Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter Scanstelle (m/w/d) im Referat Recht/Personal

Polizeidirektion Chemnitz; Chemnitz; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Jahresurlaub

VBL betriebliche Altersversorgung

Jahressonderzahlung

Job Ticket

Sportangebote

Job summary

Die Polizeidirektion Chemnitz sucht eine personell flexible Verstärkung im Referat Recht/Personal zur Mitwirkung an der Digitalisierung der Personalakten und der Einführung der elektronischen Akte. Die Stelle ist befristet und in Vollzeit zu besetzen, mit einer tariflichen Eingruppierung entsprechend TV-L.

Sie arbeiten an der Sichtung, Aufbereitung und Archivierung von Personalakten, scannen Unterlagen und sichern die Qualität der Scanergebnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Deutschkenntnisse mindestens C1 in Wort und Schrift.
• Gute Kenntnisse der Office-Software (Word, Excel, Outlook).

Responsibilities

• Mitarbeit bei der Digitalisierung der Personalakten und Einführung der E-Akte.
• Sichtung von Unterlagen und Vorbereitung zur Scanreife.
• Begleitung und Durchführung des Scanprozesses mit entsprechender Software.
• Qualitätssicherung der Scanergebnisse und Nachscannen von Dokumenten.
• Verwaltung der Akten und Beantwortung von Anfragen der Bediensteten.

Skills

Deutschkenntnisse C1-Niveau

Office-Anwendungen sicherer Umgang

Führerschein Klasse B

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar

Tools

Word/Excel/Outlook

Job description

In der Polizeidirektion Chemnitz ist die Stelle Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter Scanstelle (m/w/d) im Referat Recht/Personal befristet für die Dauer des Projektes „Digitalisierung der Personalakte“ nach § 14 Abs. 1 Nr. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) in Vollzeit zu besetzen.

Über uns:

Die Polizeidirektion Chemnitz ist als obere Landesbehörde dem Sächsischen Staatsministerium des Innern (SMI), konkret der Abteilung 3 Öffentliche Sicherheit und Ordnung, Landespolizeipräsidium, nachgeordnet und für die polizeiliche Gefahrenabwehr und Strafverfolgung in der Stadt Chemnitz sowie im Erzgebirgskreis und Landkreis Mittelsachsen zuständig.

Das Referat Recht/Personal ist organisatorisch unmittelbar der Dienststellenleitung der Polizeidirektion Chemnitz zugeordnet und gliedert sich in die Sachgebiete Recht und Personal. Das Sachgebiet Personal ist für die Personalverwaltung der Polizeidirektion Chemnitz mit insgesamt etwa 2.000 Beschäftigten und Beamtinnen sowie Beamten zuständig. Das Sachgebiet Recht bearbeitet alle Rechtsangelegenheiten der Direktion und begleitet die polizeiliche sowie verwaltungsrechtliche Tätigkeit der Polizeidirektion Chemnitz rechtlich.

Was Sie bei uns machen:

• Mitarbeit bei der Digitalisierung der Personalakten und Einführung der E-Akte
  • Vorbereitende Sichtung der Unterlagen (Aufbereitung der Personalpapierakten)
  • Sichtung für Scanreife (Ausheften/Entmetallisierung der Unterlagen, Prüfung der Aktenführung, Aufkleben der Barcodes)
  • Begleitung und Durchführung des Scanprozesses unter Anwendung entsprechender Software
  • Qualitätssicherung (Kontrolle des Scanergebnisses)
  • Nachscannen von Dokumenten
• Aktenverwaltung (von der Anlegung und Zuordnung bis hin zum Abschluss)
  • Aktenführung und -pflege (Ablage nach landeseinheitlichen Aktenplan)
  • Archivierung der Personalakten
  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen
  • Versenden von Personalakten
  • Beantwortung von Anfragen der Bediensteten (Akteneinsicht, Kopien sowie Bestätigungen)
• Führung und Pflege von Datenbanken, Tabellen und Übersichten

Was Sie mitbringen müssen:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise als Verwaltungsfachangestellte/r, ggf. auch Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder ein vergleichbarer Abschluss,
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf mindestens C1-Niveau

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Führerschein Klasse B

Im Rahmen der Tätigkeit werden darüber hinaus erwartet:

• Gewissenhaftigkeit und Genauigkeit
• strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägtes Organisationsvermögen
• hohes Maß an Eigenständigkeit und Belastbarkeit Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
• Die Tätigkeit setzt zudem eine ohne Bedenken abgeschlossene Zuverlässigkeitsüberprüfung nach dem Sächsischen Gesetz zur Regelung polizeilicher Zuverlässigkeitsüberprüfungen voraus.

Was wir Ihnen bieten:

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• 30 Tage Jahresurlaub
• eine zusätzliche tarifvertragliche betriebliche Altersversorgung (VBL)
• eine Jahressonderzahlung
• das Angebot eines Job Tickets
• attraktive Sportangebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements

Auf das Arbeitsverhältnis finden die Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) Anwendung. Die ausgeschriebene Stelle ist mit der Entgeltgruppe 4 der Entgeltordnung zum TV-L bewertet.

Der Dienst wird in Gleitzeit verrichtet, im Bedarfsfall auch über die regelmäßige Arbeitszeit von acht Stunden täglich hinaus. Sofern dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, besteht die Möglichkeit zur Teilzeitarbeit.

Die Dienststelle setzt auf ein Arbeitsumfeld, an dem jeder Mensch gleichberechtigt und selbstbestimmt teilhaben kann und wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen ungeachtet der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, des Alters, der Religion oder der Identität. Die Polizeidirektion Chemnitz unterstützt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen.Wir sind bestrebt, Menschen mit Behinderungen oder ihnen Gleichgestellte besonders zu fördern, achten im Bewerbungsverfahren bei gleicher Eignung auf ihre bevorzugte Berücksichtigung und bitten daher um entsprechende Hinweise in der Bewerbung.

Ansprechpartner:

Frau Nestler Tel.: [phone]

Frau Simke Tel: [phone]

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