Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d)

Staatliche Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Mannheim; Dortmund; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Stiftung für Hochschulzulassung sucht engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Serviceagenten, um den Bewerbenden einen exzellenten Service zu bieten. In einem neuen Team bieten Sie Unterstützung bei Anfragen zu Vergabeverfahren und tragen zur Verbesserung des Beschwerdemanagements bei. Eine abgeschlossene Ausbildung sowie Erfahrung im Service sind nötig, um erfolgreich in dieser Position zu sein.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Vielfältige Fortbildungsangebote

Zusätzliche Altersversorgung

Umfassendes Onboarding und Unterstützung

Qualifikationen

• Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen ist erforderlich.
• Souveränes Auftreten in schwierigen Gesprächssituationen.
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.

Aufgaben

• Abarbeitung von telefonischen und schriftlichen Service-Anfragen.
• Verbesserung des Beschwerde-Managements durch Analyse von Feedback.
• Teilnahme an Messen und Informationsveranstaltungen.

Kenntnisse

Umgang mit Serviceanfragen

Deeskalation in Gesprächen

Zusammenarbeit mit Menschen

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung

Jobbeschreibung

Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit gesellschaftlich etwas zu bewegen? Sie wünschen sich ein flexibles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien? Dann werden Sie Teil unseres Teams: Die Stiftung für Hochschulzulassung sucht für den Hauptsitz in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent
• in (m/w/d). Sie arbeiten in einem neuen Team, das aufgebaut wird, um den Bewerbenden den bestmöglichen Service zu ihren Anfragen zu bieten. Sie haben die Möglichkeit, das Team mitzugestalten. Ihre Hauptaufgabe liegt in der Beratung der Bewerbenden zu unseren Vergabeverfahren. Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter www.hochschulstart.de bewerben sich jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in Deutschland. Gemeinsam mit unseren über 150 Mitarbeitenden bauen wir unser Serviceportfolio kontinuierlich aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze, um mehr Bildungsgerechtigkeit in Deutschland zu fördern.

Ihre Aufgaben

• Abarbeitung von telefonischen und schriftlichen Service-Anfragen zu den Vergabeverfahren
• Gezielte Weiterleitung von 2nd-Level-Serviceanfragen an die Fachbereiche
• Aufbereitung und Rückmeldung von Fachbereichs-Feedback an die Bewerbenden
• Zuarbeit zum Informations-Management, inklusive Anforderung von Informationen zu speziellen Themen wie z.B. Beruflich Qualifizierte
• Verbesserung des Beschwerde-Managements durch Analyse von Feedback und Entwicklung von Lösungsvorschlägen
• Testen der Informationsbereitstellung bei Änderungen und Erweiterungen
• Unterstützung bei der Aufbereitung und Ergänzung der FAQs
• Erstellung von Einarbeitungsunterlagen und Schulungen für Aushilfen
• Mitwirkung bei Verfahrenssimulationen
• Teilnahme an Messen und Informationsveranstaltungen für Bewerbende

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung
• Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen
• Souveränes Auftreten und Ruhe in schwierigen Gesprächssituationen
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen
• Kenntnisse im Verfahren zur Studienplatzvergabe (zentrale und lokale Vergabeverfahren)

Wir bieten Ihnen

• Vergütung nach Entgeltgruppe 9a TV-L
• Befristeter Arbeitsvertrag bis zum 31.03.2027
• Umfassendes Onboarding und Unterstützung
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit, Home-Office, Teilzeit)
• Vielfältige Fortbildungsangebote
• Zusätzliche Altersversorgung

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Religion, Geschlecht, ethnischer Herkunft oder Behinderung. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Für weitere Informationen kontaktieren Sie Frau Anja John (0231/1081-2160) oder Frau Claudia Kruck (0231/1081-3210). Bewerbungen senden Sie bitte bis zum 19.06.2025 als PDF an [emailprotected]. Weitere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Link: Website Informationen für Stellenbewerbungen.pdf. Referenznummer: J52185464 1750053817656