Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice

ifs internationale filmschule köln GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine etablierte Bildungseinrichtung sucht eine motivierte Person zur Unterstützung des Prüfungsausschusses. In dieser Rolle werden Sie die Erstellung und Umsetzung von Prüfungsordnungen unterstützen und die Verwaltungsprozesse im Prüfungsmanagement organisieren. Sie arbeiten in einem kreativen und respektvollen Umfeld, das Vielfalt schätzt und flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit bietet. Mit 30 Tagen Urlaub und weiteren attraktiven Leistungen ist dies eine hervorragende Gelegenheit für alle, die ihre Karriere im Bildungsbereich vorantreiben möchten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Unfallversicherung

Hochschulsport

Jobrad

Teamorientiertes Arbeitsumfeld

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss mit Verwaltungsbezug.
• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise im Hochschulbereich.

Aufgaben

• Unterstützung des Prüfungsausschusses bei der Erstellung und Umsetzung von Prüfungsordnungen.
• Organisation aller Verwaltungsprozesse im Prüfungsmanagement.

Kenntnisse

Verwaltung

Kommunikationsstärke

Organisationsgeschick

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Hochschulabschluss

Tools

HIS/HISinOne

MS Excel

Jobbeschreibung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n verantwortungsvolle*n und motivierte*n.

Die Stelle beginnt mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden und wird ab Januar 2026 mit Übernahme der Hauptverantwortung schrittweise auf bis zu 40 Wochenstunden ausgeweitet.

ÜBER DIE IFS
Im Jahr 2000 gegründet, gehört die ifs Internationale Filmschule Köln zu den führenden Aus- und Weiterbildungsinstitutionen für Medienschaffende in Deutschland. Das Programmprofil umfasst den Bachelorstudiengang Film mit den Fachschwerpunkten Drehbuch, Regie, Kreativ Produzieren, Kamera, Editing Bild & Ton, VFX & Animation und Szenenbild sowie die Masterstudiengänge 3D Animation for Film & Games, Digital Narratives, Entertainment Producing, Film und Serial Storytelling. Darüber hinaus bietet die ifs umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten an. Die ifs ist gemeinnützig und eine Tochtergesellschaft der Film- und Medienstiftung NRW. Die Studiengänge werden in Kooperation mit der TH Köln angeboten.

Tätigkeit

• Unterstützung des Prüfungsausschusses bei der Erstellung, Umsetzung und Weiterentwicklung der Prüfungsordnungen sowie bei der Sicherstellung rechtssicherer Verfahren und Bearbeitung prüfungsrechtlicher Fragestellungen.
• Aktualisierung und Überprüfung von Studienverlaufsplänen und Modulübersichten in Zusammenarbeit mit Studiengangverantwortlichen.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beschlussverfahren des Prüfungsausschusses.
• Organisation aller Verwaltungsprozesse im Prüfungsmanagement.
• Planung von Prüfungsterminen in Abstimmung mit dem Prüfungsausschuss und den Studiengangverantwortlichen, einschließlich Überwachung und Dokumentation von Prüfungen, Abmeldungen und Wiederholungen.
• Verwaltung und Archivierung sämtlicher Prüfungsleistungen und -ergebnisse.
• Aufsichtsführung und Protokollierung bei Präsenzprüfungen wie Klausuren und mündlichen Prüfungen.
• Durchführung von Informationsveranstaltungen zu Studienbeginn und zu Abschlussprüfungen.
• Koordination und administrative Bearbeitung von Abschlussarbeiten und -prüfungen, inklusive Anmelde- und Zulassungsverfahren sowie der Abgabe.
• Ausstellung von Studiendokumenten, z.B. Urkunden, Zeugnisse, Leistungsbescheinigungen.
• Ansprechpartner*in für Studiengangverantwortliche, Prüfende und Studierende bei prüfungsrelevanten Themen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Hochschulabschluss – idealerweise mit Bezug zur Verwaltung oder Bildungsplanung.
• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung, gern mit Bezug zu Prüfungsangelegenheiten im Hochschulbereich.
• Interesse, dich in rechtliche Grundlagen des deutschen Hochschulsystems einzuarbeiten.
• Strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise, mit der du Aufgaben selbständig und sorgfältig angehst.
• Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein bei der Bearbeitung von Aufgaben.
• Organisationsgeschick, Flexibilität und eine lösungsorientierte Herangehensweise – auch wenn es mal stressig wird.
• Kommunikationsstärke mit einer klaren und wertschätzenden Ausdrucksweise sowie ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse; sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Offenheit und Bereitschaft, sich in neue Softwarelösungen wie HIS/HISinOne einzuarbeiten.

Wir bieten

• Teamorientiertes, kreatives und respektvolles Arbeitsumfeld.
• Wir begrüßen Vielfalt und ermöglichen allen Hochschulangehörigen Chancengleichheit.
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf (flexible Arbeitszeiten).
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit.
• 30 Tage Urlaub (bezogen auf eine 5-Tage-Woche, 24. und 31.12. sowie Rosenmontag zusätzlich frei).
• Jobrad (im Falle eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses).
• Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung.
• Hochschulsport.
• Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung.
• Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf zwei Jahre, kann nach Ablauf der Befristung aber verlängert bzw. entfristet werden.

INTERESSIERT?
Dann richte deine vollständige Bewerbung inklusive Angabe der Gehaltsvorstellung (bitte zusammengefasst in einer PDF-Datei) per E-Mail bis zum 11. Mai 2025 an:
ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH
Personalabteilung, Dorien Gundlach
Schanzenstraße 28, 51063 Köln
[e-mail]
www.filmschule.de