Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit (ab 30h/Woche)

Knowliah - a part of stp•one; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Karlsruhe sucht einen Empfangsmitarbeiter (m/w/d) mit Erfahrung im Fuhrparkmanagement und in der Vertragsverwaltung. In Teilzeit (ab 30h/Woche) bist du für die Organisation des Fahrzeugpools und die Betreuung von Verträgen zuständig. Du bringst fundierte Erfahrungen und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten mit, sowie eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Empfangsrolle.
• Sichere Anwendung von MS Office und CRM-Systemen.
• Umfassende Kenntnisse im Fuhrparkmanagement und Vertragswesen.

Aufgaben

• Verwaltung des Fuhrparks: Organisation von Wartung und Reparaturen.
• Steuerung externer Dienstleister im Fuhrpark.
• Betreuung und Pflege von Verträgen für Leasing und Versicherungen.
• Erster Ansprechpartner am Empfang für Besucher.
• Bearbeitung zentral eingehender E-Mails und Post.

Kenntnisse

Berufserfahrung in vergleichbarer Position

MS Office Kenntnisse

Erfahrung im Fuhrparkmanagement

Vertragsverwaltung

Kommunikationsstärke

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Kurzbeschreibung

Du behältst gern den Überblick, organisierst mit Köpfchen und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann passt du wunderbar zu uns!

Wir suchen Unterstützung für unseren Empfang – mit dem besonderen Fokus auf Fuhrparkmanagement und der Verwaltung von Verträgen. Eine vielseitige Aufgabe in Teilzeit (ab 30h/ Woche), bei der du direkt vor Ort in Karlsruhe arbeitest und eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft übernimmst.

Deine Aufgaben

• Fuhrparkmanagement
  • Organisation und Verwaltung unseres Fahrzeugpools – von Wartungsterminen über Reparaturen bis hin zu Fahrzeugwechseln
  • Steuerung und Koordination externer Dienstleister wie Werkstätten, Leasinggesellschaften und Versicherungen
  • Laufende Überwachung und Optimierung von Abläufen und Kosten im Fuhrpark
• Vertragsverwaltung
  • Betreuung und Pflege von Verträgen rund um Leasing, Versicherungen und externe Dienstleister
  • Kommunikation mit Partnern und Ansprechpersonen bei vertraglichen Themen
  • Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Vertragsfristen
• Weitere Aufgaben im administrativen Bereich:
  • Erste und zentrale Anlaufstelle für unsere externen und internen Besucher*innen am Empfang
  • Bearbeitung der zentral eingehenden E-Mails sowie der täglichen Post
  • Vor- und Nachbereitung von unternehmensinternen und externen Veranstaltungen (Raumbuchung, Organisation des Caterings etc.)
  • Übernahme allgemeiner kaufmännischer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial, Verwaltungstätigkeiten, ...)

Dein Profil

• Du bringst fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit (gerne auch als Assistenz, Rezeptionist*in oder vergleichbar).
• Du gehst sicher mit MS Office Programmen und CRM-Systemen um.
• Du hast Erfahrung im Fuhrparkmanagement und in der Verwaltung und Steuerung von externen Dienstleistern, in der Vertragsverwaltung und damit einhergehend den Ausgaben/ Kosten
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du hast erfolgreich deine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Dich zeichnet eine zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise aus und du überzeugst mit deiner Kommunikationsstärke
• Die Arbeit im Büro vor Ort in Karlsruhe ist für dich selbstverständlich – denn du weißt, wie wichtig Präsenz für diese Rolle ist.

Dein Team

Du wirst Teil unseres Service Pool-Teams und wir freuen uns darauf, mit dir unser Team zu vervollständigen.

Bewerbungsprozess

• Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen digitalen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
• Digitales Interview: Anschließend wirst du unsere zuständige Führungskraft kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen (wahlweise auch vor Ort).
• Vor Ort Gespräch & Team kennenlernen: Du besuchst uns im Büro in Karlsruhe, wir klären offene Fragen und du lernst dein Team kennen.

Kontaktdaten: Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Bei Fragen kannst du dich an unser People & Culture Team unter [phone] oder [e-mail] wenden.

Wir sind ein Arbeitgeber, der gleichberechtigte Chancen bietet und sich für die Vielfalt und Inklusion am Arbeitsplatz einsetzt.