Technical Operations Coordinator - Einkauf & Materialwirtschaft (m/w/d)

OPASCA GmbH; Mannheim; On-site; EUR 21,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits

30 Tage Urlaub

Job summary

OPASCA GmbH in Mannheim sucht einen Technical Operations Coordinator (m/w/d) in Teilzeit (20–25 Std./Woche). Sie koordinieren Einkauf, Warenannahme, Lager und Versand, pflegen Daten in JTL-Wawi und stellen eine reibungslose Materialversorgung sicher.

Die Position arbeitet eng mit Customer Success, Product, Finance und Application Management zusammen. Sie verantworten operative Bestellungen, Liefertermine, Bestandspflege und Reporting, identifizieren Engpässe und verbessern Prozesse.

Qualifications

• Erfahrung in Einkauf, Lagerlogistik und Warenausgang.
• Strukturierte Arbeitsweise und Datenpflege.
• Sicherer Umgang mit Kennzahlen und Budgets.

Responsibilities

• Du koordinierst operative Bestellungen und behältst Liefertermine im Blick.
• Du kommunizierst mit Lieferanten und klärst Anfragen zu Bestellungen.
• Du überwachst Verfügbarkeit, identifizierst Engpässe.
• Du pflegst Wareneingänge in JTL-Wawi vollständig.
• Du sicherst die Datenqualität der Materialfluss-Informationen.
• Du koordinierst Retouren und Abwicklung mit Lieferanten.
• Du organisierst Bereitstellung und Versand von Material und Hardware.
• Du erstellst Auswertungen zu Beständen, Bestellungen und Kosten.
• Du arbeitest eng mit Customer Success, Product, Finance und Application Management zusammen.

Skills

Einkauf

Lagerlogistik

Datenqualität

Kommunikationsstärke

Budgetüberwachung

Teamarbeit

Tools

JTL-Wawi

Job description

Dein Arbeitsort:

Mannheim, Teilzeit: 20 - 25 Stunden/Woche

Deine Motivation:

Du möchtest dafür sorgen, dass Projektmaterial, Hardware und technische Arbeitsmittel zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind und operative Abläufe von der Bestellung über Wareneingang und Bestand bis zur Bereitstellung und zum Versand zuverlässig funktionieren?
Als Technical Operations Coordinator (m/w/d) bündelst du diese Aufgaben und sorgst dafür, dass unser operativer Materialfluss zuverlässig funktioniert. Im Mittelpunkt stehen Einkauf, Warenannahme, Lager, Versand und die verlässliche Pflege der dafür relevanten Daten.

Das ist das Besondere an Deinem Job:

Die Position ist zunächst fachlich im Customer Success verankert, da dort aktuell der größte Bezug zu Projektmaterial, Hardware und Kundeneinsätzen besteht. Du arbeitest eng mit Customer Success, Product, Finance und Application Management zusammen. Bereichsübergreifende Anforderungen und Prioritäten werden transparent zwischen den beteiligten Bereichen abgestimmt.
Während das Application Management Systeme, Workflows und Automatisierungen verantwortet, setzt du diese im Tagesgeschäft operativ um. Gleichzeitig spiegelst du zurück, wo Prozesse oder Systemabläufe in der Praxis nicht funktionieren und weiterentwickelt werden sollten.

So sieht Dein Job bei uns aus:

Einkauf, Lieferanten und Verfügbarkeit

• Du koordinierst operative Bestellungen und behältst Liefertermine sowie offene Bestellvorgänge im Blick.
• Du kommunizierst mit Lieferanten und klärst Rückfragen zu Bestellungen, Lieferzeiten und Verfügbarkeiten.
• Du überwachst die Lieferbarkeit benötigten Produkte und identifizierst frühzeitig mögliche Engpässe.
• Du behättest Folgeprodukte und geeignete Alternativprodukte im Blick und gibst relevante Informationen an die beteiligten Fachbereiche weiter.

Warenannahme, Lager, Bestandsmanagement und Datenqualität

• Du übernimmst die Warenannahme und pflegst Wareneingänge vollständig und zeitnah in JTL-Wawi ein.
• Du verantwortest die Datenqualität der für den Materialfluss relevanten Informationen in JTL-Wawi und stellst sicher, dass Bestände, Wareneingänge und Materialbewegungen nachvollziehbar und konsistent gepflegt sind.
• Du sorgst für eine strukturierte Lager- und Bestandsführung und stellst die Nachvollziehbarkeit unserer Materialbewegungen sicher.
• Du steuerst die Bestände vorausschauend und wirkst darauf hin, dass benötigte Materialien verfügbar sind, ohne unnütig hohe Lagerbestände aufzubauen.
• Du koordinierst Retouren und kümmer dich um die operative Abwicklung mit Lieferanten und internen Ansprechpartnern.

