Mitarbeiter (m/w/d) kaufmännischer Innendienst – Gebäudemanagement

gepe Gebäudereinigung Peterhoff GmbH; Düren; On-site; EUR 17,856 - 25,668; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Beitrag zum örtlichen Fitnessstudio

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Job summary

gepe Gebäudedienste PETERHOFF GmbH in Düren sucht eine/n Mitarbeiter/in im kaufmännischen Innendienst für Gebäudemanagement in Teilzeit (20–30 Std./Woche). Sie betreuen Kunden, planen Wartungs- und Instandhaltungsaufträge, erstellen Abrechnungen und unterstützen bei der Optimierung kaufmännischer Prozesse im Facility Management.

Unbefristeter Vertrag, gute Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Sie arbeiten in einem erfahrenen Team, erhalten eine leistungsgerechte Vergütung und

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büro-/Immobilienbereich
• Technisches Verständnis und Interesse an gebäudetechnischen Zusammenhängen
• Erfahrung im Facility Management vorteilhaft
• Kaufmännische Auftrags- oder Projektabwicklung
• Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Kaufmännische Projekt- und Auftragsabwicklung im technischen Facility Management
• Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden und Auftraggeber
• Planung, Koordination und Überwachung von Wartungs-, Prüfungs-, Reparatur- und Instandhaltungsleistungen
• Erstellung und Pflege von Wartungsplänen sowie Überwachung von Wartungsintervallen
• Beauftragung, Koordination und Steuerung von Fremdfirmen in Abstimmung mit dem Außendienst
• Einholung und Prüfung von Angeboten externer Dienstleister
• Terminabstimmung mit Kunden, Objektverantwortlichen, Technikern und Fremdfirmen
• Nachverfolgung offener Wartungs- und Mängelbeseitigungsaufträge
• Qualitäts-, Leistungs- und Dokumentationskontrolle der FM-Leistungen
• Prüfung und Nachverfolgung von Leistungsnachweisen und technischen Dokumentationen
• Pflege und Überwachung des CAFM-Systems
• Vorbereitung der monatlichen Abrechnung von Regel- und Sonderleistungen
• Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Abgleich mit Aufträgen
• Unterstützung im Forderungsmanagement
• Arbeitsvorbereitung und Einsatzplanung
• Erstellung und Auswertung von Berichten und Kennzahlen
• Erstellung, Kalkulation und Nachverfolgung von Angeboten
• Unterstützung bei Vertrags- und Leistungsverzeichnisprüfung
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe im Facility Management

Skills

MS Office

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Analytisches Denkvermögen

Eigenständige Arbeitsweise

Kundenorientierung

Terminplanung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

CAF M-/ERP-System

Job description

Als bundesweit tätiger Spezialist in den Bereichen Gebäudemanagement, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste und Verpflegung zählt die Dürener gepe Gebäudedienste PETERHOFF GmbH zu den führenden Unternehmen der Branche. Mehr als 6.000 Mitarbeitende sind täglich in allen Bundesländern im Einsatz, um unsere Kunden zuverlässig und kompetent zu betreuen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir in Düren einen engagierten:

Mitarbeiter (m/w/d) kaufmännischer Innendienst – Gebäudemanagement

Standort Düren | Teilzeit (20–30 Std./Woche) | Ab sofort

Ihre Perspektive bei uns

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Flache Hierarchien und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Strukturierte und fundierte Einarbeitung
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Leistungsgerechte Vergütung
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und weitere Benefits wie z. B. ein Beitrag zum örtlichen Fitnessstudio

Ihre Aufgaben

• Kaufmännische Projekt- und Auftragsabwicklung im technischen Facility Management
• Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden und Auftraggeber
• Planung, Koordination und Überwachung von Wartungs-, Prüfungs-, Reparatur- und Instandhaltungsleistungen
• Erstellung und Pflege von Wartungsplänen sowie Überwachung von Wartungsintervallen, Terminen und gesetzlichen Prüffristen in Abstimmung mit dem Außendienst
• Beauftragung, Koordination und Steuerung von Fremdfirmen, Nachunternehmern und technischen Fachbetrieben in enger Abstimmung mit dem Außendienst
• Einholung und Prüfung von Angeboten externer Dienstleister
• Terminabstimmung mit Kunden, Objektverantwortlichen, Technikern und Fremdfirmen
• Nachverfolgung offener Wartungs-, Reparatur- und Mängelbeseitigungsaufträge
• Qualitäts-, Leistungs- und Dokumentationskontrolle der erbrachten FM-Leistungen
• Prüfung und Nachverfolgung von Leistungsnachweisen, Wartungsprotokollen, Prüfberichten und technischen Dokumentationen
• Pflege und Überwachung des CAFM-Systems, insbesondere von Terminen, Fristen, Aufträgen und Dokumenten
• Vorbereitung der monatlichen Abrechnung von Regel-, Wartungs- und Sonderleistungen
• Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Abgleich mit Aufträgen, Angeboten und Leistungsnachweisen
• Unterstützung im Forderungsmanagement und Pflege offener Posten
• Arbeitsvorbereitung und Einsatzplanung in Abstimmung mit dem operativen Bereich
• Erstellung und Auswertung von Berichten, Übersichten und Kennzahlen
• Erstellung, Kalkulation und Nachverfolgung von Angeboten
• Unterstützung bei der Vertrags- und Leistungsverzeichnisprüfung
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe und kaufmännischer Prozesse im Facility Management

Was Sie mitbringen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder Immobilienkaufmann/-frau
• Technisches Verständnis und Interesse an gebäudetechnischen Zusammenhängen
• Idealerweise Berufserfahrung im Facility Management, Gebäudemanagement, Handwerk oder in der technischen Dienstleistung
• Erfahrung in der kaufmännischen Auftrags- oder Projektabwicklung
• Eine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und konzeptionelle Fähigkeiten
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
• Kunden- und lösungsorientiertes Handeln
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Idealerweise Erfahrung mit einem CAFM-, ERP- oder Auftragsmanagementsystem
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Vorgängen Termine, Fristen und Prioritäten im Blick zu behalten