Mitarbeiter - Geschäftsstelle (EG 5 TVöD) (m/w/d)

Landkreis Rotenburg (Wümme); Rotenburg; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Urlaub 30 Tage pro Jahr

Jahressonderzahlung

Gute ÖPNV-Verbindung

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Kinderbetreuung am Standort Rotenburg

Job summary

Der Landkreis Rotenburg (Wümme) sucht für das Jugendamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in - Geschäftsstelle am Standort Rotenburg (Wümme). Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden, bündeln Anfragen und koordinieren Weiterleitungen an Fachbereiche.

Zudem organisieren Sie Vorlagen, Protokolle und die Sitzungen des Jugendhilfeausschusses. Erforderlich ist eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder der Angestelltenlehrgang I bzw.

Qualifications

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r oder Angestelltenlehrgang I, alternativ Kaufmann für Büromanagement (m/w/d).
• Anwendungsreife Office-Kenntnisse und Bereitschaft zur Einarbeitung in Fachanwendungen.
• Erfahrung im Verwaltungsbereich ist vorteilhaft.

Responsibilities

• Sie sind erste Anlaufstelle für Kundschaft der Geschäftsstelle.
• Anfragen werden zentral erfasst und an die zuständigen Bereiche weitergegeben.
• Sie informieren Zuständigkeiten oder leiten Anrufe weiter.
• Informationsmaterial wird vorgehalten, ausgereicht bzw. versandt.
• Sie bearbeiten Post und leiten sie den richtigen Stellen zu.
• Sie betreuen den Jugendhilfeausschuss und organisieren Vorlagen/Protokolle.

Skills

Kundenbetreuung

Organisation

Protokollführung

Informationsmanagement

Office-Kenntnisse

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Angestelltenlehrgang I

Kaufmann für Büromanagement

Tools

Office

Job description

Landkreis Rotenburg (Wümme)

Der Landkreis Rotenburg (Wümme) sucht für das Jugendamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) - Geschäftsstelle (EG 5 TVöD) am Standort Rotenburg (Wümme).

Das Jugendamt mit aktuell 140 Mitarbeitenden ist zuständig für alle Aufgaben des Öffentlichen Jugendhilfeträgers im Landkreis. Es umfasst die Abteilungen Soziale Dienste, Eingliederungshilfe, Verwaltung, Vormundschaften, Fachberatung Kindertagesbetreuung/Frühe Hilfen, einige Stabstellen sowie eine Erziehungsberatungsstelle. Sie übernehmen die Betreuung der Geschäftsstelle am Standort Rotenburg.

Ihre Aufgaben

• In der Geschäftsstelle sind Sie erste Anlaufstelle für die Anliegen der Kundschaft.
• Alle Anfragen, sowohl telefonisch, postalisch, als auch persönlich, erreichen zunächst Sie und werden dann den entsprechenden Bereichen zugeordnet und von Ihnen weitergegeben.
• Im Regelfall besteht Ihre Aufgabe darin, Zuständigkeiten mitzuteilen oder Anrufe an fachliche Personen zu vermitteln.
• Auch sorgen Sie dafür, dass das vorhandene Informationsmaterial regelmäßig vorgehalten wird und ggf. von Ihnen ausgehändigt und versandt wird.
• Sie kümmern sich um digitale und analoge Post und weisen diese den richtigen Stellen zu.
• Der Jugendhilfeausschuss wird von Ihnen betreut.
• Sie übernehmen die Organisation im Vorfeld, leiten dem zentralen Sitzungsdienst die Vorlagen zu und führen das Protokoll.

Ihr Profil

Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder haben den Angestelltenlehrgang I erfolgreich absolviert. Alternativ sind Sie Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts-Notarfachangestellter oder Steuerfachangestellter (alle m/w/d).

Als Geschäftsstelle sind Sie der erste Anlaufpunkt für alle Anliegen. Sie bleiben bei allen Anfragen freundlich und verbindlich und behalten auch unter hohem Arbeitsaufkommen den Dienstleistungsgedanken im Blick.

Bei Ihnen können ggf. Meldungen eintreffen, die einen akuten Handlungsbedarf erfordern. Daher ist es wichtig, dass Sie das notwendige Verantwortungsbewusstsein mitbringen, um in solchen Situationen aktiv zu werden und fachkundige Personen sofort zu informieren.

Auch mit den Kolleginnen und Kollegen der anderen Abteilungen und der anderen Geschäftsstellenstandorte werden Sie viel zusammenarbeiten. Es fällt Ihnen daher leicht, alle wichtigen Informationen zu kommunizieren und die Beteiligten einzubinden bzw. unterstützend zur Seite zu stehen.

Sie haben anwendungsreife Office-Kenntnisse und sind bereit, sich kurzfristig in Fachanwendungen einzuarbeiten.

Wir bieten

• flexible Arbeitszeiten, ausgerichtet an den dienstlichen Belangen einschließlich der Möglichkeit, Stundenguthaben auch mehrtägig abzubauen.
• die Möglichkeit, Beruf und Privatleben miteinander zu vereinbaren.
• ein hohes Maß an beruflicher Sicherheit.
• eine Jahressonderzahlung die im November ausgezahlt wird.
• eine Großtagespflegestelle zur Betreuung von Kindern unter 3 Jahren im Kreishaus in Rotenburg bzw. eine Kinderbetreuung für unter Dreijährige durch eine Tagesmutter am Standort Bremervörde.
• die fortlaufende Weiterentwicklung Ihrer Kenntnisse und Fertigkeiten durch individuelle Förderung mit zielgerichteten Fortbildungsmaßnahmen sowie Supervision.
• eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr. Vom Bahnhof in Rotenburg, der fußläufig zum Kreishaus liegt, gibt es direkte Verbindungen u. a. nach Verden, Bremen und Hamburg.
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr (bei einer 5- Tage- Woche) die auch mit dem Abbau von Arbeitszeitguthaben kombiniert werden können.
• Außerdem sind der 24.12. sowie der 31.12. arbeitsfreie Tage.
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Gesundheitswochen, Inhouseseminaren, Firmenfitness und Fahrradleasing.
• die Möglichkeit, in Ihrem Sachgebiet jährlich einen Teamtag während der Arbeitszeit durchzuführen.

Auf einen Blick

• Dienststelle: Jugendamt
• Standort: Rotenburg (Wümme)
• Arbeitszeit: Vollzeit (39