Versand und technische Ausstattungen

• Du organisierst die Bereitstellung und den Versand von Projektmaterial und Hardware für Kundeneinsätze.
• Du koordinierst Versandvorgänge und stellst sicher, dass Materialien vollständig und termingerecht bereitstehen.
• Du unterstützt bei der Bereitstellung und Organisation von Hardware und technischer Arbeitsplatzausstattung.

Reporting, Budget und Zusammenarbeit

• Du behättest relevante Budgets im Blick und sorgst für Transparenz über Bestellungen, Kosten und Bestände.
• Du erstellst und pflegst relevante Auswertungen zu Bestände, Bestellungen, Lieferzeiten und Verübarkeiten.
• Du gibts der Business Unit Product regelmäßer Feedback zu Lieferfähigkeit, Folgeprodukten, Alternativprodukten und weiteren für die Materialplanung relevanten Entwicklungen.
• Du erkennst Prozessreibungen und Optimierungspotenziale im Materialfluss und spiegelst sie strukturiert an das Application Management, damit Workflows, Automatisierungen und Systemabläufe gezielt weiterentwickelt werden können.
• Du arbeitest eng mit Customer Success, Product, Finance und Application Management zusammen und sorgst dafür, dass operative Informationen verlässlich zwischen den Bereichen fließen.

Perspektive der Rolle

Mit der weiteren Entwicklung unserer Strukturen kann sich die Rolle perspektivisch zu einer zentralen Funktion im Bereich Technical Operations / Procurement & Logistics entwickeln.
Damit trägst du dazu bei, Verantwortlichkeiten klar zu bündeln, Fachbereiche von operativen Nebenaufgaben zu entlasten und unsere Material- und Beschaffungsprozesse auf einer verlässlichen Datenbasis nachhaltig weiterzuentwickeln.

Das wünschen wir uns von Dir:

• Erfahrung mit operativen Abläufen in Einkauf, Materialwirtschaft, Lager, Logistik oder einem vergleichbaren Umfeld.
• Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Freude daran, operative Themen eigenständig zu koordinieren und nachzuverfolgen.
• Ein gutes Verständnis für Bestände, Liefertermine und Materialflüsse und ein Blick dafür, wo frühzeitig Handlungsbedarf entsteht.
• Ein ausgeprägtes Bewusstsein für Datenqualität und die Sorgfalt, operative Vorgänge und Bestände vollständig und nachvollziehbar in den eingesetzten Systemen zu pflegen.
• Sicherheit im Umgang mit Zahlen und die Bereitschaft, Budgets und relevante Kennzahlen im Blick zu behalten.
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen und externen Lieferanten.
• Eine pragmatische, lüsungsorientierte Arbeitsweise und die Bereitschaft, im operativen Tagesgeschäft mit anzupacken.

Idealerweise bringst du außerdem mit:

• Erfahrung mit einem Warenwirtschafts- oder ERP-System, idealerweise JTL-Wawi.
• Kenntnisse in Einkaufs-, Lager- oder Versandprozessen.
• Erfahrung im Umgang mit Reporting, Bestandsauswertungen oder Budgetüberwachung.
• Technisches Grundverstaendnis für Hardware und Arbeitsplatzausstattung.

Das zeichnet uns aus:

• Eine operative Rolle mit viel Eigenverantwortung und einem direkten Einfluss auf funktionierende Abläufe im Unternehmen.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld zwischen Einkauf, Materialwirtschaft, Logistik und technischer Ausstattung.
• Enge Zusammenarbeit mit Customer Success, Product, Finance und Application Management.
• Die Möglichkeit, Prozessverbesserungen aus dem operativen Alltag direkt in die Weiterentwicklung unserer Systeme und Workflows zurückzuspielen.
• Du arbeitest regelmäßig vor Ort in Mannheim, damit Warenannahme, Lager und Versand verlässlich funktionieren und du dich direkt mit den Teams abstimmen kannst.
• Kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation.
• Die Möglichkeit, Strukturen und Abläufe in einem wachsenden Unternehmen aktiv mitzugestalten.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Moderne Büros in Mannheim, gute Verkehrsanbindung und Parkplaetze für Auto und Fahrrad.
• Betriebliche Altersvorsorge und Corporate Benefits.
• 30 Tage Urlaub (bei Teilzeit abhängig von der Verteilung deiner Arbeitstage) und ein zusätzlicher OPASCA-Feiertag.

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Dein Ansprechpartner:

Für erste Fragen stehen wir dir gerne unter Tel: [phone] zur Verfügung.