Mitarbeiter:in mit dem Schwerpunkt Büro- und Veranstaltungsmanagement (d/w/m)

Deutsche Kinder- und Jugendstiftung (DKJS) GmbH; Berlin; Presencial; EUR 42.000 - 56.000; Tempo integral

Benefícios oferecidos por esta vaga

30 Urlaubstage

Betriebliche Altersvorsorge

Mobile Office/Home Office

Resumo da vaga

Die Deutsche Kinder- und Jugendstiftung (DKJS) GmbH in Berlin sucht eine engagierte Mitarbeiterin bzw. einen engagierten Mitarbeiter mit Schwerpunkt Büro- und Veranstaltungsmanagement.

Die Stelle umfasst 30–40 Wochenstunden, ist befristet bis 31.12.2027 und wird am DKJS-Standort Berlin besetzt. Sie arbeiten an Vernetzungsprojekten mit Schulen, Pädagog:innen, Kindern und Jugendlichen, verwalten Verteilungen, Datenbanken und Verträge und unterstützen die Organisation multimedialer Formate.

Qualificações

• Fachhochschulabschluss in Sozial-, Kunst- oder Erziehungswissenschaften bzw. Kulturvermittlung oder vergleichbare Kenntnisse.

Responsabilidades

• Verteilen von Kontakten, Datenbanken pflegen und Recherchetätigkeiten durchführen.
• Vertragsmanagement übernehmen, Rechnungseingang prüfen und für Buchhaltung vorbereiten.
• Teilnehmendenmanagement nach DSGVO; Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren.
• Gestaltung und Umsetzung verschiedener Veranstaltungsformate des Standorts unterstützen.
• Monitoring von Veranstaltungen und Budget; Honorarverträge erstellen und Rechnungen prüfen.
• Referent:innen buchen und Vergaben vorbereiten; Honorarverträge erstellen.
• Akteure organisatorisch begleiten und Materialien für Programme erstellen.

Conhecimentos

Veranstaltungsplanung

Büroorganisation

Analytischer Arbeitsstil

Deutsch C1

Formação

Fachhochschulabschluss in Sozial- oder Erziehungswissenschaften

Descrição da vaga

Für den Standort Berlin bei der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung suchen wir zum01.02.2027vorbehaltlich der Programmförderung durch die SenBJF Berlin eine:n engagierte:n Mitarbeiter:in mit Leidenschaft für soziales Engagement und Bildungsgerechtigkeit.

Mitarbeiter:in mit dem Schwerpunkt Büro- und Veranstaltungsmanagement (d/w/m)

im Umfang von 30-40 Wochenstunden

Kennziffer #2026-4501

Der DKJS Standort Berlin ist ein Ort für gute Ideen, Vernetzung und Veränderung. Wir arbeiten gemeinsam mit Schulen, Pädagog:innen, Kindern und Jugendlichen, Verwaltung, Politik und zivilgesellschaftlichen Partner:innen daran, Bildung gerechter, beteiligungsorientierter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Die Programme am Standort verbinden Praxisnähe, Vernetzung und Wirkungsorientierung und sind getragen von der Überzeugung, dass nachhaltige Veränderung gemeinsam entsteht.

Die Kulturagenten für kreative Schulen Berlinmöchten möglichst vielen Kindern und Jugendlichen einen Zugang zur Welt der Künste eröffnen, kreatives Denken fördern und zu eigenen Erfahrungen mit Kunst und Kultur anregen. Berliner Schulen werden durch das Programmteam ermutigt, begleitet und qualifiziert, ein kulturelles Schulprofil zu entwickeln und umzusetzen.

Die Serviceagentur Ganztag Berlinbietet konkrete Unterstützung für die Berliner Ganztagsschulen und ihre Partner vor Ort an. Ausgehend vom individuellen Entwicklungsbedarf der Einzelschule bietet sie passgenaue Angebote zur Beratung, Fortbildung und Vernetzung.

