Mitarbeiter (m/w/d) Verwaltung & Organisation

GMT Gummi-Metall-Technik GmbH; Bühl; Remote; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeitkonto

30 Urlaubstage

betriebliche Altersvorsorge

JobRad

Massagen, Obst/Gemüsekorb, Getränke

Job summary

GMT Gummi-Metall-Technik GmbH in Baden-Württemberg sucht eine/n Mitarbeiter/in Verwaltung & Organisation. Sie sind erste Ansprechperson für Gäste und Mitarbeitende und übernehmen Planung, Postführung sowie Koordination von Meetings und Reisen.

Mit Fundierter kaufmännischer Ausbildung, sicherem Mindset im Umgang mit MS Office, Organisationstalent und Teamgeist gestalten Sie eine reibungslose Büroarbeit. Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Terminen, Verwaltung der Telefonzentrale,

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in Büroorganisation oder Verwaltung von Vorteil.
• Gültiger Führerschein Klasse B.
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office und Kalender-/Terminmanagement-Tools.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise mit Kosten-/Ressourcenbewusstsein.
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikation auf Deutsch.
• Hohes Service- und Teamorientierung sowie Verantwortungsbewusstsein.

Responsibilities

• Empfang von Gästen und Mitarbeitenden professionell und freundlich.
• Planung und Buchung von Dienstreisen (Bahn, Flug, Hotels, Mietwagen) inkl. Reisekostenabrechnungen.
• Bedienung der Telefonzentrale, Bearbeitung von Anrufen und E-Mails sowie Weiterleitung von Anliegen.
• Koordination von Terminen und Besprechungsräumen; Unterstützung bei Meetings.
• Organisation des Posteingangs/Outgo und allgemeine administrative HR-Aufgaben.
• Unterstützung im Fuhrparkmanagement (Dienstfahrzeuge, Terminorganisation, Koordination mit Dienstleistern).

Skills

Büroorganisation

MS Office

Terminmanagement

Teamorientierung

Education

abgeschlossene Berufsausbildung (kaufmännisch oder vergleichbar)

Tools

Kalender-Management-Tools

Job description

Wer wir sind:

Die GMT-Gruppe ist ein weltweit expandierendes Familienunternehmen mit ca. 1.100 Mitarbeitenden. Wir gehören zu den führenden Herstellern von Komponenten und Systemen der Schwingungstechnik für Anlagen- und Maschinenbau, Schienen-/ Nutzfahrzeugen, Schiffsbau und vielen weiteren Anwendungsgebieten. Wir bieten maßgefertigte Speziallösungen und suchen engagierte Unterstützung um unseren Expansionskurs mit fachlichem Wissen und Interesse an neuen Herausforderungen zu verstärken.

Ihr Profil passt zu uns, wenn Sie…
Organisationstalent mit Freude am Umgang mit Menschen verbinden und gerne sowohl interne als erste Ansprechperson sind. Wenn Sie sich zudem in einem vielseitigen Aufgabenfeld weiterentwickeln möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Mitarbeiter (m/w/d) Verwaltung & Organisation

Ihre Aufgaben:

• erste Ansprechperson für Gäste und Mitarbeitende sowie Sicherstellung eines professionellen und freundlichen Empfangs
• Planung und Buchung von Dienstreisen (Bahn, Flug, Hotels und Mietwagen) sowie Prüfung der entsprechenden Reisekostenabrechnungen
• Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung eingehender Anrufe und E-Mails, Erteilung allgemeiner Auskünfte sowie Weiterleitung von Anliegen an die zuständigen Ansprechpersonen
• Koordination von Terminen und Besprechungsräumen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings
• Organisation und Steuerung des Posteingangs und -ausgangs
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings und kleineren Veranstaltungen sowie Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben innerhalb der HR-Abteilung
• vertretungsweise Unterstützung im Fuhrparkmanagement, insbesondere bei der Koordination von Dienstfahrzeugen, der Terminorganisation und der Kommunikation mit Dienstleistern

Ihre Qualifikationen:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• erste Berufserfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung, Sachbearbeitung oder einer vergleichbaren Tätigkeit von Vorteil
• gültiger Führerschein der Klasse B
• sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen Kalender- und Terminmanagement-Tools
• strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie ein ausgeprägtes Kosten- und Ressourcenbewusstsein
• gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache
• hohe Service- und Teamorientierung sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick

Wir stärken unsere Mitarbeitenden und zeigen das auch – unsere Benefits für Sie:

• eine sichere, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem international agierenden Familienunternehmen mit starker Verbundenheit zur Heimatregion Bühl
• flexible Arbeitszeiten und ein Gleitzeitkonto sorgen für eine ausgewogene Work-Life-Balance, zusätzlich erhalten Sie 30 Urlaubstage
• betriebliche Altersvorsorge zur Absicherung Ihrer Zukunft
• unsere Benefits: attraktive Mitarbeiterrabatte bei örtlichen Firmen, Fahrrad-Leasing (JobRad), Aktionen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements sowie weitere Vorteile wie Massagen, Obst-/Gemüsekorb, Getränke und vieles mehr