Mitarbeiter:in für die Abteilung Destinationsentwicklung zur Unterstützung sowie Betreuung des [...]

Die Erlebnis Bremerhaven GmbH ist die Stadtmarketing-, Tourismus- und Veranstaltungsgesellschaft der Seestadt Bremerhaven und deckt das komplette Spektrum des Stadtmarketings, Destinations-managements bis hin zur Durchführung überregional bekannter Großveranstaltungen ab.

Wir suchen eine engagierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit (m/w/d) für die Abteilung Destinationsentwicklung zur Unterstützung sowie Betreuung des Projektes MICE.

Mitarbeiter:in für die Abteilung Destinationsentwicklung zur Unterstützung sowie Betreuung des Projektes MICE (m/w/d)

Stellenwert: Entgeldgruppe 9a TVöD VKA West

• Weiterentwicklung des Geschäftsfeldes MICE (Teil der Tourismusstrategie für Bremen und Bremerhaven)
• Beobachtung und Analyse von Markttrends, neuen Technologien und Aktivitäten von Wettbewerbern, um die Position der Destination von Bremerhaven im MICE-Sektor zu stärken

Operative Aufgaben

• Ausarbeitung und Kalkulation von Reiseprogrammen und -veranstaltungen nach speziellen Kundenanforderungen
• Eigenständige Organisation exklusiver Veranstaltungen: Zusammenstellung von individuellen Programmpunkten, Abendveranstaltungen, passenden Locations, Betreuung vor Ort, dazu die zugehörige Budgetplanung und Kostenkalkulation, Einholung von Angeboten, Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern, etc.
• Entwicklung und Pflege des Akkreditierungsportals für interessierte Veranstalter und zusammenhängende Anmeldungen/Umbuchungen/Stornierungen sowie Endabrechnung
• Entwicklung und Pflege der Buchungsportale mit exklusiv reservierten Unterkünften und Rahmenprogrammleistungen für interessierte Veranstalter
• Organisation des Veranstaltungsformates „MICE-Stammtisch“ für die Bremerhavener Leistungsträger, 2 Veranstaltungen/Jahr
• Pflege der MICE-Kontakte im CRM-System (Customer-Relationship-Management)
• Bearbeitung von Anträgen und Zuwendungsbescheiden
• Ansprechpartner für Bremerhavener Leistungsträger bzgl. mögliche Kooperationen
• Akquise von und für Veranstaltungen, Tagungen etc.

Kundenbetreuung

• Aktive Betreuung und Ausbau von Kundenbeziehungen einschließlich individueller Beratung und hinsichtlich passender Locations, Rahmenprogrammen und Hotels für interessierte Veranstalter: telefonisch, schriftlich und Beratungstermine vor Ort
• Management vor Ort während Veranstaltungen und Organisation der Teilnehmer-Akkreditierung für Veranstaltungen
• Zusammenstellung von zugehörigen individuellen Programmpunkten und Unterkünften, Einholung von Angeboten, Absprache mit Leistungsträgern, Betreuung vor Ort
• Koordination und Administration MICE-Website
• Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Vertriebsstrategien zur Förderung des MICE-Angebots, einschließlich Erstellung von Werbematerialien, Online-Kampagnen und Öffentlichkeitsarbeit (Postings Pflege der LinkedIn- und Instagram-Accounts, ggf. Planung von Pressemitteilungen)
• Teilnahme an relevanten Branchenveranstaltungen zur Netzwerkbildung und Promotion.
• Teilnahme an deutschlandweiten Messen und Vertriebsveranstaltungen
• Projekte im Zusammenhang mit der Kooperation „2 Städte. 1 Land.“, wie z. B. Erstellung des monatlichen Newsletters
• Besprechungen und Abstimmungen von anstehenden Projekten und Budgets einschließlich Betreuung der MICE-Website von Bremen-Bremerhaven
• Organisation und Durchführung von touristischen Landesveranstaltungen und Informationsreisen nach Bremen und Bremerhaven

Ihre Aufgaben im Bereich Vertrieb generell:

• Beraten von Kunden/Gästen und Beantworten von Anfragen zu touristischen Angeboten (persönlich, schriftlich, telefonisch) für Bremerhaven als touristische Destination
• Ausarbeitung und Kalkulation von Reiseangeboten für Einzel- und Gruppenkunden sowie individuelle Beratung
• Buchungssystem TOMAS: Anlegen von Leistungsträgern, Leistungen, Datenpflege etc.
• Rechnungslegung (Ausgangs-/Eingangsrechnungen), Rechnungsprüfung (sachlich und rechnerisch), Kontierung auf Sachkonten, Zahlungskontrolle Ausgangsrechnungen, Abgleich Buchungen
• Buchung von touristischen Reiseleistungen: Hotelübernachtungen, Ferienwohnungen, Eintritten, Führungen und Rundfahrten

Wir suchen ein Organisationstalent mit Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative, überdurchschnittlichem Engagement, einem freundlichen, verbindlichen und sicheren Auftreten, ausgeprägter Fähigkeit zu analytischem, strategischem und konzeptionellem Denken, selbständiger und eigenverantwortlicher Arbeitsweise, sehr guter Arbeitsorganisation und ausgeprägter Team- und Kommunikationsfähigkeit, hoher Zuverlässigkeit, insbesondere auch unter Termindruck, sowie zeitlich flexibler Arbeitszeitgestaltung, die bei Bedarf auch die Abendstunden, das Wochenende und Feiertage umfasst. Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook) sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich in neue Anwendungen (Fachsoftware) schnell einzuarbeiten setzen wir als selbstverständlich voraus.