Mitarbeiter*in im Sekretariat der Geschäftsstelle (m/w/d)

Kieler Fenster; Kiel; Vor Ort; EUR 19.000 - 26.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Jahressonderzahlung

NAH.SH-Jobticket Zuschuss

Fahrradleasing

Gesundheitszulage

Betriebliche Altersversorgung

30 Tage Urlaub

Zusammenfassung

Das Kieler Fenster sucht zum 01.11.2026 eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat der Geschäftsstelle in Kiel. Die Stelle ist bis zu 30 Stunden pro Woche unbefristet.

Zu Ihren Aufgaben gehören allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Terminmanagement, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie die Erstellung und Pflege von Vorlagen, Formularen und Dokumentationen. Sie unterstützen IT-Anfragen, koordinieren externe Dienstleister und begleiten Fortbildungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement).
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook).
• Organisationsstärke, selbstständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Offenheit für digitale Arbeitsprozesse und neue IT-Anwendungen.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben organisieren und durchführen.
• Koordination vereinsrechtlicher Verwaltungsanforderungen und MVvorbereitung.
• Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings/Veranstaltungen.
• Vorlagen, Formulare und Dokumentationen erstellen und pflegen.
• Adressen, Ablagen, Archive verwalten, interne IT-/Telefonanfragen koordinieren.
• Fort- und Weiterbildungen organisatorisch begleiten (Anmeldung, Verwaltung).
• Beschaffung von Büromaterial und Arbeitsmitteln, Unterstützung Datenschutz.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

Assistenz/Verwaltungserfahrung

MS Office Kenntnisse

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Interesse an digitalen Prozessen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Für unsere Geschäftsstelle suchen wir zum 01.11.2026 eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat unserer Geschäftsstelle (m/w/d) mit bis zu 30 Stunden pro Woche.

Das KIELER FENSTER unterstützt jährlich mehr als 2500 Bürger*innen aus Kiel und Umgebung in ihrer seelischen Gesundheit und gesellschaftlichen Teilhabe/Inklusion. Der gemeinnützige Verein ist Träger einer Vielfalt von sozialpsychiatrischen Angeboten und Einrichtungen in den Bereichen Behandlung, Wohnen, Arbeit, soziale Teilhabe und Frühförderung.

Für unsere Geschäftsstelle in der Hamburger Chaussee 4 in Kiel suchen wir zum 01.11.2026 eine*n

Mitarbeiter*in im Sekretariat der Geschäftsstelle (m/w/d)

mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 30 Stunden. Die Stelle ist unbefristet.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Durchführung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Koordination und Umsetzung vereinsrechtlicher Verwaltungsanforderungen, insbesondere im Rahmen von Mitgliederversammlungen und satzungsbezogenen Prozessen
• Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Formularen und Dokumentationen
• Verwaltung von Adressen, Ablagen, Archiven sowie organisatorischen Unterlagen
• Ansprechpartner*in für interne IT- und Telefonanfragen sowie Koordination externer Dienstleister
• Unterstützung bei der Gestaltung und Optimierung digitaler und organisatorischer Abläufe sowie eigenständige Bearbeitung technischer Aufgaben
• Verwaltung des Fuhrparks einschließlich Fahrzeugbuchungen und organisatorischer Abläufe
• Organisation und Begleitung interner und externer Fortbildungen und Veranstaltungen (Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Raum- und Referentenkoordination)
• Verantwortung für die Beschaffung und Bestellung von Büromaterialien, Drucksachen und Arbeitsmitteln
• Unterstützung im Bereich Datenschutz durch Pflege von Verzeichnissen und Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
• Mitwirkung bei bereichsübergreifenden Projekten und kontinuierlichen Verbesserungsprozessen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung wünschenswert
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Interesse an digitalen Arbeitsprozessen und Offenheit für neue IT-Anwendungen
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Selbstständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
• Geregelte und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Selbständiges und flexibles Arbeiten
• Ein engagiertes und kollegiales Team
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Jahressonderzahlung
• Zuschuss zum NAH.SH-Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• Gesundheitszulage (Kooperation mit EGYM Wellpass, betriebliche Krankenversicherung)
• Betriebliche Altersversorgung
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Vergütung nach dem Tarif der Paritätischen Tarifgemeinschaft (Entgelttabelle für den Bereich Allgemeine Dienste (AD6))

Menschen mit Behinderungen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Um unserem Ziel der interkulturellen Öffnung näher zu kommen freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Für Fragen zum Bewerbungsprozess, insbesondere zum Ablauf und organisatorischen Themen, steht Ihnen Frau Calenberg unter der Tel.: [phone] gerne zur Verfügung.

Bei fachlichen Fragen rund um die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Herrn Negwer (Kaufmännischer Vorstand) unter der Tel.:[phone]

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