Mitarbeiter/in Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Hanse- und Universitätsstadt Rostock Tourismuszentrale Rostock & Warnemünde; Rostock; On-site; EUR 22,000 - 33,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub pro Jahr

Weiterbildungsangebote

Deutschland-Jobticket Zuschuss 30%

Job summary

Die Tourismuszentrale Rostock & Warnemünde sucht eine/n Mitarbeiter/in Veranstaltungsmanagement (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche) als Elternzeitvertretung. Sie planen Großveranstaltungen, betreuen Partnern und Sponsoren, koordinieren Konzepte und arbeiten eng mit Behörden sowie Dienstleistern zusammen, um Hafen-, Segel- und Port-Events professionell umzusetzen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im Veranstaltungsbereich, gute Deutsch- und Englischkenntnisse,

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung z.B. zur/zum Veranstaltungskauffrau/-mann und mehrjährige Berufserfahrungen im Aufgabengebiet.
• Kenntnisse von Methoden des Projekt- und Eventmanagements sowie des Vertrags- und Vergaberechts.
• Erfahrungen im Umgang mit Behörden, Partnern und Dienstleistern.
• Sichere Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.
• Flexibilität bei Wochenend- und Feiertagsarbeit, strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Priorisieren.
• Umgang mit PC und Standardsoftware.
• Führerschein Klasse B.

Responsibilities

• Planung, Organisation und Durchführung von Großveranstaltungen, insbesondere der Warnemünder Woche.
• Unterstützung bei Planung, Durchführung und Nachbereitung im segelsportlichen Umfeld.
• Erstellung, Abstimmung und Umsetzung veranstaltungsbezogener Konzepte.
• Gewinnung und Betreuung von Partnern und Sponsoren sowie Fördermittelakquise.
• Begleitung und Betreuung während der Veranstaltungen.
• Vorbereitung von Ausschreibungen, Unterlagen für Genehmigungen und Abrechnungen.
• Organisation und Weiterentwicklung von Port Partys.
• Teilnahme an nationalen und internationalen Messen inkl. logistischer Planung und Reisebuchungen.

Skills

Veranstaltungsmanagement

Projektmanagement

Vertrags- und Vergaberecht

Behördenkommunikation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Führerschein Klasse B

Education

Berufsausbildung Veranstaltungs Kaufmann/-frau

Tools

MS Office

Job description

Wir über uns

Vom Office direkt an den Strand – bei der Tourismuszentrale Rostock & Warnemünde kein Problem!

Wir planen und koordinieren Leistungen für die touristische Entwicklung, um die Stadt, das Meer und den Küstenwald Rostocker Heide als attraktives Reiseziel für die unterschiedlichen Zielgruppen zu positionieren. Gemeinsam möchten wir uns dafür einsetzen, dass Menschen eine echte Verbindung zur Hanse- und Universitätsstadt Rostock aufbauen, sei es durch Erlebnisse, Erinnerungen oder das Gefühl, Teil der Gemeinschaft zu sein. Dabei wollen wir die regionalen Traditionen bewahren und sind dabei immer offen für innovative Ideen, um uns kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Ein wesentliches Element der touristischen Angebote sind die maritimen (Groß-)Veranstaltungen, die einen wesentlichen Beitrag zu einer internationalen und positiv besetzten Wahrnehmung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock leisten. Sie sind Tourismus- und Wirtschaftsfaktoren und als Bestandteil nationaler und internationaler Netzwerke beste Werbung für den Standort.

Den steigenden Herausforderungen, die mit der Organisation solcher Events einhergehen, möchten wir uns mit Deiner Hilfe stellen!

Wir bieten eine vielseitige, anspruchsvolle und eigenverantwortliche Tätigkeit und möchten zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Büro Warnemünder Woche folgende Stelle in Teilzeit (30 Stunden/Woche) im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet besetzen:

Mitarbeiter/in Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Planung, Organisation und Durchführung von (Groß-)Veranstaltungen mit folgenden Aufgabenschwerpunkten:
• Unterstützung bei der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Warnemünder Woche, insbesondere im segelsportlichen Umfeld in enger Zusammenarbeit mit der ehrenamtlichen Regatta-Organisation
• Erstellung, Detailabstimmung und Umsetzung der veranstaltungsbezogenen Konzepte
• Gewinnung und Betreuung von Partnern und Sponsoren sowie Erschließung von Fördermitteln
• operative Begleitung und Betreuung während der Veranstaltungen
• Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen sowie die Zusammenstellung von Unterlagen für Genehmigungsverfahren, Nachbereitung und Abrechnung
• Organisation und konzeptionelle Weiterentwicklung der Port Partys
• Vorbereitung und Teilnahme an nationalen und internationalen Messen: logistische Planung, Hotel- und Reisebuchungen, Zusammenstellung der Materialien etc., Durchführung vor Ort
• administrative Aufgaben: Erstellung von Unterlagen und Beschilderungen, ganzheitliche Verantwortung für das Einladungsmanagement – von der Planung und Koordination bis zur Datenpflege und Nachbereitung, Erstellen von Teilnehmerlisten, Zusammenstellung von Unterlagen, Terminvereinbarung und -organisation, Ablage und Dokumentation

Dein Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung z.B. zur/zum Veranstaltungskauffrau/-mann und mehrjährige Berufserfahrungen im Aufgabengebiet
• Kenntnisse von Methoden des Projekt- und Eventmanagements sowie des Vertrags- und Vergaberechts
• Erfahrungen im Umgang mit Behörden, Partnern und Dienstleistern
• Sichere Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Flexibilität im Hinblick auf die Arbeitszeiten (Wochenend- und Feiertagsarbeit), strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Setzen von Prioritäten, Organisationstalent
• Umgang mit PC und Standardsoftware
• Führerschein Klasse B

Wir bieten Dir

• einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in einer lockeren Arbeitsatmosphäre. Das abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiet geht mit Verantwortung und eigenem Gestaltungsspielraum einher.
• Zusätzlich profitierst du von Weiterbildungs- und Qualifizierungsangeboten, aktiver Mitgestaltung des Unternehmens durch die Mitarbeit in verschiedenen internen Arbeitskreisen, flexiblen Arbeitszeiten mit Gleitzeit sowie der Möglichkeit, mit Diensthandy und Laptop mobil zu arbeiten.
• eine attraktive Vergütung einschließlich Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersvorsorge.
• Nachhaltige Mobilitätsangebote wie ein Zuschuss von aktuell 30% zum Deutschland-Jobticket oder Dienstradleasing, alternativ eine gute Verkehrsanbindung tragen dazu bei, umweltfreundlich und bequem zur Arbeit zu kommen.
• Deine Gesundheit unterstützen wir z.b. mit Obstkörben, Wasserspendern und ansprechenden Bewegungsangeboten.
• Außerdem hast du 30Tage Urlaub pro Jahr.

Auch wenn du nicht alle Voraussetzungen mitbringst und dich dennoch angesprochen fühlst, freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung!

Im Zuge der angedachten Weiterentwicklung unserer kommunalen Strukturen kann deine Einstellung gegebenenfalls auch über eine kommunale Gesellschaft erfolgen, die eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist. Für dich bedeutet dies lediglich, dass dein Arbeitsvertrag mit dieser Gesellschaft geschlossen werden würde. Deine Aufgaben und deine Tätigkeit bleiben, bis zu einem möglichen späteren Zusammenschluss der Strukturen, weiterhin innerhalb der heutigen Strukturen der Tourismuszentrale Rostock & Warnemünde angesiedelt. Für deine Bewerbung und das vorgesehene Aufgabengebiet ergeben sich daraus keine Veränderungen.