Mitarbeiter*in im Bereich des Sekretariats am Institut für Biologie und Biotechnologie der Pfla[...]

Universität Münster; Münster; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

An established institution in Münster is seeking a dedicated administrative team member for the Institute of Biology and Biotechnology of Plants. This role involves managing secretarial tasks, coordinating international correspondence, and supporting project administration for funded research initiatives. The position offers a flexible working environment, with opportunities for professional development and a strong commitment to work-life balance. Join a collaborative team that values respect, openness, and diversity, and contribute to impactful research in a supportive setting.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildung

Sport- und Gesundheitsangebote

Familienservice

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Hochschulbereich von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.

Aufgaben

• Übernahme aller Sekretariatsaufgaben, inklusive Postbearbeitung und Terminkoordination.
• Verwaltung und Bewirtschaftung der Haushaltsmittel sowie Projektadministration.

Kenntnisse

Büroorganisation

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

SAP-Kenntnisse

Microsoft Office

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich

Tools

SAP

Microsoft Office

Jobbeschreibung

42.500 Studierende, 7.750 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten – das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.

Am Fachbereich Biologie der Universität Münster ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Bereich des Sekretariats am Institut für Biologie und Biotechnologie der Pflanzen (IBBP)

zu besetzen. Angeboten wird eine für die Dauer des Mutterschutzes und einer eventuellen Elternzeit der Stelleninhaberin zunächst bis zum 30.09.2027 befristete Stelle mit 100% der regulären wöchentlichen Arbeitszeit. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 8
TV-L
möglich.

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Übernahme aller Sekretariatsaufgaben mit folgenden Schwerpunkten:
• Postbearbeitung, Aktenführung, Terminkoordination, internationale Korrespondenz
• Bearbeitung von Bestellungen, sowie Rechnungs- und Mahnwesen
• Mitwirkung bei der Organisation von Lehre und Veranstaltungen
• Eigenständige Verwaltung und Bewirtschaftung der universitären Haushaltsmittel
• Operative Projektadministration national und international geförderter Drittmittelprojekte inklusive der internen Mittelbewirtschaftung
• Korrespondenz mit den Mittelgebern und der Verwaltung der Universität
• Planung und Überwachung von Mittelflüssen sowie die Erstellung von Budgetlisten, Verwendungsnachweisen und Projektabrechnungen
• Verwaltung und Koordination von nationalen und internationalen Verbundprojekten
• Unterstützung der Projektleitung bei der Mittel- und Personalplanung
• Personalverwaltung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und studentischen Hilfskräfte
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Mitarbeiter*innen
• Betreuung von internationalen Gästen und Mitarbeiter*innen
• Zusammenarbeit mit Mitarbeiter*innen der Sekretariate des Instituts

Unsere Erwartungen:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine vergleichbare Qualifikation wird vorausgesetzt
• Berufserfahrung im Hochschulbereich, insbesondere bei der Verwaltung von drittmittelgeförderten Forschungsprojekten sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich
• erwartet wird ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office Produkten
• Kenntnisse im Umgang mit SAP und im Bereich Rechnungswesen/Controlling sind wünschenswert, sofern diese nicht vorliegen, wäre die Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungen erforderlich
• selbständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit

Ihr Gewinn:

• Die Arbeit in einem Sekretariatsteam ermöglicht eine gute Einarbeitung und gegenseitige Vertretung
• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis zum 01.06.2025 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Universität Münster

Institut für Biologie und Biotechnologie der Pflanzen

Prof. Dr. Iris Finkemeier

Schlossplatz 7

48149 Münster

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 2513034