Ihre Aufgaben bei der DKJS:

• Sie pflegen Verteiler und Datenbanken und übernehmen Recherchetätigkeiten (z. B. zu möglichen Kooperationspartner:innen, Hintergrundinformationen u. a.).
• Sie übernehmen das Vertragsmanagement, haben den Rechnungseingang im Blick und bereiten diese für die Finanzbuchhaltung vor, z. B. Reisekosten, Vergaben, Belegprüfungen, Monitoring des Veranstaltungsbudgets etc.
• Sie übernehmen das Teilnehmendenmanagement nach DSGVO sowie die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren.
• Sie wirken an der organisatorischen Konzeptionierung und operativen Umsetzung verschiedener digitaler und analoger Veranstaltungsformate des Standorts mit.
• Sie übernehmen eigenständig die organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie das Monitoring von Veranstaltungen und sind Ansprechperson vor Ort während der Umsetzung.
• Sie sind verantwortlich für das Monitoring des Veranstaltungsbudgets, erstellen Honorarvertragsunterlagen und Vergabevermerke und prüfen und bearbeiten Rechnungen.
• Sie verantworten die Buchung externer Referent:innen und bereiten die Vergaben vor, erstellen Honorarverträge und bearbeiten Rechnungen nach formalen Vorgaben.
• Sie begleiten teilnehmende Akteure (z. B. Pädagog:innen, außerschulische Partner:innen u. a.) organisatorisch in der Vorbereitung und Umsetzung ihrer Projektvorhaben.
• Sie erstellen Material zum Programm für die Zielgruppen.
• Sie übernehmen eigenständig die schriftliche und telefonische Korrespondenz der Programme und des Standorts.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über einen (Fach-)Hochschulabschluss z. B. in Sozial-, Kunst- oder Erziehungswissenschaften bzw. Kulturvermittlung oder haben vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.
• Sie haben Berufserfahrung im Projekt-, Büro-, Veranstaltungsmanagement im Kultur- und Bildungsbereich.
• Sie verfügen über gute Fähigkeiten in Veranstaltungsplanung.
• Sie haben Erfahrungen im Organisieren von Büroabläufen und Veranstaltungen.
• Sie zeichnen sich durch einen analytischen, systematischen, ergebnis- und lösungsorientierten Arbeitsstil aus.
• Sie verfügen über Kenntnisse der deutschen Sprache vergleichbar mit dem Niveau C1 laut Europ. Referenzrahmen.

Was wir Ihnen bieten:

• Eine bundesweit tätige Stiftung mit über 300 Mitarbeitenden
• ein systematisches Onboarding und durchdachte Einarbeitung im Team
• eine gute digitale Infrastruktur, die kollaboratives Arbeiten im Mobile Office ermöglicht
• eine ausgeprägte Gesprächskultur und Raum für Eigenverantwortung und Mitgestaltung
• ein Betriebsrat, der die Anliegen der Beschäftigten wirkungsvoll vertritt
• Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
• 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche und einer betrieblichen Altersvorsorge

Die Vergütung richtet sich nach der Entgeltgruppe 9b der DKJS – Entgelttabelle. Die Stelle ist befristet bis zum 31.12.2027 Ihr Arbeitsort ist Berlin.

Die DKJS hat sich zum Ziel gesetzt, eine diversitätssensible und diskriminierungskritische Organisation zu werden. Wir verfolgen diesen Lern- und Veränderungsprozess mit verschiedenen Maßnahmen:Diversität in der DKJS - DKJS. Ausdrücklich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, People of Colour und Personen mit nicht-christlicher Religionszugehörigkeit, sowie schwerbehinderte Personen. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt.

Wir wollen anhand von Qualifikation, Berufserfahrung und Motivation unsere Auswahl treffen. Daher bitten wir Sie ausdrücklich, auf ein Foto und Angaben zu Alter und Familienstand zu verzichten.

Die Vorstellungsgespräche finden ggf. digital statt. Reisekosten für persönliche Vorstellungstermine können wir nicht übernehmen.