Mitarbeiter/-in (m/w/d) Verwaltungsdienst Sekretariat AINS / Departmentrat

Land Niedersachsen

Steinfeld

On-site

EUR 42,000 - 54,000

Full time

4 hours ago

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Job summary

Die Universität Oldenburg sucht eine/n Mitarbeiter*in im Verwaltungsdienst für das Sekretariat mit Schwerpunkt Forschung und Lehre im Bereich AINS und Palliativmedizin am Department Humanmedizin. Sie unterstützen das Direktorat, Gremien und Lehrteams bei der Organisation von Terminen, Protokollen und Lehrmaterialien.

Zu Ihren Aufgaben gehören Budgetüberwachung, Abrechnung von Dienstreisen, Kontakt zu nationalen/internationalen Kooperationspartnern sowie Pflege des Internetauftritts.

Qualifications

Abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich nach BBiG oder gleichwertige mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
Gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Sichere Anwendung von MS-Office-Programmen.
Organisationserfahrung und Bereitschaft zu Einarbeitung in rechtliche Texte.

Responsibilities

Administrative Unterstützung des Direktorats des Departmentrats Humanmedizin.
Administrative Unterstützung des Gremiums und Klinikdirektors sowie des Lehr- und Forschungsteams.
Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen; Protokollführung.
Organisation der studentischen Lehre; Terminierung von Lehrveranstaltungen; Ansprechperson für Studierende.

Skills

Kommunikative Kompetenz

MS-Office sicher

Organisationsfähigkeit

Reisebereitschaft zu Sitzungen

Rechtskenntnisse einarbeiten

Education

Büro-/Verwaltungsausbildung BBiG

Tools

SAP-Grundkenntnisse

Typo3-Kenntnisse

Job description

Mitarbeiter*in im Verwaltungsdienst

für das Sekretariat mit Schwerpunkt Forschung und Lehre in den Bereichen AINS und Palliativmedizin, Departmentrat Humanmedizin und Core Facility Biobank

Einrichtung

Fakultät VI – Medizin und Gesundheitswissenschaften, Department für Humanmedizin / Geschäftsstelle

Über uns

Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften umfasst die Bereiche Humanmedizin, Medizinische Physik und Akustik, Neurowissenschaften, Psychologie sowie die Versorgungsforschung. Zusammen mit den vier regionalen Krankenhäusern bildet die Fakultät VI die Universitätsmedizin Oldenburg. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.

Das Department für Humanmedizin setzt sich aus Abteilungen der klinischen, klinisch-theoretischen und nicht-klinischen Fächer zusammen und wird durch den Departmentrat und das Direktorat vertreten.

Die Universitätsklinik für Anästhesiologie, Intensivmedizin, Notfallmedizin und Schmerztherapie (AINS) sowie die interdisziplinäre Klinik für Palliativmedizin am Klinikum Oldenburg bilden das Fachgebiet in der gesamten Breite ab. Sie vertreten die jeweiligen Fachgebiete klinisch wie wissenschaftlich und sind für die Ausbildung der Studierenden an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg verantwortlich.

Die Core Facility Biobankstruktur dient als Infrastruktur für Forschende, um gemeinsame Ressourcen zu nutzen. Sie bietet die Aufarbeitung, Lagerung und Ausgabe von codierten Bioproben definierter Projekte und der dazugehörigen organisatorischen Daten und Analysedaten zu wissenschaftlichen Zwecken an.

Ihre Aufgaben

Administrative Unterstützung des Direktorats des Departmentrats Humanmedizin
Administrative Unterstützung des Gremiums und Klinikdirektors sowie des Lehr- und Forschungsteams
Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen sowie Protokollführung
Organisation der studentischen Lehre (Terminierung von Lehrveranstaltungen, Ansprechperson für Studierende, Organisation der Lehrmaterialien)
Anfordern von Stellungnahmen der zuständigen Gremien bzw. Personen
Entwurf von Vordrucken, Formschreiben und Verzeichnissen der Geschäftsstelle
Abrechnung von Dienstreisen, Prüfung und Anweisung von Rechnungen, Überwachung des Budgets (Büromaterial, Ausstattung, Abrechnung von Dienstreisen)
Erteilung persönlicher und telefonischer Auskünfte in allgemeinen Angelegenheiten und insbesondere im Bereich studentische Lehre und Forschung
Ansprechperson für Mitarbeiter, Studierende, nationale und internationale Kooperationspartner und externe Partner der Arbeitsgruppen
Pflege des Internetauftritts des Departments
Gegenseitige Ausfallsvertretung der Sekretariatsbereiche

Ihr Profil

Einstellungsvoraussetzungen:

Abgeschlossene Ausbildung im Büro- bzw. Verwaltungsbereich nach Bundesbildungsgesetz (BBiG) oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
eine hohe kommunikative Kompetenz
sichere Anwendung von MS-Office-Programmen
sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
Organisationserfahrung
Bereitschaft, an Sitzungen auch in den Nachmittags- und teilweise Abendstunden teilzunehmen
Bereitschaft zur Einarbeitung in relevante Rechtstexte

Von Vorteil sind

Erfahrungen im universitären Umfeld
Kenntnisse der Budgetverwaltung und SAP-Grundkenntnisse
Typo3-Kenntnisse

Wir bieten

Umfangreiche Informationen und Benefits zum Arbeiten an der Universitätsmedizin Oldenburg finden Sie unter folgendem Link (https://uol.de/fk6/profil-und-struktur/personalmanagement/jobs/benefits).

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Univ.-Prof. Dr. Simon T. Schäfer, Direktor der Universitätsklinik für Anästhesiologie, Intensivmedizin, Notfallmedizin und Schmerztherapie, unter E-Mail klinikum.ol.ains@uni-oldenburg.de oder die Leitung des Studienzentrums AINS unter 0441-403-77745.

Informationen