Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat

Stadt Falkenstein/Harz; Falkenstein/Vogtland; Vor Ort; EUR 2.000 - 4.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Stadt Falkenstein/Harz sucht eine engagierte Persönlichkeit für das Sekretariat des Bürgermeisters. In dieser Teilzeitstelle sind Sie für die Terminkoordination, den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und die Zusammenarbeit mit der Verwaltung verantwortlich. Es werden eine kaufmännische Ausbildung und sehr gute organisatorische Fähigkeiten erwartet.

Leistungen

Zielgerichtete Einarbeitung

Tarifgerechte Bezahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung.
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Assistenzbereich wünschenswert.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten.

Aufgaben

• Terminkoordination des Bürgermeisters und Verwaltung seines Kalenders.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Schriftgutverwaltung.
• Organisation von Bekanntmachungen im Amtsblatt.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationstalent

Diskretion

Loyalität

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat, Falkenstein

Stadt Falkenstein/Harz

Falkenstein, Germany

Stellenausschreibung

Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat

Engagierte Persönlichkeit für das Sekretariat des Bürgermeisters der Stadt Falkenstein/Harz gesucht.

Teilzeit (30 Std./Woche) | zum nächstmöglichen Zeitpunkt | zunächst befristet für 2 Jahre

Im Herzen der Verwaltung schlägt das Büro des Bürgermeisters – hier laufen viele Fäden zusammen, und genau hier braucht es Organisationstalent, Fingerspitzengefühl und ein herzliches Auftreten. Zur Unterstützung unseres Bürgermeisters suchen wir eine zuverlässige und diskrete Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter für das Sekretariat.

Was erwartet Sie?

In dieser verantwortungsvollen Position sind Sie erster Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerin im Vorzimmer des Bürgermeisters der Stadt Falkenstein/Harz und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft:

• Terminkoordination des Bürgermeisters sowie Verwaltung und Pflege des digitalen Kalenders,
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Schriftgutverwaltung und Telefondienst,
• Organisation von Bekanntmachungen im Amtsblatt sowie Aushängen im öffentlichen Bereich,
• Redaktionsleitung des Amtsblattes der Stadt Falkenstein/Harz,
• Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen (inkl. Raumbuchung, Herrichtung, Bereitstellung von Getränken und kleiner Bewirtung),
• Erstellung von Gratulationsschreiben zu besonderen Anlässen,
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Ehrungen sowie die Abrechnung gegenüber anderen Beteiligten,
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen der Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Gästen der Stadt

Änderungen des Aufgabengebietes bleiben vorbehalten.

Was sollten Sie mitbringen?

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, o.ä.),
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Kommunikationstalent,
• sicherer Umgang mit MS Office und die Bereitschaft, sich in verwaltungsspezifische Software einzuarbeiten,
• Diskretion, Loyalität und ein serviceorientiertes Auftreten - sowohl intern als auch gegenüber Bürgerinnen, Bürgern und Gästen
• Zum Beschäftigungsbeginn: erweitertes Führungszeugnis im Original nicht älter als zwei Jahre

Wünschenswert:

• Berufserfahrung im Sekretariat oder Assistenzbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst
• gültige Fahrerlaubnis der Klasse B

Was bieten wir Ihnen?

• zielgerichtete Einarbeitung durch ein engagiertes Team in kollegialer Atmosphäre,
• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Nähe zur Stadtspitze,
• eine tarifgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag (TVöD-VKA) in der Entgeltgruppe 5,
• Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt,
• eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge,
• aufgabenbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten

Bewerbungsverfahren

Repräsentativ. Menschlich. Strukturiert.

Wenn Sie gerne organisieren, den Überblick behalten und Freude daran haben, den Bürgermeister in seinem Alltag zuverlässig zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Senden Sie bitte dazu Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen über das Bewerberportal bis zum 15.07.2025 an die Stadt Falkenstein/Harz.

Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Anfallende Fahrtkosten werden nicht von der Stadt Falkenstein/Harz erstattet.

Die Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet, die Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet werden. Nähere Informationen erhalten Sie an den entsprechenen Stellen des Bewerbungsprozesses.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und stehen Ihnen gerne für weitere Fragen unter nachfolgend genannter Kontaktmöglichkeit zur Verfügung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, die den oben genannten Anforderungen entsprechen.

Stadt Falkenstein/Harz
Fachbereich I - Zentrale Dienste
Ermsleben
Markt 1
06463 Falkenstein/Harz