder
  • einen erfolgreichen Abschluss einer mit vorgenannten Ausbildungen vergleichbaren Ausbildung mit den Schwerpunkten Recht/ und oder Wirtschaft oder
  • einen erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung als Bankkaufmann/-frau, als Industriekaufmann/-frau, als Speditionskaufmann/-frau, als Kaufmann/-frau für Versicherungen und Finanzen, als Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel, als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau, als Fachangestellte/r für Bürokommunikation
• Weiterhin haben Sie
  • die Bereitschaft zur ständigen fachlichen Fortbildung
  • die Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen und Fortbildungsmaßnahmen (ggf. auch mehrtägig und bundesweit)
  • die Eignung und Bereitschaft zum Führen eines Dienst-Kfz: gültiger Führerschein der Klasse 3 bzw. B (kein Führerschein auf Probe)
  • die Bereitschaft, sich bei Bedarf einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen
• Wir wünschen uns zudem:
  • Erfahrungen im Büromanagement und/oder in Assistenz- bzw. Sekretariatsaufgaben
  • Anwenderkenntnisse der MS-Office-Produkte (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
  • Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit sowie Verschwiegenheit
  • Eigeninitiative, Flexibilität wie auch die Fähigkeit zu selbstständigem und eigenverantwortlichem Handeln
  • sehr gute Umgangsformen sowie sicheres, adressatenorientiertes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • Belastbarkeit und Dienstleistungsorientierung

Wir bieten

• einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• als mit dem Zertifikat berufundfamilie und beruf&vielfalt ausgezeichnete Arbeitgeberin eine familienbewusste und lebensphasenorientierte Personalpolitik
• einen abwechslungsreichen und anspruchsvollen Arbeitsplatz in einem engagierten Team
• flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeitregelung und Überstundenausgleich durch digitale Zeiterfassung
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche
• „Training on the Job“, um Sie an Ihre Aufgaben heranzuführen sowie stetige interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein vergünstigtes Großkundenticket („Deutschland-Jobticket“) inkl. Arbeitgeberzuschuss

Tarifbeschäftigten bieten wir:

• eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche)
• eine Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD Bund
• die Möglichkeit der Verbeamtung, sofern die Voraussetzungen hierfür vorliegen

Einstellung bzw. Übernahme

Tarifbeschäftigte: Die Einstellung von Tarifbeschäftigten (w/m/d) erfolgt zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der EntgGr. 6 TV EntgO Bund. Die Erfahrungsstufe bei Tarifbeschäftigten richtet sich nach § 16 TVöD Bund.

Beamtinnen/Beamte: Voraussetzung einer Übernahme von Beamtinnen/Beamten (w/m/d) ist die Abgabebereitschaft der aktuellen Dienstbehörde. Die Übernahme von Beamtinnen/Beamten (w/m/d) erfolgt – im Einvernehmen mit dem Dienstherrn bzw. der abgebenden Behörde – zum nächstmöglichen Zeitpunkt vorerst im Rahmen einer Abordnung und bei Vorliegen der Voraussetzungen (u.a. Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst) in der BesGr. A 7 der BBesO. Statusgerechte Einstellungen bzw. Übernahmen von Beamtinnen/Beamten (w/m/d) anderer Verwaltungen, die die konstitutiven Anforderungen erfüllen, sind hierbei nach Einzelfallprüfung bis BesGr. A 8 der BBesO grundsätzlich möglich. Probezeitbeamtinnen/-beamte sowie Beamtinnen und Beamte auf Widerruf sind nicht zugelassen.

Kreis der Bewerbenden

Die Stellenausschreibung richtet sich ausschließlich an externe Bewerberinnen und Bewerber (w/m/d).

Unsere Gleichstellungspolitik

Die Zollverwaltung fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Sie ist bestrebt, den Frauenanteil zu erhöhen und ist daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert.

Schwerbehinderte Menschen sind in der Zollverwaltung willkommen. Die Zollverwaltung ist bestrebt, die Inklusion für eine behindertengerechte Beschäftigung umzusetzen. Wegen der möglichen Gewährung von Nachteilsausgleichen werden die Bewerberinnen und Bewerber gebeten, die Schwerbehinderung anzuzeigen.

Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes und schwerbehinderte Menschen nach Maßgabe des Sozialgesetzbuchs IX bevorzugt berücksichtigt.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist ebenfalls ein besonderes Anliegen. Teilzeitbeschäftigungen sind daher grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann. Ein entsprechender Reisekostenantrag wird Ihnen im Falle einer Einladung übersandt.

Datenschutz

Zur Bearbeitung der Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EUDatenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in maschinenlesbarer Form auf unserem Rechner bis zur Beendigung des Auswahlverfahrens gespeichert und ausschließlich für den Zweck dieses Verfahrens verarbeitet und genutzt. Ihre persönlichen Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle zur Verfügung gestellten Unterlagen unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen gelöscht bzw. vernichtet.