Mitarbeiter*in im Sekretariat der Geschäftsstelle (m/w/d)

Verein zur Förderung sozialpädagogischer Initiativen e.V.; Kiel; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jahressonderzahlung

NAH.SH-Jobticket/Deutschlandticket-Zus

Fahrradleasing

Gesundheitszulage

Betriebliche Altersversorgung

30 Tage Urlaub pro Jahr

Zusammenfassung

KIELER FENSTER e.V. in Kiel sucht zum 01.11.2026 eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat der Geschäftsstelle (m/w/d) mit bis zu 30 Stunden wöchentlich.

Die Stelle ist unbefristet und in der Hamburger Chaussee 4, Kiel, verankert. Zu den Aufgaben gehören allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Terminmanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Vorlagen, sowie Organisationsaufgaben und Unterstützung bei digitalen Prozessen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Interesse an digitalen Arbeitsprozessen
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Koordination und Umsetzung vereinsrechtlicher Verwaltungsanforderungen, insbesondere im Rahmen von Mitgliederversammlungen
• Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Formularen und Dokumentationen
• Verwaltung von Adressen, Ablagen, Archiven sowie organisatorischen Unterlagen
• Ansprechpartner*innen für interne IT- und Telefonanfragen sowie Koordination externer Dienstleister
• Unterstützung bei der Gestaltung und Optimierung digitaler und organisatorischer Abläufe
• Verwaltung des Fuhrparks einschließlich Fahrzeugbuchungen
• Organisation und Begleitung interner und externer Fortbildungen und Veranstaltungen
• Beschaffung von Büromaterialien, Drucksachen und Arbeitsmitteln
• Unterstützung im Bereich Datenschutz durch Pflege von Verzeichnissen
• Mitwirkung bei bereichsübergreifenden Projekten und kontinuierlichen Verbesserungsprozessen

Kenntnisse

MS-Office-Anwendungen

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Das KIELER FENSTER unterstützt jährlich mehr als 2500 Bürger*innen aus Kiel und Umgebung in ihrer seelischen Gesundheit und gesellschaftlichen Teilhabe/Inklusion. Der gemeinnützige Verein ist Träger einer Vielfalt von sozialpsychiatrischen Angeboten und Einrichtungen in den Bereichen Behandlung, Wohnen, Arbeit, soziale Teilhabe und Frühförderung. Für die Geschäftsstelle des KIELER FENSTER e.V. in der Hamburger Chaussee 4 in Kiel suchen wir zum 01.11.2026 eine*n Mitarbeiter*innen im Sekretariat der Geschäftsstelle (m/w/d) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 30 Stunden. Die Stelle ist unbefristet.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Durchführung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Koordination und Umsetzung vereinsrechtlicher Verwaltungsanforderungen, insbesondere im Rahmen von Mitgliederversammlungen und satzungsbezogenen Prozessen
• Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Formularen und Dokumentationen
• Verwaltung von Adressen, Ablagen, Archiven sowie organisatorischen Unterlagen
• Ansprechpartner*innen für interne IT- und Telefonanfragen sowie Koordination externer Dienstleister
• Unterstützung bei der Gestaltung und Optimierung digitaler und organisatorischer Abläufe sowie eigenständige Bearbeitung technischer Aufgaben
• Verwaltung des Fuhrparks einschließlich Fahrzeugbuchungen und organisatorischer Abläufe
• Organisation und Begleitung interner und externer Fortbildungen und Veranstaltungen (Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Raum- und Referentenkoordination)
• Verantwortung für die Beschaffung und Bestellung von Büromaterialien, Drucksachen und Arbeitsmitteln
• Unterstützung im Bereich Datenschutz durch Pflege von Verzeichnissen und Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
• Mitwirkung bei bereichsübergreifenden Projekten und kontinuierlichen Verbesserungsprozessen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung wünschenswert
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Interesse an digitalen Arbeitsprozessen und Offenheit für neue IT-Anwendungen
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Selbstständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
• Geregelte und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Selbständiges und flexibles Arbeiten
• Ein engagiertes und kollegiales Team
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Jahressonderzahlung
• Zuschuss zum NAH.SH-Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• Gesundheitszulage (Kooperation mit EGYM Wellpass, betriebliche Krankenversicherung)
• Betriebliche Altersversorgung
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Vergütung nach dem Tarif der Paritätischen Tarifgemeinschaft (Entgelttabelle für den Bereich Allgemeine Dienste (AD6))

Menschen mit Behinderungen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Um unserem Ziel der interkulturellen Öffnung näher zu kommen freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Für Fragen zum Bewerbungsprozess, insbesondere zum Ablauf und organisatorischen Themen, steht Ihnen Frau Calenberg unter der Tel.: [phone] gerne zur Verfügung.

Bei fachlichen Fragen rund um die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Herrn Negwer (Kaufmännischer Vorstand) unter der Tel.:[phone]