Mitarbeiter/-in im Institutssekretariat (m/w/d)

Land Niedersachsen; Clausthal-Zellerfeld; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine forschungsstarke Universität in Clausthal-Zellerfeld sucht eine:n Mitarbeiter:in im Institutssekretariat. Die Stelle umfasst die Organisation des Sekretariats, Unterstützung der Institutsleitung und die Verwaltung von Haushaltsmitteln. Bewerber:innen sollten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutschkenntnisse mitbringen. Tarifliche Vergütung nach TV-L sowie 30 Tage Urlaub sind inklusive.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Familienfreundliche Rahmenbedingungen

Tarifliche Vergütung nach TV-L

Qualifikationen

• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen.
• Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Organisation und Führung des Institutssekretariats.
• Unterstützung der Institutsleitung in administrativen Belangen.
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung.

Kenntnisse

Selbstständige Organisation

Büroorganisation

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

SAP

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische, Verwaltungs- oder Büroausbildung

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Überblick

Die Technische Universität Clausthal ist eine forschungsstarke Universität mit nationaler und internationaler Vernetzung. Am Institut für Chemische und Elektrochemische Verfahrenstechnik (ICVT) der TU Clausthal ist zum 01.01.2026 eine Stelle als Mitarbeiter:in im Institutssekretariat (m/w/d) (Entgeltgruppe EG 6 TV-L) mit Vollbeschäftigung unbefristet (grds. teilzeitgeeignet) zu besetzen. Das ICVT verfügt über zwei Professuren und beschäftigt sich mit der Entwicklung poröser Katalysatoren und Elektroden sowie deren Verwendung in Reaktionsapparaten für chemische und elektrochemische Prozesse.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Führung des Institutssekretariats (Termin- und Büroorganisation, Korrespondenz, Ablage, Posteingang/-ausgang)
• Unterstützung der Institutsleitung in allen administrativen Belangen
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung inkl. Beschaffungs- und Rechnungswesen (z. B. in SAP), Reisekosten- und Mittelabrufe
• Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Dienstreisen; Protokollführung
• Mitwirkung bei Personal- und Vertragsvorgängen (z. B. Hiwi-Einstellungen, Verträge, Bescheinigungen)
• Pflege institutsbezogener Informationskanäle (Webseite, Aushänge) und Kontaktstelle für Studierende, Gäste und Partner:innen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische, Verwaltungs- oder Büroausbildung (oder eine vergleichbare Qualifikation)
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; stilsichere schriftliche Kommunikation
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint); idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
• Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
• Wünschenswert: Erfahrung in Projektmittelverwaltung/-buchhaltung und in der Gestaltung/Prüfung einfacher Verträge

Wir bieten

• Ein verantwortungsvolles, abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle zwischen Forschung, Lehre und Verwaltung
• Eine offene, wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team
• Tarifliche Vergütung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung sowie VBL-Zusatzversorgung (betriebliche Altersversorgung)
• 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Familienfreundliche Rahmenbedingungen (z. B. flexible Arbeitszeitregelungen, Teilzeitoptionen, Kinderbetreuungsangebote); Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Hochschulsports
• Ein lebendiger Campus in internationaler Atmosphäre

Vielfalt & Chancengerechtigkeit

Gleichstellung mit ihren Facetten, Chancengerechtigkeit, Diversität und Familienfreundlichkeit sind der TU Clausthal ein wichtiges Anliegen. Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind willkommen.

Bewerbung

Haben Wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen in einem einzigen PDF-Dokument bis zum 15.10.2025 per E-Mail an Prof. Dr.-Ing. Jens Bremer und Prof. Dr.-Ing. Thomas Turek unter [e-mail]. Rückfragen beantwortet das Institut gern unter den oben genannten E-Mail-Adressen.

Hinweis zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren: Informationen finden Sie unter der TU Clausthal Webseite. Bewerbungskosten können nicht erstattet werden. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen vernichtet.

Stellenangaben

• Standort: Technische Universität Clausthal, 38678 Clausthal-Zellerfeld
• Einstellungsdatum: 01.01.2026
• Besoldungs-/Entgeltgruppe: E 6
• Bewerbungsschluss: 15.10.2025
• Stellenumfang: 1
• Befristung: unbefristet
• Stellennummer: 112425