Mitarbeiter*in Operations: Beschaffung, Produktion & Kundenbetreuung (m/w/d)

Heimgart; Berlin; Hybrid; EUR 28,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

Teilzeit 20–25 Stunden

Remote-Teilzeit möglich

Flache Hierarchien

Mitarbeiterrabatte

Job summary

Heimgart sucht eine engagierte Fachkraft für Beschaffung, Produktion und Logistik, die das Bindeglied zwischen Lieferanten, Werkstatt und Lager bildet. Sie sorgt für pünktliche Materialbereitstellung, koordiniert Produktionsaufträge und unterstützt Vertrieb sowie Kundenservice bei Abwesenheiten.

Sie arbeiten eng mit der Werkstatt und dem Fulfillment-Partner zusammen, pflegen Lieferantenbeziehungen und kümmern sich um Compliance-Themen.

Qualifications

• Du bringst Erfahrung in Beschaffung, Disposition, Produktionsplanung oder E-Commerce-Operations mit.
• Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und hast Hands-on-Mentalität.
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) und besitzt gutes Englisch.
• Du wohnst in Berlin oder Umgebung und hast Führerschein (Auto ggf. bezuschusst).
• Du kennst Warenwirtschaftssysteme (idealerweise JTL) und hast Erfahrung mit Notion.

Responsibilities

• Bedarfsplanung und Nachbestellung aller Komponenten basierend auf Bestandsdaten und Absatzprognose.
• Steuerung der Partnerwerkstatt, Produktionsaufträge, Materialbereitstellung, Termin- und Qualitätskontrolle vor Ort.
• Koordination der Lieferung an Fulfillment-Partner, Wareneingangsabgleich, Bestandsabstimmung.
• Lieferantenbeziehungen pflegen, Preise verhandeln, Zweitlieferanten aufbauen.
• Mitarbeit an Verpackungs-, Produktdaten- und Compliance-Themen (GPSR, Produktdatenblätter).
• Unterstützung im B2B-Auftragsabwicklung und 2nd-Level-Kundensupport; KI-gestützte Beantwortung.

Skills

Bedarfsplanung

Lieferantenmanagement

Produktionsplanung

Logistikkoordination

Notion

JTL

Excel

Education

Kaufmännische oder logistische Ausbildung

Tools

JTL

Notion

Excel

Job description

Heimgart ist eine wachsende D2C- und B2B-Marke für Microgreens-Anzuchtsets und Saatpads im DACH-Raum. Wir bringen frisches Grün auf Fensterbänke und in die Küchen unserer Kund:innen – nachhaltig, durchdacht und mit Liebe zum Produkt. Hinter der Marke steht die Eastside Impex Handelsgesellschaft mbH. Produziert wird in Berlin: Unsere Saatpads entstehen in einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung, die auch unsere Kits konfektioniert. Versand und Lager übernimmt unser Berliner Fulfillment-Partner acut. Unser Online-Shop und unsere Warenwirtschaft laufen über JTL.

Aufgaben

Du hältst unsere Lieferkette am Laufen – vom Rohmaterial bis zum versandfertigen Kit im Lager. Du bist das Bindeglied zwischen Lieferanten, Werkstatt, Logistik und Team und sorgst dafür, dass immer die richtigen Mengen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Als zweites Standbein und weil wir ein kleines Team sind, springst du im Vertrieb und Kundenservice ein, wenn deine Kolleg*innen im Urlaub oder krank sind. Andersherum funktioniert es genau.

Beschaffung & Produktion (Schwerpunkt, ca. 70 %)

• Bedarfsplanung und Nachbestellung aller Komponenten (Saatgut, Vlies, Porzellan, Verpackung, Druck) auf Basis von Bestandsdaten aus JTL und Absatzprognose
• Steuerung unserer Partnerwerkstatt: Produktionsaufträge für Saatpads und Kit-Konfektion, Materialbereitstellung, Termin- und Qualitätskontrolle vor Ort
• Koordination der Anlieferung an unseren Fulfillment-Partner acut, Wareneingangsabgleich und Bestandsabstimmung zwischen Werkstatt, Lager und JTL
• Pflege der Lieferantenbeziehungen, Preis- und Terminverhandlungen, Aufbau von Zweitlieferanten für kritische Einzelteile
• Rechnungsprüfung und Weiterleitung an die Buchhaltung; Pflege unseres Beschaffungs-CRMs (Notion)
• Mitwirkung an Verpackungs-, Produktdaten- und Compliance-Themen (z. B. Produktdatenblätter, GPSR, Dokumentation für die Bio Kontrollstelle)

Backup Vertrieb & Kundenservice (ca. 15%, plus Vertretung)

• Einarbeitung in unsere B2B-Auftragsabwicklung (Anfrage → Angebot → Bestellung → Lieferung) und in den B2C-2nd-Level-Support; Standardanfragen (1st Level) werden bei uns KI-gestützt gelöst
• Vollwertige Vertretung bei Urlaub und Krankheit; im Regelbetrieb Unterstützung bei Auftragsspitzen, Retouren und Kulanzfällen
• Rückmeldungen aus Kundenkontakt und Lager in die Produkt- und Prozessverbesserung einbringen
• Kaufmännische oder logistische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Groß- und Außenhandel, Spedition) oder vergleichbare Qualifikation; erste Berufserfahrung in Einkauf, Disposition, Produktionsplanung oder E-Commerce-Operations
• Du denkst in Mengen, Terminen und Beständen und behältst auch bei vielen kleinen Positionen den Überblick
• Freude am direkten Kontakt mit Menschen – mit unserem Werkstatt-Team ebenso wie mit Lieferanten und Kund:innen; Erfahrung mit inklusiven Arbeitskontexten ist ein Plus, aber keine Voraussetzung
• Sicherer Umgang mit Warenwirtschaftssystemen (idealerweise JTL) und Tabellenkalkulation; Notion oder ähnliche Tools sind dir vertraut
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) in Wort und Schrift; gutes Englisch von Vorteil
• Wohnort in Berlin oder Umgebung – du bist regelmäßig bei Werkstatt und Logistikpartner vor Ort. Führerschein benötigt und ein eigenes Auto (das wir gerne Bezuschussen) wäre von Vorteil ist aber kein Muss.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität und Affinität zu nachhaltigen Produkten

Benefits

• Eine Schlüsselrolle mit echter Verantwortung für unsere Lieferkette – und viel Gestaltungsspielraum in einem kleinen, wachsenden Team
• Teilzeit mit 20–25 Stunden, flexibel einteilbar; Präsenztage nach Produktionsrhythmus, der Rest remote
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit sauber dokumentierten Prozessen (SOPs, CRM), in das du dich schnell einarbeiten kannst
• Ein Produkt, hinter dem du stehen kannst, eine Produktion mit sozialem Mehrwert und Mitarbeiterrabatte auf unser Sortiment