Mitarbeiter/in Vorstandsassistenz und Organisation (m/w/d)

Baugenossenschaft Bahnheim eG; Kaiserslautern; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung nach Manteltarifv

37-Stunden-Woche

30 Urlaubstage

Vermögenswirksame Leistungen

JobRad/Jobticket

Moderne Arbeitsumgebung

Job summary

Die Baugenossenschaft Bahnheime Gin Kaiserslautern sucht ab sofort eine/n Mitarbeiter/in in Vollzeit für Vorstandsassistenz und Organisation (m/w/d). Zu den Aufgaben gehört die eigenständige Koordination von Terminen, die Protokollführung und die Unterstützung bei Gremien- und Mitgliederversammlungen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, idealerweise Erfahrung in der Wohnungswirtschaft, und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung in der Wohnungswirtschaft oder Genossenschaft von Vorteil, aber nicht zwingend.
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Personal-, Gremien- und Unternehmensangelegenheiten.
• Organisationsstärke, strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Vorstandsassistenz und Nachverfolgung; Termine, Korrespondenz und Unterlagen des geschäftsführenden Vorstands.
• Führung von Wiedervorlagen; Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen, Beschlüssen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationen.
• Organisatorische Vor- und Nachbearbeitung von Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und Mitgliederversammlung.
• Zusammenstellung und Versand von Sitzungsunterlagen; Termin- und Fristenmanagement; Protokollunterstützung.
• Organisation von Projekten, Veranstaltungen, Unternehmenskommunikation; Pflege von Dokumenten.
• Vertretungsweise Übernahme der Zentralen bei Abwesenheit der zuständigen Mitarbeitenden.

Skills

MS Office

Organisation

Deutschkenntnisse

Vertraulichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

„HierwohntdasWIR.“DieBaugenossenschaftBahnheimeGinKaiserslauternbewirtschaftetrund900Wohnungenundwird von rund 1.200 Mitgliedern getragen. Sie entlasten den geschäftsführenden Vorstand im organisatorischen Alltag, halten bei Gremienund Terminen die Fäden zusammen und bringen offene Themen strukturiert zurück auf den Tisch.

Wir suchen ab sofort eine/n Mitarbeiter/in in Vollzeit für Vorstandsassistenz und Organisation (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• VorstandsassistenzundNachverfolgung
  • EigenständigeOrganisationundKoordinationvonTerminen,KorrespondenzundUnterlagendesgeschäftsführendenVorstands
  • Eigenständige Führung von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen, Beschlüssen und offenenVorgängen
  • Vor-undNachbereitungvonTerminenundBesprechungen,ErstellungvonSchriftstücken,ProtokollenundPräsentationen
• GremienundMitgliederversammlung
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsratsowie der Mitgliederversammlung
  • ZusammenstellungundVersandvonSitzungsunterlagen,Termin-undFristenmanagement,UnterstützungbeiProtokollen
• Organisation,ProjekteundKommunikation
  • EigenständigeKoordinationausgewählterorganisatorischerProjekteundSonderaufgabendesVorstands
  • UnterstützungbeiVeranstaltungen,GemeinschaftshausundUnternehmenskommunikation,gegebenenfallsGeschäftsbericht
  • PflegevonDokumentenundAblagesystemen
• Zentrale
  • VertretungsweiseÜbernahmederZentralebeiAbwesenheitderzuständigenMitarbeitenden

IhrProfil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oderOffice-Management-Bereich
• ErfahrunginderWohnungswirtschaftoderimGenossenschaftswesenistvonVorteil,aberkeineVoraussetzung
• SichererUmgangmitvertraulichenPersonal-,Gremien-undUnternehmensangelegenheiten
• Organisationsstärke,strukturierteundeigenständigeArbeitsweise,Verantwortungsbewusstsein
• SichererUmgangmitMSOffice(Word,Excel,Outlook,PowerPoint)
• SehrguteDeutschkenntnisseinWortundSchrift,freundlichesundprofessionellesAuftreten

DasbietenwirIhnen:

• ZukunftssichereFestanstellungineinererfolgreichenWohnungsbaugenossenschaft
• EineSchlüsselpositionmitdirektemZugangzumVorstandundEinblickinalleUnternehmensbereiche
• AttraktiveVergütungnachdemManteltarifvertragderWohnungswirtschaft
• 37-Stunden-Woche(Vollzeit),30UrlaubstagesowieSonderregelungenanHeiligabendundSilvester
• ZusätzlicheVorteilewievermögenswirksameLeistungenundJobRad/Jobticket
• ModernerArbeitsplatzinzentralerLage,flacheHierarchienundkurzeEntscheidungswege
• IndividuelleFort-undWeiterbildungsmöglichkeiten