Mitarbeiter (m/w/d) Wahlen und Allgemeine Verwaltung

Stadtverwaltung Frankenthal Bereich Zentrale Dienste Abteilung Personal; Frankenthal (Pfalz); On-site; EUR 36,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket

Jobbike

Weiterbildungen

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

Die Stadtverwaltung Frankenthal (Pfalz) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Bereich Zentrale Dienste eine/n Mitarbeiter/in Wahlen und Allgemeine Verwaltung. Es handelt sich um TVöD-VKA, unbefristet, Vollzeit (39 Stunden) mit der Möglichkeit von Teilzeitmodellen.

Zu den Aufgaben gehören Organisation des täglichen Büroablaufs, Unterstützung bei Sitzungsräumen, Terminkoordination und die Vorbereitung von Wahlen auf Bundes- und Landesebene, einschließlich Briefwahl.

Qualifications

• Dreijährige Berufsausbildung im verwaltungsnahen Bereich
• Grundkenntnisse im Kommunal-, Bundes- und Europawahlrecht oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten
• Grundkenntnisse im Datenschutz (DSGVO & Landesrecht)
• Sicherer Umgang mit MS-Office und digitalen Verwaltungssystemen
• Organisationstalent, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Kommunikationsstärke und lösungsorientierte Haltung
• Führerschein Klasse B (wünschenswert)
• Bereitschaft zu Wochenend- und Mehrarbeit in Wahlzeiten

Responsibilities

• Allgemeine Sachbearbeitung und Organisation der täglichen Büroabläufe
• Unterstützung bei Beschaffung und Bewirtschaftung von Sitzungsräumen
• Koordination von Terminen und Absprachen mit internen und externen Stellen
• Verwaltung von Bürobedarf und Verpflegungsservices
• Bestellung und Abholung von Präsenten und Geschenken für Ehrungen/Jubiläen
• Pflege des digitalen Sitzungssaal-Kalenders und Buchungen
• Erstellung von Aufträgen im Rechnungswesensystem CIP sowie E-Mail-Bearbeitung
• Vorbereitung und Durchführung von Wahlen auf Bundes- und Landesebene, inkl. Briefwahl
• Koordination des Briefwahlbüros und Abstimmung mit Wahlhelferinnen/Wahlhelfern
• Erstellung von Statistiken und Abrechnungen im Wahlkontext
• Ansprechperson für Bürgerinnen/Bürger, Beschäftigte und Gremien bei Fragen zum Wahlgeschehen

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigenverantwortliche Arbeitsweise

Belastbarkeit

Education

Dreijährige Berufsausbildung

Tools

MS-Office

digitale Verwaltungssysteme

Job description

Die Stadtverwaltung Frankenthal (Pfalz) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Bereich Zentrale Dienste, Abteilung Wahlen und zentrale Dienste einen Mitarbeiter (m/w/d) Wahlen und Allgemeine Verwaltung

E6 TVöD (3240,30€ - 3926,20€/mtl.) | unbefristet | Vollzeit, 39 Stunden

Die Stelle kann auch durch zwei sich ergänzende Teilzeitkräfte besetzt werden.

Organisieren. Koordinieren. Wahlen möglich machen.

Damit eine Stadt funktioniert, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, Abläufe koordinieren und dafür sorgen, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Bei uns erwartet dich eine vielseitige Aufgabe, bei der Organisationstalent, Sorgfalt und Kommunikation gefragt sind. Du unterstützt bei der Organisation und Bewirtschaftung von Räumlichkeiten im Rathaus, koordinierst Termine und kümmerst dich um zahlreiche administrative Aufgaben, die den Arbeitsalltag unserer Verwaltung erleichtern.

Deine Aufgabenschwerpunkte:

• Allgemeine Sachbearbeitung und Organisation der täglichen Büroabläufe
• Unterstützung bei der Beschaffung und Bewirtschaftung von Sitzungssälen und Multifunktionsflächen im Rathaus
• Koordination von Terminen und Absprachen mit internen und externen Stellen
• Verwaltung von Bürobedarf sowie Organisation von Verpflegungsservices
• Bestellung und Abholung von Präsenten und Geschenken für Ehrungen und Jubiläen
• Pflege und Verwaltung des digitalen Sitzungssaal-Kalenders sowie Bearbeitung von Buchungen über das Online-Buchungssystem
• Erstellung von Aufträgen im Rechnungswesensystem CIP sowie Bearbeitung des allgemeinen E-Mail-Postfachs
• Vorbereitung und Durchführung von Wahlen auf Bundes- und Landesebene, insbesondere Organisation und Abwicklung der Briefwahl
• Koordination des Briefwahlbüros sowie Abstimmung mit Wahlhelferinnen und Wahlhelfern
• Erstellung von Statistiken und Abrechnungen im Zusammenhang mit der Wahlorganisation
• Ansprechperson für Bürgerinnen und Bürger, Beschäftigte der Verwaltung und Gremien bei Fragen rund um das Wahlgeschehen

Dein Profil:

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder vergleichbaren Bereich
• Grundkenntnisse im Kommunal-, Bundes- und Europawahlrecht oder die Bereitschaft, dich engagiert in die entsprechenden Rechtsgrundlagen einzuarbeiten
• Grundkenntnisse im Datenschutz, insbesondere in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im Landesdatenschutzgesetz
• Einen sicheren Umgang mit digitalen Verwaltungssystemen und den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Organisationstalent sowie eine sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen oder konfliktträchtigen Gesprächen souverän und lösungsorientiert zu bleiben
• Idealerweise einen Führerschein der Klasse B
• Die Bereitschaft, insbesondere in der Wahlvorbereitung und im Wahlzeitraum, auch an Wochenenden zu arbeiten und Mehrarbeit zu leisten

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team
• Ein breites und spannendes Aufgabenspektrum
• Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen
• Faire und transparente Bezahlung nach TVöD-VKA – Deine Arbeit wird bei uns wertgeschätzt
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten, die sich ganz nach deinem Leben richten
• Einen zentral gelegenen Arbeitgeber – perfekt erreichbar und mitten im Geschehen
• Jobticket und Jobbike – für ein entspanntes Pendeln und ein aktives Leben
• Und viele weitere Benefits, die du hier entdecken können: https://www.frankenthal.de/benefits

Unser Weg miteinander:

Bei Fragen hilft dir Frau Wenzel-Ries unter 06233/89-479 gerne weiter.

Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung. Inklusion im Mittelpunkt: Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen.