Mitarbeiter Shared Service & kaufmännische Administration (m/w/d)

IVU Informationssysteme GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

JobRad Fahrradleasing

Firmenfitness mit EGYM Wellpass

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeitendenrabatte

Firmenfeiern & gemeinsame Aktivitäten

Zusammenfassung

IVU Informationssysteme GmbH in Hamburg sucht ab 01.11.2026 oder früher eine/n Mitarbeiter Shared Service & kaufmännische Administration (m/w/d) zur Unterstützung des Shared Service Teams. Sie arbeiten eigenständig und tragen zur Optimierung digitaler Geschäftsprozesse bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Rechnungswesen, Angebotserstellung, Kundenbetreuung und Datenpflege. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung plus mind.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mind. zwei Jahre Berufserfahrung
• Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge und Prozesse
• Affinität zu digitalen Prozessen und IT-Systemen
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und eine hohe Zuverlässigkeit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie sicheres Auftreten und Kommunikationsstärke
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Bearbeitung des Rechnungs-, Zahlungs- und Mahnwesens sowie von Dienstleistungsabrechnungen
• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Kundenbetreuung und Beratung
• Bearbeitung interner und externer Anfragen
• Lizenz- und Hardwareeinkauf
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten in unseren Systemen
• Erstellung von Reports, Auswertungen und Dokumentationen
• Mitwirkung bei der Standardisierung und Optimierung von Prozessen
• Sicherstellung einer hohen Servicequalität

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Verlässlichkeit

Flexibilität

Verantwortungsbewusstsein

Deutschkenntnisse

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Wer wir sind

Wir beraten, entwickeln und betreuen passende Digitallösungen für alle Bereiche kommunaler Versorgungsunternehmen, die sie für die Transformation im Energiemarkt stark positionieren. Seit über 25 Jahren ist das Familienunternehmen stetig gewachsen. Heute kümmern sich über 150 Mitarbeitende in ganz Deutschland gemeinsam um 120 Kunden und konnten in 2025 einen Umsatz von rund 34 Mio. Euro erwirtschaften.

Wir suchen ab 01.11.2026 oder früher eine/n

Mitarbeiter Shared Service & kaufmännische Administration (m/w/d)

als Unterstützung für unser Shared Service Team.

Als Mitarbeiter/in im Shared Service übernehmen Sie vielseitige kaufmännische und administrative Aufgaben, mit denen Sie maßgeblich zu einem effizienten und serviceorientierten Ablauf innerhalb unseres Unternehmens beitragen. Sie arbeiten eigenständig und unterstützen aktiv die Optimierung und Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse.

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung des Rechnungs-, Zahlungs- und Mahnwesens sowie von Dienstleistungsabrechnungen
• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Kundenbetreuung und Beratung
• Bearbeitung interner und externer Anfragen
• Lizenz- und Hardwareeinkauf
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten in unseren Systemen
• Erstellung von Reports, Auswertungen und Dokumentationen
• Mitwirkung bei der Standardisierung und Optimierung von Prozessen
• Sicherstellung einer hohen Servicequalität

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen sowie mind. zwei Jahre Berufserfahrung
• Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge und Prozesse
• Affinität zu digitalen Prozessen und IT-Systemen
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und eine hohe Zuverlässigkeit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie sicheres Auftreten und Kommunikationsstärke
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit an der Schnittstelle von Energiewende und Digitalisierung
• Flache Hierarchien, offene Türen und kurze Entscheidungswege - bei uns kannst du wirklich etwas bewegen
• Ein dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld mit viel Raum für eigene Ideen und persönliche Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten
• Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zum Deutschlandticket als Jobticket
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen mit sicherem Standbein in der Energiebranche
• Wir unterstützen dich bei deiner finanziellen Vorsorge für die Zukunft mit einer betrieblichen Altersversicherung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und die Chance, dich fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln
• eine attraktive Vergütung mit einem Jahresgehalt von ca. 40.000 - 55.000€, abhängig von Qualifikation und Erfahrung

Darüber hinaus bieten wir:

• JobRad Fahrradleasing
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Mitarbeitendenrabatte
• Firmenfeiern & gemeinsame Aktivitäten

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihr Ansprechpartner

Frau Nele Blume | [e-mail] | [phone]

IVU Informationssysteme GmbH
Essener Bogen 21 | 22419 Hamburg-Nord

www.ivugmbh.de